L'Affaire Makropoulos

Quand on n'est que chartiste

2012-01-26T01:00:00.000+01:00

Tous devant ARTE ce soir à 23h15 pour un film sur la condition féminine d'une "consoeur" sympa, qui a décidé après l'Ecole des chartes de n'être ni bibliothécaire, ni archiviste ni prof de fac, mais artiste, dessinatrice de BD et réalisatrice !

Avec Kéda Black, voici avec Pauline Horovitz l'un des grands talents divergents que sait produire l'Ecole des chartes à côté des érudits désespérés par la difficulté d'établir un appareil critique adapté à la traduction castillane du De montibus de Boccace ou considérés comme de dangereux érotomanes portés vers la science fiction futuriste lorsqu'ils analysent la mise en scène et la représentation de la féminité dans la presse... des années 30.

Pauline, j'aurai bien aimé quand même que tu rentres dans la carrière, on aurait bien ri ensemble !

Les réunions ? J'adore !

2012-01-25T01:19:00.002+01:00

Elles prennent un temps important dans nos emplois du temps, commencent en retard, finissent bien après l'heure prévue, ne sont jamais préparées, même pas lorsqu'elles ont lieu en présentiel plutôt qu'en téléconférence - expression d'ailleurs souvent remplacée par "en audio" qui signifie comme toute précision nécessaire que la pratique normale n'est pas d'écouter les autres... Les réunions sont cependant non seulement indispensables à l'avancement de nos projets, mais aussi propices aux relations publiques qui permettront de débloquer ces projets de RM englués dans des bouleversements de l'organigramme, des restrictions budgétaires ou la question du remplacement comme soutien de ce Généreux Sponsor qui vient de partir...

Encore faudrait-il s'y retrouver, et qualifier à chaque fois l'objet de la réunion, donc sa place dans le projet RM, et la contribution attendue de chacun des invités. C'est important, elles prennent entre 25 et 50% du temps hebdomadaire d'un cadre, mais je ne connais nulle institution qui en formalise l'organisation à ce niveau d'importance.

Il est possible de les répartir en grandes catégories qui n'ont finalement que peu d'intersections. Ayant tenté l'exercice pour une préparation de cours, voici ma synthèse de la littérature surabondante sur le sujet, condensée au crible de la pratique.

La réunion d’information(ascendante ou descendante)

Partage d’information avec lessubordonnées ou briefing du chef, fournitures d’éléments de langage

S'accompagne ou se suit souvent d'une note ou de la diffusion d'un rapport, de statistiques, etc.

La réunion de réflexion

Echange d’idées

Peut avoir une version brainstorming ou tout autre organisation non arthurienne, mais face à un écran, un mur de post-its ou plusieurs paperboards.

La réunion de négociation

Aussi appelée réunion destratégie. Elle est composée de parties adverses, avec des objectifs souventincompatibles et une compétition pour les mêmes ressources. Nécessité de choixou de compromis, procédures de prise de parole souvent formalisées

La réunion de régulation ou decadrage

Elle permet le rappel des règleset procédures existantes ou nouvelles, favorise l’expression des différentspour détendre les problèmes entre personnes.

La réunion de pilotage

Réunion régulière d’échange pourcoordonner des actions parallèles, vérifier des indicateurs, s’assurer de laconnaissance des objectifs.

C'est la réunion typique d'avancée d'un projet de management de l'information, mensuelle, avec l'exploitation, le développement, le RM et l'appel ponctuel à un ou deux experts décideurs. Elle est forcément doublée dans ce cas d'un groupe technique qui entre plus avant dans les détails et les tests des développements réalisés selon les principes du comité de pilotage (Copil).

La réunion de décision

Elle permet à une équipe qui a àétudier un problème, d’analyser les propositions pour décider des actions àentreprendre. Elle nécessite de faire un (des) choix pour aboutir à une (des)décision(s) finale(s).

Associe souvent un décideur de plus haut niveau à une équipe technique ou administrative ayant besoin d'un regard externe ou d'une validation de l'avancée de son travail.

Réunion de rédaction

Groupe de travail se réunissantpour élaborer ou mettre à jour un document existant., avec des participants enpetit nombre, choisis pour leur expertise technique.

Peut être décliné en groupes techniques, testeurs et autres organisations réparties sur un large continuum des groupes très formalisés aux rencontres informelles quotidiennes du modèle suivant.

Les réunions « machine àcafé » ou « cantine »

Les plus fréquentes, les plus "réussies" des réunions souvent tant leur format -un lieu neutre, des participants debout souvent attendus, une durée allant de quelques secondes à quelques minutes- permet d'aller à l'essentiel.

Les plus risquées aussi, car aucun compte-rendu formel ne suit. Lorsqu'un projet avance principalement durant ce type de séances collectives, mêmes organisées avec la rigueur d'une conférence de rédaction de quotidien, sa cohésion sur le long terme et sa vision d'ensemble s'en trouvent amoindrie, il est temps de repasser à un copil plus structuré.

Pour être efficace et ne pas ressembler aux pires clichés sur le sujet, une réunion

… doit être préparée par l'organisateur ET les participants

… a besoin d’un animateur compétent, qui sait suivre l'ordre du jour ou s'en écarter

… nécessite un suivi

La gestion du lieu et du temps est essentielle. Quelques règles d'évidence sont de choisir une pièce calme, d'éviter de dépasser 2h pour ne pas user les participants, générer des conflits avec leurs autres réunions ou les inciter à n'être présent qu'à travers les doigts tapant sur l'Iphone ou le Blackberry. Une mode récente propose même une régularité plus grande, mais de 30 mn à chaque fois, en n'asseyant pas les participants. Il est toujours nécessaire à l'organisateur de synthétiser les interventions (surtout si vousdevez couper la parole aux bavards) pour dégager la contribution du groupe et les éventuelles voix discordantes à reporter au PV. Il s'agit d'un art difficile, tourné d'une part vers l'encouragement à la parole libre et fixant toutefois un certain niveau de discipline au groupe : un groupe de cadres peut être plus agité qu'une classe de maternelle, et du même niveau dans son argumentation...

L'inconvénient de cadrer aussi strictement sa participation à ces rencontres est de passer pour un expert organisateur ou un équipier modèle à l'avis précieux... qui sera donc invité à X réunions supplémentaires. Point trop n'en faut, il existe une répartition optimale à construire entre une représentation régulière du records manager -ce qui équivaut à abandonner tout suivi de dossier- et une répartition au fil de l'eau des participations entre la cellule RM, le juridique et l'informatique, avec pour chacune des trois, l'option de déléguer ses problématiques aux collègues sur une partie des dossiers et de ne venir en soutien qu'en cas d'importance stratégique d'une séance.

Je vous laisse, j'ai une réunion charte graphique du prochain OS déployé à préparer pour dans quelques heures, où il m'a été demandé d'être puissance tierce et invitante entre l'informatique et les graphistes. Certainement parce que le RM a été associé il y a quelques années à la refonte des modèles de documents utilisés, et qu'une autre règle essentielle de la réunion est qu'elle rassemble non pas toujours les gens compétents sur un sujet ou indispensables à la résolution d'un problème, mais mutatis mutandis les invités de la réunion précédente, plus ou moins selon les affinités.

D'un côté, accueillir celle-ci m'arrange car je souhaite faire appel -enfin- à des professionnels de l'ergonomie et des visuels pour améliorer l'interface de mon outil de RM, pour la 2e génération en cours de préparation. Ah, le rêve de pouvoir combiner la technique supportant les besoins de l'institution avec les interfaces esthétiques et modernes qui en faciliteront l'appropriation par les utilisateurs. En théorie, c'est aussi simple que l'archéologie de l'Acropole, mais peut-être est-ce aussi long à édifier que la Sagrada Familia.

De l'autre, j'ai toujours échoué à ce genre de devinettes en couleurs...

Caveat : ce billet n'étant qu'une somme de notes de travail et de cours, aucune garantie n'est apportée quant à la qualité des réunions qui seraient organisées sous votre responsabilités et d'après ces quelques remarques. Il serait utile probablement de fixer une date pour en discuter...

Reportons en attendant à un autre jour les développement sur les deux outils indispensables à une réunion : un moyen de fixer rapidement une date (un outil collectif de partage de disponibilités ou un doodle, mais tout sauf un échange de mails ou de coups de fils) et une proposition de méthode pour le compte-rendu qui devrait la suivre.

Veni, Vidi, DISIC

2012-01-19T01:00:00.000+01:00

Cette semaine, pas de WE précoce de fonctionnaire commençant le mercredi soir, je planche vendredi devant la DISIC pour y expliquer la genèse, le fonctionnement et l'audit du système de records management de mon institution.

Je dois avouer n'avoir eu préalablement à l'invitation qu'une familiarité restreinte avec les missions et les travaux en réunion de cette direction. Une recherche rapide dans un moteur de recherche Généralement Omniscient, Omnipotent Générateur de Liens Exacts a sorti ce funeste augure :

"Ave Caesar, morituri te salutant. Disic one to four"

(trad. approx. : Ô Jérôme Filippini, celui qui utilisera devant toi un vidéoprojecteur, il a une chance sur quatre que l'ampoule se désintègre irrémédiablement).

Aïe.

Le portail du gouvernement se révèle heureusement plus faste :

Création de la DISIC pour mieux mutualiser les systèmes d'information et de communication de l'Etat.

La Direction interministérielle des systèmes d'information et de communication (Disic) a été créée par décret du 21 février 2011. Elle est chargée notamment d'organiser toutes les opérations de mutualisation des systèmes d'information entre les différentes administrations de l'Etat.

Placée sous l'autorité du Premier ministre, la Direction interministérielle des systèmes d'information et de communication (Disic)(1) est rattachée au Secrétaire général du Gouvernement (SGG). Véritable DSI interministérielle, elle aura pour missions d'organiser la mutualisation interministérielle des systèmes d'information et de définir une stratégie globale pour développer les systèmes d'information et de communication des administrations de l'Etat.

Une plus grande cohérence grâce à la mutualisation
La Disic aura un rôle stratégique notamment en se penchant sur toutes les actions à mettre en oeuvre pour pouvoir mutualiser des ressources entre plusieurs administrations de l'Etat, ou entre des administrations de l'Etat et d'autres autorités administratives. Pour cela, elle pilotera elle-même certains projets de mutualisation ou, a minima, sera associée au pilotage.

La Disic sera enfin en mesure de conseiller et d'alerter le Premier ministre ou les ministères concernés sur les "enjeux et risques relatifs à des projets d'importance majeure".
L'objectif est de permettre aux administrations de l'Etat d'anticiper les évolutions des technologies et du marché, de même que les besoins, et de gagner en efficacité. Une visibilité qui permettra de fixer les orientations en matière d'externalisation, de sous-traitance et d'achats de matériels, logiciels et prestations de services. Avec au bout de la chaîne, une simplification des relations entre usagers et administrations.

C'est déjà mieux, surtout quand la note signale qu'il s'agit du nouvel avatar du Comité national de pilotage des systèmes d'information (CNPSI) mis en place en 2009 à la DGME. Tout s'éclaire !

En fait, si, quand même. Il suffit de se souvenir que la DGME, direction générale du ministère du Budget héritière d'une série d'administrations dont l'ADAE (elle-même fille d'ADELE, etc.), n'était pas une direction suffisamment forte dans le pilotage de l'information. Créée en 2005, elle a été recentrée début 2011 sur ses missions d'organisations (le portail http://www.modernisation.gouv.fr), cédant aux services du Premier ministre le pilotage du numérique. J'avais lu ça quelque part, peut-être dans l'excellente synthèse d'Emmanuel Barthe.

La DISIC est donc une couche supérieure au-dessus des DSI, rattachée au Secrétariat général du gouvernement, avec quelques tâches aisées dans son escarcelle :

La direction interministérielle des systèmes d'information et de communication de l'Etat oriente, anime et coordonne les actions des administrations de l'Etat visant à améliorer la qualité, l'efficacité, l'efficience et la fiabilité du service rendu par les systèmes d'information et de communication.
Elle veille à ce que ces systèmes concourent de manière cohérente à simplifier les relations entre les usagers et les administrations de l'Etat et entre celles-ci et les autres autorités administratives au sens de l'article 1er de l'ordonnance du 8 décembre 2005 susvisée.
Elle organise et pilote la conception et la mise en œuvre des opérations de mutualisation entre administrations de l'Etat, ou entre celles-ci et d'autres autorités administratives, de systèmes d'information ou de communication d'usage partagé.
Elle contribue, par les réponses apportées aux besoins propres de l'Etat en matière de technologies de l'information et de la communication, à promouvoir l'innovation et la compétitivité dans ce secteur de l'économie nationale.

N'est plus présent aussi nettement que dans le mandat de la DGME la question de l'interopérabilité des SI, sémantiquement remplacée par la notion de cohérence des systèmes : ceux de l'Etat, des autorités administratives, voire des systèmes interministériels. On garde par contre les liens avec les référentiels généraux d'interopérabilité, d'accessibilité et de sécurité, donc les contacts étroits avec l'ANSSI.

Note : le poste d'ingénieur chargé du Référentiel général de sécurité est ouvert. Rémunération selon expérience, niveau d'habilitation Secret défense et logo chic, allez-y, allez-y !

Note 2. Vous avez probablement plus de chance au SGDN qu'au Sécrétariat général du gouvernement si vous êtes une femme en fait, car l'organigramme du SGG est à peu près aussi mixte que le philarmonique de Vienne : la version en ligne en date de février 2011 ne comporte tout simplement aucun prénom féminin en haut de ces quinze grands blocs. Le résultat enfin d'une politique volontariste de promotion des individus masculins dans un secrétariat ?

Cette anomalie statistique du SGG ne doit toutefois pas être vraie pour la DISIC, car ce sont deux expertes et hautes fonctionnaires qui m'invitent.

Que présenter ? Il me semble avoir deux choix.

L'un ennuyeux et sûr : faire la genèse du projet archivistique et une progression linéaire un brin hagiographique de mes collègues et prédécesseurs archivistes, la constitution des référentiels, le déploiement et le projet aujourd'hui de génération 2. Seul inconvénient, ce scénario fait 60 planches au minimum, plus quelques copies d'écran... Il est probable que je lasserai l'attention de mon assistance, dont je sais depuis aujourd'hui qu'elle se composera d'une vingtaine d'archivistes et d'autant de DSI ministériels, plus quelques représentants Qualité, Juridique et Organisation & Méthodes. Il comporte d'autres part un certain nombre de choix radicaux dont je sais qu'ils ne sont pas ceux de tous.

Le second choix est évidemment d'adopter la Bridget Jones' attitude et de cibler directement -uniquement?- la partie non-archiviste du public. Face à un "littéraire", les DSI présenteront un groupe beaucoup plus homogène que mes consoeurs et confrères des missions, un public a priori non intéressé mais plus facilement touché par les arguments fonctionnels leur présentant les avantages pour leur métier d'une complémentarité "win-win". Je n'en connais aucun personnellement, et ils seront d'ailleurs trop nombreux pour songer, si cela avait été le cas, à utiliser des arguments individualisés. Anticiper leur attitude est donc tout à fait calculable.
Pour engager les archivistes depuis ma position de records manager, il faudrait entrer bien davantage dans des débats de spécialistes, et il est évident qu'aucun front commun ne peut se réaliser. Si le discours n'est pas taillé dans un habit archivistique, chacun pourra au contraire y appliquer son vocabulaire et ses conceptions théoriques sans être en grand désaccord avec ma position -ou sans prendre le risque à côté de son DSI d'un échange frontal avec un intervenant qui ignore tout des subtilités de la diplomatie...

Ma stratégie sera donc celle du décalage, avec un signalement particulier non de l'ensemble du projet mais des outils ou méthodes de travail permis par l'alignement des compétences RM et DSI.

Le fil conducteur en devient du coup beaucoup plus serré sur une seule thématique : mon établissement et les nécessités de compenser l'éloignement physique des agents par des outils informatique, le panorama des espaces de production de mon établissement (de la conception à la conservation pérenne -en UNE diapo claire, c'était le challenge demandé cette semaine par la Comm interne), le premier niveau du plan de classement fonctionnel et son intégration dans l'ensemble des référentiels informatiques (dont l'annuaire LDAP des personnes et des groupes), le panorama des formations aux utilisateurs individuels et collectifs, le pilotage agile de la 2e génération de l'outil de RM (par le DSI, avec le RMer en maître d'oeubre/aide à la maîtrise d'ouvrage) et mon tout nouveau système d'audit d'accompagnement made in Excel maison, qui a l'intelligence de noter, pondérer et surtout rendre en un seul schéma non punitif ce que l'utilisateur peut améliorer en priorité pour gagner en sécurité et efficacité de travail.

Dont (en haut à gauche) sous la rubrique "Prospectives et risques" une perspective sur des changements probables de méthodes de travail ayant de lourds impacts informatiques, que les DSI ne verront qu'a posteriori lorsque parviendront les demandes de stockage, de logiciels ou de rattrapage de six mois d'essais...

Autrement dit, le plan est d'appliquer avec la plus minime des transpositions la technique de séduction du plus grand poète latin du XVIe siècle, Jean Second :

“Da mihi, suaviolum, dicebam, blanda puella.”
Libasti labris mox mea labra tuis.
Inde, velut presso qui territus angue resultat,
Ora repente meo vellis ab ore procul.
Non hoc suaviolum dare, Lux mea, sed dare tantum
Est desiderium flebile suavioli.

Et en plus, ça ne devrait pas dépasser 25 diapos. Si l'ampoule du vidéoprojecteur grille, on pourra faire des photocopies...

Construire un audit informationnel

2012-01-17T01:00:00.000+01:00

Pour construire un programme de RM, figurent parmi les livrables indispensables un plan de classement et une cartographie des documents produits par l'institution (sous forme de typologie, de processus documentaire ou d'une autre forme similaire).

Cette collecte constituera in fine la base du référentiel de conservation : cette information retraitée, comparée à la politique de gestion des documents et au contexte juridique dans lequel évolue l'organisme, avec une décision par l'Autorité ad hoc de conserver ou trier au delà de la première date d'élimination possible, ou au contraire de conserver une sportive minceur aux archives en éliminant toute l'information possible.

Autrement dit, il faut que l'information recueillie dans la tournée d'entretien qui permet l'élaboration de ces documents soit complète, non déformée, et aussi représentative que possible des différentes pratiques qui ont justifié le lancement d'un programme de RM.

- C'était le bazar, personne ne travaille comme les autres, on perd tout et en plus les photocopies traînent partout, donc on vous a fait venir, alors maintenant on fait quoi ?

Pour répondre à cette commande expresse, précise et détaillé du Généreux Sponsor, qui vous servira de lettre de mission, mandat ou fiche de poste, la formation initiale ne suffit pas. Bazar oui, mais lequel ?

- Ne vous inquiétez pas cher Sponsor puissant et généreux, dès la réalisation de mon audit informationnel de l'institution, je reviens vous présenter les évolutions possibles des processus de production documentaire conduisant à une amélioration radicale de la transversalité partagée d'une information sécurisée.

- ???

- Je vais voir les gens, faire la liste de ce qu'ils font, quels documents ils produisent ou utilisent, et rien qu'en corrigeant les doublons ou défaut d'archivage on en a pour 3 ans. (air blasé)

- 3 ans ??? (air horrifié)
- Oui, mais je vous ferai un powerpoint de reporting tous les 3 mois ! Avec des animations...
- Ah bon, ça va alors. Allez, et auditez informationnellement !

Auditer c'est bien mais que demander et à qui ?

Il existe plusieurs systèmes statistiques ou méthodologiques pour établir un échantillon représentatif par site, par niveau de responsabilité, âge ou sexe, aussi bien que des méthodes "alternatives" demandant de suivre le fil là où il vous emmène et d''aller de correspondant en correspondant. Ce sera peut-être l'objet d'un autre post car l'archivistique n'est pas forcément allergique aux mathématiques, mais il existe un principe simple si vous avez un peu de temps, et qui vous permet de rencontrer aussi bien tous les sponsors potentiels que ceux qui vous mettront des bâtons dans les roues : allez rencontrer tous les encadrants à partir du niveau de chef de service, ainsi qu'une sélection des personnels de niveau inférieur, un ou deux pour chaque métier de l'institution.

C'est très lourd car cela peut atteindre 100 à 200 entretiens pour une institution de 1000 à 5000 personnes, et il est nécessaire d'envoyer un compte-rendu dans les 3 jours (prévoir le temps du CR est une nécessité absolue, donc ne pas passer plus de 50% du temps en entretien).

C'est efficace et rentable lorsque la grille d'entretien, aussi appelée questionnaire ou scénario, est efficace, exhaustive, qu'elle est préalablement écrite et testée (si si, on peut emporter une check-list à remplir plutôt qu'un tas de papier blanc ou un dictaphone), et dispose pour chaque question d'une phrase de relance en cas de blanc de l'interviewé. Surtout, si l'ordre et la forme des questions n'empêchent pas la pertinence et la sincérité des réponses !

- Bonjour Monsieur l'exécutant -j'ai oublié votre nom mais ce n'est pas grave je le retrouverai sur la liste du personnel redondant-, je viens de la part du Sponsor puissant et généreux. Qui d'ailleurs m'a envoyé une lettre de mission par fax sur mon mobile, c'est tellement has been de sa part... Oui n'est-ce pas, hein ? Vous êtes de mon avis, je lui dirai qu'on est d'accord là dessous pour lui imposer de changer d'ère. Bon, parlons de votre boulot, c'est pas folichon vos process de records management, il y a du taf pour remettre en ordre. Vous changeriez quoi (ou qui) en premier ?

Sans méthode, on n'est jamais à l'abri, dans un moment d'égarement, d'une variante de cette entrée en matière-suicide.

Résumons : un entretien où on pose des questions sur les papiers des gens, leurs méthodes de travail et celles de leurs collègues, chefs et subordonnées, est un moment extrêmement délicat qui doit être :

Préparé (liste de RV, lieu tranquille non intimidant, sans interruption ni collègue présent)
Préparé (liste de questions progressive avec relance pour chacune, information obtenue auparavant de la hiérarchie ou des RH sur les fonctions, l'ancienneté et l'état-civil)
Adapté en durée
Avoir un début (la présentation de la mission de l'auditeur), un déroulé et une fin (remerciements), puis un suivi (un CR même succinct)

Le déroulé logique des questions doit aller du fait indiscutable et de la présentation réciproque aux opinions personnelles -peut-être, en passant dans cet ordre par une énumération des fonctions et de leurs impact sur la production, l'utilisation ou la conservation des documents/données, puis par une analyse critique de l'existant : vous avez cette procédure, mais le département voisin en a une légèrement différente, on parle bien de la même catégorie de dossiers pourtant ? On ne peut pas envisager d'avoir un seul traitement, il y aurait des raisons de ne pas simplifier ?

Un petit schéma valant mieux qu'un long discours, voici un entretien qui démarre bien, progresse normalement et récolte toute l'information que l'interviewé est prêt à donner :

Note : on représente souvent ce déroulé classique de l'audit sous forme de V ou de U, où l'on part de la branche gauche de la lettre pour descendre le long des faits, rebondir comme sur un trampoline vers la partie droite, celle des opinions personnelles. C'est parfaitement équivalent mais ~~vous ne m'empêcherez pas de jouer avec les couleurs des graphiques SmartArt d'Office 2010 même si je dois revoir tous mes powerpoints sur la gestion d'un projet RM~~ la forme évasée de la flèche me semble assez correspondre à la quantité d'information utile fournie au records manager lors d'un entretien menée selon cette logique.

Etre un chartiste bon et beau

2012-01-16T01:00:00.000+01:00

Ce poste n'a rien à voir avec le 19 rue de la Sorbonne -d'ailleurs bientôt déménagé aux 58 et 65 de la rue de Richelieu dans le 2ème arrondissement de Paris. Il ne concerne que les schémas, graphiques et autres illustrations englobées en anglais sous le nom de "charts", et plus spécialement un magnifique blog américain, Junkchart.

Sous un fallacieux prétexte artistique qui ne trompera personne, Recycling chartjunk as junk art, l'auteur examine les schémas illisibles, mal mis en pages, fallacieux ou carrément trompeurs, avec toute la verve acide d'une compétence certaine dans l'exploitation des données. Kaiser Fung n'a même jamais dû faire de paléographie, il est statisticien (diplômé de Harvard) avec une expérience professionnelle dans le marketing et l'analyse publicitaire. Ca forge un oeil critique. J'adore...

Je vous laisse lire directement ses posts ou son autre blog plus statistique. Un de ses principes fondamentaux les plus intéressants est qu'un graphique doit être autonome (tag = self-sufficiency), c'est à dire qu'il doit rester compréhensible sans légende ni chiffres. Et s'il est signifiant en soi, pourquoi alors ne pas épurer l'information qui y est portée, le plus possible ? La lisibilité de l'ensemble en est améliorée, et le rôle d'un graphique n'est pas de porter l'ensemble des chiffres contenus dans une base de données, l'usage est différent.

Cf par exemple son illustration des "Things they don't teach you at Harvard". Amusez-vous maintenant à relever dans tous les documents qui vous sont envoyés ou projetés les graphes et tableaux qui dérogent à ses principes et en deviennent d'un coup davantage un obstacle à la logique de l'exposé -s'il en existe une- qu'un catalyseur.

Et une idée de cadeau à glisser dans les wishlist !

La fusion est-elle possible en France ?

2012-01-13T01:07:00.002+01:00

Les Pays-Bas viennent de décider le 23 décembre 2011 la réunion dans une seule administration, à l'horizon de 18 mois, des Archives nationales et de la Bibliothèque royale.

Les motifs sont les mêmes que pour toutes les réorganisations administratives entre organismes de domaines d'activités proches : les institutions coopèrent déjà largement entre elles, et prévoient d'intensifier cette intégration sous l'effet des nouvelles technologies ; la gestion administrative en sera simplifiée, avec une plus grande part des moyens réservée au coeur de métier plutôt qu'aux financements des fonctions support ; cela s'est réalisé ailleurs avec profit.

Le communiqué ne le précise pas, mais il est probable que les demandes des publics allaient dans ce sens, et que le public Néerlandais, comme ailleurs, réclame tout, tout de suite, sans apprécier outre mesure l'héritage historique distinct des administrations.

Si l'on examine cette annonce en terme de projet, la déclaration conjointe et déterminée de la décision par les deux directeurs, ainsi qu'un délai de mise en oeuvre de cette décision publiquement entérinée, raisonnable sans être excessif, sont des facteurs très positifs et devraient permettre à l'opération de se dérouler, si elle est bien conduite, avec un minimum de résistance des personnels.

Un tel rapprochement est-il envisageable en France ? L'hypothèse est très théorique, mais on peut en chercher la logique comme exercice intellectuel. Et puis, les années électorales ont déjà fourni des précédents soudains de rapprochement.

Archives ET bibliothèque ? C'est déjà largement le cas à l'échelle des collectivités territoriales, ou les "coeurs de villes" et autres extensions des mairies XIXe siècle rassemblent assez fréquemment sous un même toit, mais avec des salles de lectures distinctes, les médiathèques et les archives municipales.

Au niveau départemental, cela semble plus difficile, les zones de chalandise n'étant pas les mêmes entre Archives départementales et BU ou bibliothèques municipales de chef-lieu de département.

Au niveau national, la géographie et l'histoire récente des AN et de la BnF me semblent des impedimenta à une réorganisation aussi majeure, alors que les échanges scientifiques entre plusieurs comités techniques des institutions ne sont pas moins vifs certainement qu'aux Pays-Bas. Pour avoir un peu fréquenté ce pays, son organisation de transport fonctionne comme celle d'une Ile-de-France un peu élargie. Hors la BnF -davantage encore que les ANs, anime un réseau national étendu de coopération et de répartition des domaines d'excellence (120 pôles associés, etc.), souvent à une distance non négligeable de Paris, et pour cela compliqué à rapprocher d'autres réseaux, d'autant que plusieurs ministères en assurent la tutelle.

J'ignore tout par ailleurs de l'histoire institutionnelle des Pays-Bas, mais AN et BnF ont subi récemment plusieurs changements statutaires majeurs, avec la fusion BN/EPBF le 3 janvier 1994 et la transformation des AN en service à compétence nationale le 1er janvier 2007. Ces transformations institutionnelles récentes n'empêcheraient pas par elles-mêmes une nouvelle réorganisation administrative si elles n'avaient pas elles-même accompagnées de lourds investissements architecturaux structurants : le site François-Mitterrand de la Bnf, Pierrefitte-sur-Seine pour les AN.

D''autre part, le modèle français d'autonomie forte des filières archives et bibliothèques possèden d'évidence certains conséquences non-optimales : des conservateurs d'archives par exemple formés dans une institution articulée autour de la notion d'oeuvre d'art, alors que l'ENSSIB est spécialisée en sciences de l'information et que la BnF possède de par sa taille une masse critique suffisante pour développer en interne des compétences techniques spécialisées dans des domaines transverses comme l'encodage, l'exploitation des données ou des métadonnées, moins investis par des archivistes moins nombreux, ... La fusion des opérateurs de conservation et valorisation ne les résoudrait pas forcément : nous parlons après tout de plus de 700 km linéaires de collections... et n'accélèrerait pas obligatoirement les opérations de numérisation, de diffusion non plus que la conservation ou l'appel à des sources extérieures de financement comme le mécénat ou les PPP.

Autrement dit, j'imagine que tous les rapports d'audit des organismes centraux de l'Etat (CdC, IGF, etc) des vingt prochaines années poseront la question d'une manière ou d'une autre si les modèles canadiens, néo-zélandais et maintenant néerlandais font école, en surévaluant largement les avantages financiers d'une intégration, mais qu'elle est peu probable, d'autant que le recours des services externalisés à un niveau encore supérieur (l'opérateur national de paye, la mutualisation des marchés d'achat de l'Etat, l'utilisation des bourses interministérielles d'emploi...) réduisent régulièrement les gains potentiels sur les fonctions support classiques.

Probabilité : 5% maximum dans les dix ans à venir. Je parierai en fait davantage, si le scandale de l'IGS s'étend, sur l'intégration de la Préfecture de police de Paris dans le schéma normal de la police en France ou sur le retour de la gendarmerie au sein du ministère de la Défense. Cette deuxième mesure pourrait tout à fait devenir une proposition des candidats d'opposition, au nom de l'équilibre des pouvoirs et des capacités d'enquête entre les deux forces du maintien de l'ordre : 20%.

Un deuxième sponsor pour Bridget Jones

2012-01-12T01:00:00.000+01:00

Si le nom d'Edvige vous est insupportable et que le système des fiches ne convient pas à votre personnalité, mais que vous recherchez néanmoins des sponsors pour vos projets, deux petits outils supplémentaires venus du monde de l'audit.

Explication : le problème de l'accès aux top management n'est jamais crucial en période d''activité normale. En théorie, votre ligne hiérarchique vous soutient, fait remonter vos projets et participe à l'arbitrage des moyens. Ce n'est pas forcément rapide mais ce(s) filtres(s) ne déforment pas vos projets.

En temps de crise ou de blocage, ou plus régulièrement pour dissiper certaines incompréhensions, porter directement l'avis de l'expert auprès du décideur compétent est l'unique solution pour lui permettre d'apprécier correctement ce qui sera atténué par le filtre hiérarchique : notes, emails et scénarii pondérés deviennent obsolètes, une conversation off ou un café commun valent de l'or, mais ne sont possibles que par un long travail préparatoire.

Un petit diagramme à double axe est toujours utile. Dans celui-ci sont représentés des groupes métiers plutôt que des individus... mais le sponsor adopte généralement la position demandée par son "électorat" comme point de départ. Ce petit exemple issu d'un audit organisationnel permet également de mesurer la rareté des soutiens actifs. Ils sont l'exception plutôt que la règle et la majorité des groupes concernés par un projet seront soit passifs soit critiques du projet.

Les falsificateurs 2 ?

2012-01-11T15:20:00.001+01:00

Une affaire très étonnante, et assez énorme si elle se confirme, dérange aujourd'hui l'IGS (l'inspection générale de la police), accusée d'avoir modifiées plusieurs pièces de procédures afin de déstabiliser, puis écarter, un Directeur général de la police nationale. Rien que cela...

Les articles sur le site du Monde (1 et 2) et du Figaro.

Si l'effet d'annonce n'est pas tout, il s'agit d'un sujet de la dimension de Clearstream ou du scandale des écoutes de l'Elysée sous Mitterrand, dont l'épilogue en 2005 avait pourtant constitué un avertissement sérieux pour les politiques.

Et dans les trois affaires, un examen diplomatique des sources révèle soit une manipulation des documents, soit des archives au contraire "brutes" (brouillons raturés, versions initiales ensuite lissées, etc.) montrant une connaissances par les niveaux décisionnels des conséquences politiques ou légale des révélations ou nominations effectuées.

Comment peut-on encore arriver à croire, au XXIe siècle, que le seul "records" utilisable sera la version finale d'une note, à l'exclusion des versions non validées ou des dossiers préparatoires ?

Archivistiquement, ce genre de contexte judiciaire ou le magistrat est souverain dans son acceptation ou non des pièces détruit totalement la notion de "records" comme "enregistrement" définitif. Malgré le sens littéral anglais du terme, il faut bien plutôt considérer que le document définitif "contamine" le dossier préparatoire et lui donne la même valeur. La notion de contamination est d'ailleurs issue des instructions sur le secret défense, ou la classification d'une pièce d'un dossier au niveau Secret entraîne la généralisation du niveau pour le dossier, en considérant que les autres documents, de circulation restreinte ou confidentielle, contiennent ensemble l'information nécessaire pour reconstituer le Secret.

Il me semblait pourtant qu'Antoine Bello, dans le cycle des Falsificateurs, montrait assez que la notion de falsification était vouée à l'échec, sauf à être sûr de modifier tous les exemplaires diffusés du document modifié ainsi que l'ensemble de ses sources.

C'est quasiment impossible à faire dansune procédure judiciaire où les PVs sont établis en un originaltransmis au procureur et en x copies transmises à la hiérarchie, auxautorités concernées... et aux archives. L'IGS ne lit donc que laPrincesse de Clèves et n'a jamais entendu parler de Millenium ?

In fine, il faut donc considérer légalement la communicabilité desdocuments au niveau de l'information (=sous-partie d'un document), maisla valeur judiciaire au niveau du dossier d'affaire, voire de lacatégorie du plan de classement..

Bridget Jones, l'archivistique et la recherche de sponsors

2012-01-11T00:23:00.000+01:00

L'archiviste est comme Bridget Jones, il manque souvent d'amour. Souvent délaissé, il cherche l'affection de ses proches au travail par tous les moyens. Préférablement des puissants, car eux seuls peuvent accorder, parcimonieusement, qu'il sorte de de sa cave et circulent pour un mini-break dans des étages où les gens travaillent en costume ou tailleur. Cette pratique est d''ailleurs fort saine pour les puissants : elle met in potentia plein d'excellentes recommandations à leur portée, et leur permet de différencier nettement l'archiviste de la mérule.

Contrairement à Bridget, dont un document secret exclusif nous dévoile la stratégie, le records manager NE souhaite donc PAS cesser d'avoir des relations avec son boss, et tente même de les multiplier jusqu'à toucher l'ensemble des encadrants -dans le respect toutefois des codes déontologiques et du code du travail.

En vernaculaire de consultant, oubliez le flirt, cela s'appelle "développer sa relation avec son n+1 ou n+2" (le chef ou le chef du chef), "networker" ou "rechercher du sponsoring".

Le sponsor est le relai essentiel de la politique d'archivage et de son implémentation. D'un rang élevé dans l'entreprise (DG, directeur juridique, DSI, dircom, secrétaire général ou directeur des services), il a le pouvoir d'imposer à toute une branche de l'institution la participation au projet. Généralement les moyens de dégager directement ou par son lobbying des moyens budgétaires ou humains. Un homme précieux donc, qui peut d'ailleurs indifféremment être une femme dans certains cas il est vrai non majoritaires.

Le sponsor est d'accès difficile, souvent gardé par ~~un cerbère~~ une assistante de direction dont la fonction est de "filtrer". Dans un cadre normal, il est fréquent que l'archiviste ne soit que le n-7 du top manager qu'il souhaite convaincre, et handicapé par son rattachement à une branche de valorisation patrimoniale de l'institution. En un mot, un être charmant mais non prioritaire.

Le sponsor étant un être mobile, et curieux naturellement ~~des sources d'économies potentielles~~ des services culturels, vient quelquefois chez l'archiviste s'il ne l'admet pas toujours dans son bureau.

L'archiviste des âges anciens, dans les millénaires passés, tentait de le convaincre qu'il était dans son intérêt propre -celui du sponsor- de bien gérer son information et d'être généreux dans ses budgets... en lui présentant les plus anciens documents en sa possession -celle de l'archiviste. Une variante à cette ligne de conduite héroïque, dans les cas où le sponsor dirigeait un service technique ou très administratif, était de lui présenter un documents abscons en plus et impossible à déchiffrer, tout en lui vantant les vertus d'êtres mystérieux nommés Cauchard et Propylène-le-Poli.

Bien menée, souvent avec constance, cette stratégie aboutissait avec assez de succès au creusement d'un local sans fenêtre ni escalier sous la ~~maison~~ cave de l'archiviste, et à la pose d'un verrou supplémentaire. Satisfait d'avoir ainsi exercé sa magnanimité, l'ex futur sponsor retournait ainsi l'esprit tranquille à la masse de dossier urgents qui l'attendaient, jusqu'au jour, peut-être, où la perte d'une information l'amenait à regretter ~~cette prise de position~~ de n'avoir pas eu un meilleur interlocuteur.

Source Archimag n°250, p. 10

Téléchargeable gratuitement ici (le n°250 uniquement), ou dans tous les bons kiosques

Sans être un grand communicateur ni un homme de réseaux, la politique inverse m'a toujours semblé pragmatiquement efficace : sortir le dossier le plus brûlant de l'actualité récente -quitte à mettre mon interlocuteur en face de photographies d'autopsie ou à déclencher une gêne certaine s'il l'ouvre- et la plus proche des préoccupations immédiates du visiteur, puis lui annoncer froidement que "nous continuerons quoi qu'il arrive à faire ce qu'il faut pour ce genre de dossier qui est si important pour votre activité, même si le manque d'espace/de moyens/de soutien nous amène à devoir détruire 95% des dossiers historiques.

Il est cependant beaucoup plus efficace d'avoir un accès direct au sponsor, et cela fait en particulier partie des besoins vitaux du records management, les imprévus d'un programme pouvant ainsi être contrebalancés rapidement par une décision d'une autorité hiérarchique.

Plusieurs tactiques d'accès et de négociation doivent être élaborées avec le plus grand soin, régulièrement vérifiées et scrupuleusement exécutées. Autant que possible, travailler à gagner une relation sinon de confiance du moins de connaissance visuelle et fonctionnelle, ainsi que la réputation d'être un professionnel capable d'entendre le point de vue de l'autre, même si vous exprimez des recommandations difficiles à appliquer -elles le sont toutes.

Ceci dit, comment faire ? Certains ont un talent-né de communication, on les envie de la facilité brillante avec lesquels ils suspendent en janvier une assistance à leurs lèvres en racontant la vie des vrillettes ou le suspens insoutenable du déménagement du premier carton de leurs 20 kml vers le nouveau bâtiment, puis du 2e, puis l'extraordinaire odyssée du 3e...

Pour d'autres, un sourire avenant et une amabilité en société vous permettront lors des quelques occasions mondaines de l'institution de gagner une réputation suffisante pour oser déranger les directeurs en temps d'orage, et d'être reçu(e) .

Pour les recalés des relations publiques, les besogneux des pince-fesses, en manque absolu d'inspiration lors des cocktails ou incapables d'établir la moindre discussion avec les crocodiles endurcis gérant 50M€ de budget annuel, 500 personnes au quotidien et 5000 mails par semaine, reste la fiche de renseignements préalable, remplie de tous les éléments connus ou supputés, déterminant un axe de négociation dont on ne s'écartera pour innover qu'après une longue observation.

Je ne dois pas être le seul dans ce cas, et l'archivistique n'est pas le seul domaine concerné, car l'outil ci-dessous n'est qu'une légère adaptation d'une foule de tableaux similaires.

Un seul caveat à cet outil structurant : vu la sensibilité des informations, il ne devrait exister que sous forme virtuelle, et je ne parle pas d'électronique mais d'une conservation sous forme de petites cellules grises uniquement... A l'exemple de Churchill citant Gambetta lors de son discours d'hommage à la France du 21 octobre 1940, "Y penser toujours, n'en parler jamais".

Avec tous mes remerciements au sponsor familial

qui a financé ce cadeau de Noël !

Sources sur le cloud et les services TIC

2012-01-09T11:18:00.000+01:00

Selon la formule consacrée, on consultera utilement ici toutes les cotes de la rubrique 084.623 (nouvelles technologies), dont une étude sur Software products et IT services industry de PAC (Pierre Audouin Consultants). Cette société spécialisée dans les études sectorielles nouvelles technologies publie également gratuitement quelques livres blancs gratuitement donnant en une vingtaine de pages l'essentiel d'une problématique. C'est à cette adresse, avec notamment un document de 2010 sur le Cloud.

Sur le même thème, encore en salle PRISME, l'ouvrage de Guillaume Plouin Cloud computing : une rupture décisive pour l'informatique d'entreprise, ou -sur la base de données- l'étude Xerfi de janvier 2011sur les services informatiques, dont je recopie ici le sommaire, typique dans son organisation des études sectorielles.

SYNTHESE

L’ACTIVITE

Les fondamentaux de l’activité

Le champ de l’étude

Les fondamentaux du secteur

Les différents métiers des services informatiques

ANALYSE & PERSPECTIVES DU MARCHE

Vue d’ensemble du secteur

Matrice récapitulative

Analyse de l’environnement

Analyse synthétique

L’externalisation des services informatiques

Les marchés clients

Investissement des entreprises

Dépenses informatiques des entreprises

Analyse conjoncturelle du secteur

Analyse synthétique

Chiffre d’affaires de la filière

Chiffre d’affaires de la profession

Chiffre d’affaires selon la taille

Prix des services informatiques

Les prévisions pour 2011

Analyse synthétique

Chiffre d’affaires de la profession

Dépenses informatiques des entreprises

Croissance par branche dans l’industrie

Croissance par branche dans le tertiaire

STRUCTURE DE LA CONCURRENCE

Structure économique

Analyse synthétique

Etablissements

Effectifs

Structure des établissements

Localisation géographique

Forces en présence

Marché des services informatiques en Europe

Contrôle financier des principaux opérateurs

Les groupes étrangers

Les groupes français

Ephéméride

Les compétiteurs

Le classement des groupes

Les principales entreprises par chiffre d’affaires

Le classement des entreprises par taux de valeur ajoutée

Le classement des entreprises par taux de résultat net

SOURCES D’INFORMATION

ANNEXES

Le cadre de l’étude

Le champ statistique du secteur

Le poids du secteur dans la filière

La réglementation

Le conseil et l’intégration

L’infogérance

Il en existe apparemment une version actualisée de décembre, non vidimus, ainsi qu'une étude perspective du marché français à l'horizon 2015, celle-ci étant imprimée.

A voir également, une très belle étude Benchmark sur les Intranet, datant de 2010 mais illustrant par une vingtaine de cas d'entreprises les contenus, périmètres et outils de ce que peut être un Intranet aujourd'hui.

Pour revenir un peu sur le domaine du RM et de l'archivage, l'étude Serda 2011 sur l'Archivage électronique et le records management : acteurs, besoins, tendances.

Cloud ou non ?

2012-01-07T02:00:00.000+01:00

L'engouement actuel autour de la notion de cloud computing me laisse assez sceptique sur la compréhension de l'informatique contemporaine par le grand public, mais aussi certains collègues farouchement pour ou contre le nuage...

Dans un cadre personnel, cela fait évidemment une différence puisque les données, mais également les applications ou les services commencent à peine à sortir du PC de l'utilisateur et du "bricolage maison" du matériel et des logiciels, avec ses avantages et ses inconvénients, pour être gérés à distance par des professionnels dans des datacenters professionnellement maintenus et affichant tous de superbes PUE ou KPI.

Les deux différences principales par rapport à l'ordinateur personnel sont a) le délai de réponse, puisque l'on passe d'un traitement purement interne à une machine et physiquement réalisé dans une unité centrale unique à un traitement pouvant dépendre de plusieurs serveurs, et nécessitant une liaison à distance, que celle-ci soit physique -cables- ou radio -wifi, réseaux 2, 3, 4G...,

b)la possibilité d'accéder aux mêmes données, synchronisées, sur plusieurs machines distinctes, éventuellement distantes. Ceci SANS avoir besoin de faire des manipulations coûteuses en temps, puisqu'enfin les sociétés de service informatique semblent décidées, depuis un ou deux ans, à faciliter les sauvegardes synchrones ou asynchrones sans obliger l'utilisateur à être un admin spécialiste du RAID.

Notons qu'on attend toujours les outils proposant des fonctionnalités avancées de gestion des formats, à commencer par un simple signalement des formats obsolètes ou non supportés par les logiciels installés sur l'ordinateur. Que du neuf, ou plutôt du renouvelable, il n'est pas question ici de conservation électronique pérenne au-delà de quelques années...

Donc en résumé, le Cloud est une énorme différence pour le particulier, en dehors même de toutes les questions de virtualisation des systèmes d'exploitation ou de mises à jour des logiciels qui pourraient amener à ne plus avoir qu'un navigateur en mémoire, sans plus de disque dur. Cf le fameux "Google OS" parmi les distributions Ubuntu de ces dernières années, qui ne visait qu'à donner accès à travers le web aux Google Apps en ligne, avec des gains extrêmement significatifs de puissance de processeur nécessaire.

Pour les auto-entrepreneurs, les EURL et les consultants solitaires, même combat. Encore qu'il reste délicat dans ce dernier métier de dépendre d'une liaison radio pour accéder à ses données de travail lorsqu'on opère dans le site du client, possiblement mal couvert ou dans un bureau en sous-sol. Une solution intermédiaire comme Microsoft Office Groove (l'équivalent bureautique du cloud musical d'Apple) semble alors un maximum.

Mais pour les grandes entreprises ou les institutions de plus de 100 personnes, qui ont passé le seuil où un DSI à temps plein est indispensable et gère le parc logiciel et matériel ? Ici, le cloud n'est qu'une différence de degré, ou plutôt un degré supplémentaire, dans la tendance de fond de remettre l'utilisateur face à ses tâches métier plutôt que face à sa machine, comme cela était devenu la pratique ces 15 dernières années.

A grande ou petite échelle, tous ces organismes ont des bases de données partagées abrités sur des serveurs "d'entreprise", des systèmes de partages et d'archivage de documents, une gestion centralisée du parc par une infogérance à distance, un intranet... Tout cela sur un réseau physique ou radio interne, mais aussi dans le cas du multisite en passant par des liaisons VPN entre les sites. Le DSI (ou Chief Information Officer) est un prestataire de l'utilisateur final dans le même rapport que le responsable d'une app à distance ou le gestionnaire d'un datacenter le sont de l'institution cliente. A chaque niveau doit être fait un ratio du risque encouru par la "dépossession" du producteur de ses données, sur l'avantage d'une maintenance et évolution professionnelle.

Comme le montre PAC d'après une enquête sur 200 grands comptes en 2010, "le concept de virtualisation en tant quʼOS dʼun environnement Cloud Computing semble avoir été intégré par le marché français. Cette avancée est également très liée à lʼétat dʼavancement de la virtualisation au sein des sociétés françaises. Il faut rappeler ici que, malgré lʼenvironnement morose de lʼannée 2009, la virtualisation est lʼun des rares segments qui ait connu une croissance à deux chiffres, ce qui apparaît à travers les réponses de notre échantillon : 88% des répondants ont virtualisé leurs serveurs, et seuls 7% dʼentre eux ne considèrent pas la virtualisation comme un investissement prioritaire."

(Pierre Audouin Consultants, livre blanc sur le Cloud computing en France , 20 p., 2010, p. 12)

En forçant à peine le trait, on peut aller jusqu'à soutenir que du point de vue de l'utilisateur, la seule différence sensible réside dans l'habileté des "providers" du nuage en communication et en marketing, qui sont souvent les points faibles des DSI d'entreprise, souvent assez souples face aux demandes de leurs utilisateurs, alors que le niveau de confiance qui leur est accordée est généralement inversement proportionnel à la taille de l'entreprise.

Il est ainsi paradoxal, mais régulier de rencontrer lors des audits informationnels des cadres se plaignant de la non réactivité du DSI pour leurs besoins, besoins jamais exprimés de vive voix mais uniquement via un formulaire technique qu'ils ne savent pas remplir. Ou encore, classant en termes de sécurité de l'information, dans cet ordre décroissant a) le dossier papier dans un bureau, b) le document sur "leur disque dur", c) le système de records management électronique, alors que plusieurs dizaines de passes-partout existent pour les besoins du ménage, de la sécurité ou d'une gestion imprécise des clés au sein du personnel, que plusieurs dizaines d'informaticiens peuvent techniquement accéder à distance à leur disque dur, mais que les possibilités de modifier un document dans l'ERMS sont limitées aux auteurs et co-auteurs désignés par eux-mêmes, ainsi qu'à 2 administrateurs techniques et 2 administrateurs de contenus -les records managers-, professionnels de la sécurisation et du support à l'utilisateur, agissant dans le cadre strict des chartes gérant le management des systèmes d'information et leur contenu. En comparaison, qui sait ce que le nuage extrait de vos données ?

- Qui aimes-tu le mieux, homme enigmatique, dis? ton père, ta mère, ta soeur ou ton frère?

- Je n'ai ni père, ni mère, ni soeur, ni frère.

- Tes amis?

-Vous vous servez là d'une parole dont le sens m'est resté jusqu'à ce jour inconnu.

- Ta patrie?

- J'ignore sous quelle latitude elle est située.

- La beauté?

- Je l'aimerais volontiers, déesse et immortelle.

- L'or?

- Je le hais comme vous haïssez Dieu.

- Eh! qu'aimes-tu donc, extraordinaire étranger?

- J'aime les nuages... les nuages qui passent... là-bas... là-bas... les merveilleux nuages!

Baudelaire: Petits poèmes en prose, I (1869)

CADA 2.0

2012-01-06T00:55:00.001+01:00

La Commission d'accès aux documents administratifs vient de refaire son site Internet : www.cada.fr, avec un graphisme très amélioré par rapport à la version précédente, qui venait droit du XXe siècle.

Le contenu est toujours aussi passionnant, informé... et surtout fondé en droit, car si la CADA est elle-même une autorité administrative indépendante, ses membres sont largement issus du Conseil d'Etat et secondés d'experts de très bon niveau. On pourra donc lire utilement les avis, même si le moteur de recherche est poussif, les précieuses fiches thématiques -

Le moteur de recherche est toujours aussi poussif, c'est-à-dire qu'il sort des pages individuelles sans jamais proposer les rubriques elles-mêmes, ce qui est très gênant lorsqu'on cherche une notion ou qu'on recherche par équivalence. C'est aussi le charme de ce site, qui propose à la lecture des pépites issues des demandes des collectivités locales ou départementales comme les derniers conflits sur l'HADOPI.

On lira avec gourmandise la page consacrée à la notion d'"intéressé", que tout archiviste public devrait apprendre par coeur tant ce qualificatif est aussi vague en droit que fondamental dans la loi d'accès aux documents administratifs et le Code du patrimoine post-loi 2008-696.

J'avais en mon temps commis une tentative d'élucidation, le texte CADA est de loin plus clair, plus complet

Qu'est-ce que la notion d'intéressé ?
Les personnes ayant la qualité d'intéressé
Les personnes n'ayant pas la qualité d'intéressé
Le cas des mineurs et des majeurs sous protection
Les trois cas dans lesquels l'accès de tiers est possible : par mandat, si les conclusions sont opposés au demandeur, et à l'expiration du délai de non-communicabilité immédiate pour certaines catégories d'archives publiques.

Je n'ai pas été voir le site pendant quelques mois, et l'évolution peut donc être antérieure à la refonte graphique que je découvre aujourd'hui, mais il me semble intéressant de noter que la CADA étend encore son rôle.

Historiquement fondée en 1978 pour gérer l'invention en droit de la nouvelle catégorie des "documents administratifs", elle s'est étendue ensuite vers la communicabilité de l'ensemble des archives publiques, devenant de fait un médiateur/conseiller entre l'administration et les citoyens, avec une autorité morale et un sens pratique admirablement impartial, mais surtout une grande volonté pédagogique.

Aujourd'hui, il semble difficile d'ignorer que la commission se positionne sur la réutilisation des données publiques puisque c'est l'une des deux grandes rubriques du site avec l'accès aux documents administratifs.

9/11/2001 - 9//11/2011

2011-09-11T03:54:00.000+02:00

Il y a dix ans.

Etats-Unis. New York State. Ithaca, au bout des "Finger Lakes", ces longues griffures d'eau entre le lac Ontario et New York City. NYC accessible en quelques heures grâce aux bus chinois, ou si l'on a une voiture par l'aéroport de Syracuse.

Je suis arrivé il y a dix jours pour un séjour d'un an de "thésard visiteur" à l'université de Cornell, dont les 25000 étudiants forment la moitié de la population d'Ithaca. L'excellence Ivy League au milieu de la forêt sauvage.

Un an de "break" et de pitchers de bière chez Ruloff's, bar nommé d'après le Jack l'éventreur local, professeur brillant par ailleurs, dont le cerveau est encore exposé dans la collection formolisée de l'université. Un an boulot intense, de changement de discipline, de réflexion théorique pour échapper à l'ennui factuel des chartes, de modélisation sociologiques et politiques pour équilibrer la microhistoire et l'exégèse documentaire. Trois thématiques orientent mes choix de séminaires le jour de la rentrée, le 29 août 2011 : sciences politiques et culture politique, histoire de l'Amérique, relations internationales.

Ruptures, renouveau, amitiés comme jamais à part la forge de la première année de prépa.

Dix jours après, le téléphone sonne un matin, tôt.

"Regarde ABC, vite, il se passe quelque chose à New York !"

Il doit être 10 heures environ, la première tour vient de tomber. Peter Jennings pleure en continuant à ancrer le direct. La liste des personnes connues à NY est vite faite : plusieurs connaissances sont sur le site. Durant plusieurs heures, la confusion la plus totale règne autour du nombre d'avions piratés. 3 au moins car le Pentagone est touché, 10 peut-être. Les cibles imaginées dépendent de la culture politico-architecturale : Les Nations-Unies, la Sears Tower de Chicago, la Maison-Blanche, une centrale nucléaire... Pour le World Trade Center, on parle le soir de 10 000 morts.

L'ampleur politique de l'événement est évidente. L'ensemble du contenu des séminaires auxquels j'assiste en est transformé, électrisé, la réflexion tendue par la sensation que les RI vont se cristalliser dans cette crise selon les modes de pensée, les nerfs et les connections synaptiques qui auront été préparées avant.

Soirée passée au téléphone, plus d'une heure avec le père en pleurs d'un de mes collocataires, jamais rencontré. Agriculteur dans le nord de l'état, traumatisé par ce viol de l'Amérique heureuse, forcée. A-t-il jamais vu Tribeca ? Son fils, filiforme pianiste, gay, ne fait que regretter la déprogrammation du Star Trek. 5 ans après toutefois, je retrouve un blog à son nom, 3 ans de mission humanitaire en Mauritanie, le soft power des USA plutôt que le soutien aux guerres d'Irak. L'ami retrouvé.

Soft power or harsh revenge ? Le débat occupe le séminaire de Tim Borstelmann dès le 12 septembre, bien loin de l'historiographie de l'Amérique des 70'. L'un après l'autre, nous présentons nos réactions d'adultes, ces gut feelings nourris de toute notre culture. 6 thésards dans la salle, 3 nord-américains et 3 Européens. L'un après l'autre, nous faisons le constat des deux futurs possibles. Les Européens prônent une action massive sur les sources sociales de l'islamisme, une participation démocratique des peuples aux gouvermenents les détournant des utopies religieuses. Les Américains, démocrates tous, constatent que l'American Way of Mind exigera en combinaison exécution des "bad guys" et soumission de leurs troupes. Sur ce seul point dans l'année nous serons en désaccord sur le critère unique de notre origine géographique, mais le gouffre est énorme. A regret, nous traçons la carte des possibles : Afghanistan, Iran, Irak, Etats faillis de l'Afrique musulmane... Jusqu'à l'élection d'Obama et au printemps arabe de 2011, les notes de ce 12/09 seront une effroyable Cassandre.

Récit court, récit incomplet, récit.

Résilience ou moyen de fixer des souvenirs qui s'effacent, un équilibre du monde avant et après le 11 septembre que Fukushima et le printemps arabe ont de nouveau modifié en profondeur ? 1989 a été la chute du mur, la naissance de l'Europe libre et optimiste. 2001 est devenue la référence américaine. Les deux continents divergent, ou reprennent une distance naturelle qui semblait s'atténuer dans l'Amérique de Clinton. La rhétorique du VN réapparaît, sans plus d'ennemi défini sous les bombardiers furtifs de George Bush qu'il n'y en avait vraiment dans le village de My Lai. Gagner la guerre, écraser l'ennemi, sans voir qu'il n'y a pas de guerre et seulement des structures sous tension qui recréent de l'anti-américanisme au fur et à mesure que les acteurs portant le rôle sont sortis de scène.

Finalement, dix ans après, c'est une chanson préexistante à 9/11 qui représente pour moi l'insupportable brutalité de cet acte, ainsi que l'effroyable gâchis amené par la vengeance aveugle de W, Dubya, 43rd : American Skin (41 shots) de Bruce Springsteen, où comment décrire le voyage d'êtres humains, juste humains, du mauvais pour arriver au pire.

41 shots

41 shots....

and we'll take that ride

'cross this bloody river

to the other side

41 shots... cut through the night

You're kneeling over his body in the vestibule

Praying for his life

Is it a gun, is it a knife

Is it a wallet, this is your life

It ain't no secret

(It ain't no secret)

It ain't no secret

(It ain't no secret)

No secret my friend

You can get killed just for living in

Your American skin

41 shots

41 shots and

Lena gets her son ready for school

She says "on these streets, Charles

You've got to understand the rules

If an officer stops you

Promise me you'll always be polite,

that you'll never ever run away

Promise Mama you'll keep your hands in sight"

Is it a gun, is it a knife

Is it a wallet, this is your life

It ain't no secret

No secret my friend

You can get killed just for living in

Your American skin

41 shots

(music bit)

41 shots

Is it a gun, is it a knife

Is it in your heart, is it in your eyes

It ain't no secret

(It ain't no secret)

It ain't no secret

(It ain't no secret)

It ain't no secret

(It ain't no secret)

41 shots

And we'll take that ride

Cross this bloody river

To the other side

41 shots

And my boots caked in this mud

We're baptized in these waters

(baptized in these waters)

And in each other's blood

(And in each others blood)

Is it a gun, is it a knife

Is it a wallet, this is your life

It ain't no secret

(It ain't no secret)

It ain't no secret

(It ain't no secret)

No secret my friend

You can get killed just for living in

Your American Skin

(41 shots)You can get killed just for living in

La suite de la chronologie :

11/11/2001 : première visite à Ground Zero. Deux mois après, tout fume encore, les débris sont arrosés nuit et jour, portraits et fleurs tapissent toute la palissade sécurisant la zone. Ambiance "eerie" des rues, silence ou pleurs. Silence et pleurs, regards rapidement baissés, comme écrasés dans cette ville verticale par la pesanteur imaginaire du ciel vide. Déjà, on imagine la reconstruction.

Rupture, renouveau. J'emporte Bob Dylan comme une mine à creuser, longtemps après avoir cessé de rouler sur les highways 66 ou 61. L'ambiance personnelle et internationale est au pessimisme froid : A Hard Rain's Gonna Fall. J'emporte en moi cette or de l'Amérique que je n'étais pas venu trouver, en posant une condition : Let Me Die In My Footsteps. A celle qui m'a amenée : If You See Her Say Hello.

06/2003 : départ des USA. Famille et -assez ironiquement- retour au point initial du cursus. Après tant de milliers de kilomètres et deux ans, retour au point zéro ?

In 2001, I was born (a European) in the USA.

I'm ten years burning down the road

Nowhere to run aint got nowhere to go

Born in the USA (I was)

Born in the USA

Site d'offres offrant des postes de records manager

2010-08-10T12:26:00.003+02:00

Voila le lien du site du Cepid qui référence quelques offres en Records management. Il y a surtout des offres pour documentalistes, quelques offres d'archivistes / documentalistes, et ensuite des offres liées à de la GED ou du RM, même si elles sont plus rares.

Records Management Traineeship at Cedefop - European Union Agency

2010-08-09T12:18:00.000+02:00

Ce blog n'est pas mort, mais les 3 derniers mois ont été trop chargés en occupations variées pour me permettre de passer trop de temps devant le nuage Internet. En attendant la poursuite des vieilles séries en cours ou l'achèvement des multiples brouillons existants, voici pour les jeunes futurs collègues la transmission d'une annonce du centre de formation professionnel de l'Europe, qui propose une formation rémunérée de RMer à Thessalonique.

De quoi conciler l'utile au très agréable... mais la date limite de candidature est le 20 août

Léos

The European Centre for the Development of Vocational Training (Cedefop) based in Thessaloniki, Greece is offering one 9-month traineeship in records management starting on 16 October 2010.

Deadline for applications: 20 August 2010.
To apply and for further information:
http://www.cedefop.europa.eu/EN/working-with-us/Traineeships.aspx

Main duties:
Assisting with the transfer of physical files
Providing input to a contact management database
Assisting with the implementation of file plans in Cedefop’s Enterprise Content Management System (ECMS)

Essential qualifications:

Degree in Records Management, Archives or Library and Information Studies
Fluency in English and knowledge of another Community language
IT literacy
A monthly grant of EUR 750-1000 is offered.

Paula Mello McClure
Expert
Records Management and Archives
Library and Documentation
Area Communication, Information and Dissemination

Europe 123 | GR-570 01 | Thessaloniki ( Pylea )
PO Box 22427 | GR-551 02 | Thessaloniki
T (+30) 23 10 49 01 81 F (+30) 23 10 49 00 43
E Paula.McClure@cedefop.europa.eu

visit our new web portal www.cedefop.europa.eu

En passant par la Lorraine

2010-05-19T15:36:00.000+02:00

Les retours d'expérience ou formations associant une théorie technique, une partie de méthodologie en gestion de projet et une bonne pincée de retours d'expérience, se multiplient pour de bonnes raisons : bien fait, ils permettent de récupérer des outils et des principes de maîtrise d'ouvrage extrêmement rentables par rapport au coût consolidé de la formation. Voici donc un peu de publicité pour celle-ci, consacrée aux projets de numérisation.

Bonjour,

Je vous signale une formation consacrée à la conduite d'un projet de numérisation organisée par MEDIAL, Centre régional de formation aux carrières du livre et des bibliothèques (Alsace, Lorraine, Champagne-Ardennes), sous les auspices du Ministère de la Culture/DRAC Lorraine et de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche. Elle se tiendra le lundi 7 juin 2010 à l'INIST (Institut de l'information scientifique et technique) - Vandoeuvres-lès-Nancy.

La présentation théorique de la conduite d'un projet de numérisation (planification, sources de financement, difficultés à prendre en compte, recommandations techniques, utilisation des guides de numérisation du Ministère de la Culture) sera associée à des retours d'expériences menées dans la région Lorraine (Archives départementales des Vosges, Bibliothèque municipale de Nancy, INIST). Les possibilités de partenariats entre les institutions culturelles seront également abordées.

Lien vers la fiche descriptive du stage et les informations pratiques.

Programme détaillé.

Des places sont encore disponibles. Vous pouvez vous inscrire auprès de Stéphanie Collin (Stephanie.Collin@univ-nancy2.fr).

Bien cordialement,

--

Jean-François Moufflet

Archives de France

Bureau du traitement et de la conservation des archives

56 rue des Francs-Bourgeois - 75 141 Paris Cedex 03 France

Téléphone : + 33 1 40 27 60 02 - Télécopie : + 33 1 40 27 66 24

PS. Si vous avez des cartes postales on-ne-peut plus kitsch -mais sans montage ni trucage de l'image-, apportez-les comme expérience de numérisation et faites-en don ensuite à la BM de Nancy...

Toute ma documentation professionnelle 3

2010-05-18T01:01:00.002+02:00

La règle de l'exercice est ici

La partie 1 est là

La partie 2 est sous vos yeux.

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Archivistique et records management

Livres de contexte

La Pratique Archivistique Française, Jean Favier, Daniele Neirinck, archives de France, rééditée avec complément en 2008

Numéros anciens de la Gazette des archives (revue de l’AAF) : http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=56

Les articles historiques de la Gazette des archives de l’AAF (sont je crois maintenant réservés à l'espace membre, pour favoriser leur lecture et éviter le photocopillage des articles d'Yves Pérotin, notamment le célébrissimme Pérotin (Yves), « Le records management et l’administration anglaise des archives », in La Gazette des archives, n° 44, 4ème trimestre 1964, p 5-17.)

Bibliographie 2005 de l'ADBS

Archivage électronique et stockage pérenne des données

Banat-Berger Françoise, Duplouy Laurent, Huc Claude, « L’archivage numérique à long terme – les débuts de la maturité ? », Manuels et guides pratiques, Archives de France, La documentation française, 2009. Associe comme l'ouvrage suivant trois auteurs aux profils différents pour construire un point de vue à partir de leurs pratiques respectives.

Jean-Marc Rietsch, Marie-Anne Chabin, Eric Caprioli, Dématérialisation et archivage électronique – mise en œuvre de l’ILM (Information Lifecycle Management), DUNOD, 2006. Très bien, clair, associe un ingénieur des mines, une archiviste et un avocat : paradoxalement, c'est néanmoins pour ses définitions des choix techniques que je cite le plus ce livre limpide.

Corinne Leblond, Archivage et stockage pérennes : enjeux et réalisations (Traité des Sciences et Techniques de l'Information), Hermès Lavoisier, 2009. Retours d'expérience développés, dont la BnF, mais coûte 70$...
Security Storage, le guide de la sécurité informatique et du stockage de données, 7^e édition 2009 (voir 084.72 TARS dans PRISME)

L’archivage électronique, guide pratique Archimag n° 30, 2007, (voir 084.72 SERD dans PRISME)

Tim Padfield, Copyright for Archivists and Records Managers, 4th edn, facet publishing, 2010

L’information électronique professionnelle : marché et tendances, Etude SERDA Lab, 2009 (voir 084.72 SERD dans PRISME

Documents et flux numériques : marché et tendances, Etude SERDA, 2008 (voir 084.72 SERD dans PRISME)
Le bulletin sur les ressources archivistiques numériques des archives de France
MoReq2 : le chapitre 0 (excellente synthèse des questions françaises et de l'environnement normatif), le texte principal et les annexes. Un Moreq3 est en préparation sous le nom de code Moreq2010, visant à devenir un texte plus opérationnel que Moreq2, plus international encore -peut-être visant au statut de norme pour faire converger les normes ISO, ICA et différents standards régionaux.
Le Référentiel Général d’Interopérabilité (dit RGI)
A propos du projet de normalisation internationale du standard d’échange et du « e-government » : http://www.uncefactforum.org/TBG/TBG19/tbg19.htm
Voir les ITIFORUMS (avec notamment les présentations passées et livres blancs dans la Base documentaire), les documents et études de FEDISA. Je n'ai jamais été aux DEMAT ou DOCUMATION, mais ce n'est pas une position de principe, plus une question d'invitations et de calendriers.
Les forums DLM, avec une conférence triennale (Toulouse en 2008).
Magasin virtuel de la BnF : CCTP de SPAR de 2007. Le CINES et l'INA travaillent aussi dans cette direction, entre autre. Le CNES, pour les données spatiales, possède une salle des machines très performante mais plutôt axée sur la question stockage hors ligne et mise à disposition.

A propos des formats ouverts : http://formats-ouverts.org/

MAJ : Voir le rapport de l’académie des sciences sur la longévité de l’information numérique, dont la table des matières est consultable ici :

Gestion des mails

J'avoue ne pas encore avoir fait mes devoirs de jurisprudence. De mémoire, sont partout mentionnés et jamais cités
un arrêt de la cour d'appel de Rennes sur les mails des fonctionnaires
"L'arrêt Kodak" plus ancien sur le secret de la correspondance électronique même dans le cadre professionnel
Il faudrait même aller jusqu'à citer les articles de loi sur le secret de la correspondance.

BILAN : à faire. Il manque une jurisprudence établissant irréfutablement que les mails sont des archives publics -aucun doute là dessus- et que leur destruction sans visa est contraire au décret 79-1037, pour mettre un joyeux bazar dans toutes les administrations publiques. Tout le monde, même les plus acharnés des empileurs disposant de boîtes "à la google" prétendant que la destruction n'est plus utile, supprime un jour où l'autre quelques échanges professionnels. Nul n'est censé ignorer la loi... mais il y a quand même un vrai problème dans celle-ci (le décret, ou bien la définition légale des archives concernées, à voir).

Les solutions logicielles "gestion des archives"(c'est à dire non-RM)

Voir la page de référencement des archives de France, et notamment leurs études sur les logiciels les plus répandus. Il peut aussi être intéressant de se tourner vers les études privées, par la SERDA par exemple à l’image de l’étude de 2008 : Services de documentation : enjeux et nouveaux besoins en logiciels et prestations (consultable en salle PRISME à la BnF sous la référence 084 .72 SERD)

Le marché est concentré autour de quelques grands acteurs des progiciels destinés aux services d’archives, qu’ils soient privés ou publics ; les archives du France en tiennent une liste.Cependant pour avoir des informations plus à jour il convient d’aller voir sur les sites des concernés.

ADLIB : logiciel de gestion et description de documents d’archives, collections de bibliothèques et de musées http://www.adlibsoft.com/

ALEXANDRIE : logiciel en full-web dans sa version 7, logiciel de services de documentation, d’information et d’archives mettant en avant des fonctions de catalogage partagé, portail de diffusion documentaire, syndication de fils d’informations, gestion de contenus éditoriaux http://www.gbconcept.com/

ARCHI’DHOC : logiciel full-web qui a été conçu dans la volonté de respecter les standards des normes archivistiques et record management. Elle a été développée pour répondre aux besoins des entreprises en matière d’archivage papier : http://www.adhoc-doc.com/

ARKHEIA : logiciel de gestion d’archives et de production d’instruments de recherche, édité par la société Anaphore : http://www.anaphore.eu/

ARIANE : premier logiciel d’archives publiques, désormais développé en interface full-web, entièrement développé dans une optique Records management. Il existe des versions spécifiques pour les métiers de la santé, les métiers de la finance, et le secteur public, les entreprises industrielles et de services : http://www.amig.fr/logiciel-archive.html

AVENIO : plusieurs logiciels, Avenio pour la gestion d’un service d’archives, AvenioWeb pour la publication en intranet ou internet des fonds, AvenioWebServices pour la saisie des versements par les producteurs : http://193.252.58.33/web/htm/produits.shtm

CADIC : Ensemble d’applications documentaires pour les domaines de gestion de contenu, un module spécifique est destiné à la gestion des services d’archives, orienté vers la gestion des archives physique : http://www.cadic.fr/

DAMARIS ARCHIVES : solution de gestion des archives physiques, proposant une gestion pour les archives, leurs mouvements, leur stockage, et une gestion de l’externalisation du stockage chez un prestataire : http://www.damaris.fr/index.php?offre=pub

FLORA : logiciel de la société Ever Ezida, qui éditait précédemment le logiciel Clara.

GAIA : le projet GAIA (Gestion Automatisée et Intégrée des Archives) a été mis en place sur l’initiative du Conseil général de Seine-et-Marne au début des années 1980 et maintenant en partenariat avec 9 départements. Il a pour objectifs de permettre d’inventorier et décrire les collections d’archives ou de constituer une banque d’images pour consultation : http://archives.seine-et-marne.fr/le-service-des-methodes-et-traitements-informatiques

GAPI : logiciel qui permet la gestion des entrées, des éliminations, la saisie et l’indexation des répertoires numérique et analytique, la gestion des communications et la publication ; il est édité par la société mobydoc : http://www.mobydoc.fr/produits/gapi-details.htm

ICA-ATOM : projet du Conseil International des Archives en partenariat avec de nombreux sponsors du monde des archives dont le SIAF, pour mettre au point un progiciel d’archives libre et open-source http://ica-atom.org/

JLB-NET RECORD : Progiciel de gestion des archives papiers et électroniques, tourné vers l’automatisation des procédures de gestion des fonds d’archives d’entreprise : http://www.jlbinfo.com/index.php?page=6

LIGEO ARCHIVES : Solution full-web de gestion, traitement et diffusion des documents d’archives disponible sous deux aspects ; Ligeo Archives Gestion et traitement, et Ligeo Archives Diffusion pour la mise en ligne, diffusion, portail de recherche, expositions virtuelles. http://www.vtech.fr/Ligeo_Archives-1484.html?NOCLEAN=0

MNESYS : deux logiciels, Mnesys Archives et Mnesys portail. Mnesys archives est un logiciel full-web de gestion d’archives. Mnesys portail est une solution de diffusion et valorisation de contenus numérisés, portail en oai-pmh : http://www.mnesys.fr/

PLEADE : logiciel libre – sous licence GPL - de publication, de recherche et de consultation de documents et d'archives numérisés : http://pleade.com/

POS ARCHIVES : progiciel qui offre une structure normalisée de description archivistique, des outils de recherche et sept modules de gestion, pour la gestion des espaces, des tris et éliminations, des communications, la recherche documentaire, les archives électroniques et l’administration : http://www.sesin.com/site/produ_arch2.htm

SAGA : Système Automatisé de Gestion d’Archives, commercialisé par la société locarchives. Le centre d’archives et les administrateurs disposent d’une interface windows, alors que les services versants disposent d’une interface web : http://www.locarchives.fr/solutions/progiciel-gestion-archives-saga.html

SPARK ARCHIVES : logiciel de gestion disposant d’une interface utilisateur pour les centres d’archives et pour les services versants, et d’un portail pour les recherches et restitutions d’archives papiers et électroniques, et proposant un SAE avec un coffre-fort électronique : http://www.kleegroup.com/fr/logiciels/spark-archives.html

THOT : logiciel de gestion d’archives disposant notamment du moteur de recherche documentaire CINDOC : http://www.sicem.fr/thot.htm

Il peut être intéressant d’avoir quelques notions sur les outils de bibliothéconomie. On trouve par exemple…

Koha, système de gestion de bibliothèque en licence libre : http://www.koha-fr.org/

OpenFlora, logiciel libre de gestion de bibliothèque : http://www.openflora.com/

PMB : http://www.sigb.net/index.php?page=secteurs&id_rubrique=1&lang=fr

Bâtiments et conservation préventive

Voir le site des archives de France, pour le programme et règles de construction d’un batiment d’archives. Les règles de calculs des contraintes à supporter ont été revues récemment pour sortir de l'empirique.

Voir site de la BnF, notamment les fiches de conservation et le plan d'urgence.

A FAIRE : j'avais noté dans un coin un site canadien, mais impossible de retrouver l'URL. Par une association assez facile, voici Line Renaud à la place

Collections photographiques

Deux ouvrages remarquables des mêmes auteurs, qui suffisent bien au delà des exigences habituelles de première évaluation des fonds photographiques, tout en pouvant être feuilletés pour le plaisir.

Lavédrine (Bertrand), Gandolfo (Jean-Paul), Monod (Sibylle), [re]Connaître et conserver les photographies anciennes, Comité des travaux historiques et scientifiques (CTHS), Paris, 2007, 350 p.

Lavédrine (Bertrand), Gandolfo (Jean-Paul), Monod (Sibylle), Les collections photographiques. Guide de conservation préventive, Association pour la recherche scientifique sur les arts graphiques (ARSAG), Paris, 2000, 311 p.

Pour les normes, voir le chapitre du Guide de conservation préventive p.53-sqq.

Pour les questions de métadonnées une première approche via wikipedia des questions IPTC et EXIF permet une bonne première discussion.

La suite au prochain épisode (je tente de rajouter une petite biblio video en plus)

22 voilà les inspecteurs !

2010-05-06T22:37:00.000+02:00

Une étape importante de la réorganisation du ministère de la Culture est bien évidemment le rapprochement des différents services d'inspection, qui reste encore loin d'une fusion. On notera avec plaisir que le corps d'inspection des archives, depuis un certain temps déjà, n'est plus composé exclusivement d'hommes mais s'équilibre à peu près -sur un tout petit nombre- entre les deux sexes.

L'inspection générale des Archives de France rejoint l'inspection des Patrimoines, placée auprès du directeur général des Patrimoines, Philippe Bélaval, et dirigée par Isabelle Balsamo. Au sein de cette nouvelle organisation, le collège Archives demeure dans ses missions et ses fonctions, en lien fort avec l'ensemble du réseau - AN-ANOM-ANMT, AD, AR, AM, services des établissements publics... - et avec le directeur et les équipes du Service interministériel des Archives de France.
Inspection, audit, évaluation, dialogue, conseil... constituent pour nous - et pour vous - un ensemble indissociable.
A compter du 10 mai après-midi, nous vous accueillerons 6, rue des Pyramides 75001 Paris (2è étage).
Nos adresses e-mail restent inchangées, les coordonnées téléphoniques relèvent du standard du ministère. N'hésitez-pas à nous joindre.
Cordialement à tous et à chacun.
le 4 mai 2010

Geneviève Etienne François Gasnault Philippe Henwood Christine Pétillat Elisabeth Rabut
01 40 15 35 36 ------ 35 40 ------ 35 48 ------ 35 58 ------ 35 68

A noter également : Solange Blusson ------ 35 20

Formation ADBS "approches cartographiques de l'information"

2010-05-03T20:42:00.000+02:00

J'ai présenté à ECA une idée similaire, sur la thématique plus restreinte du projet d'archivage : l'approche cartographique est très pratique, esthétique, et oblige par la concision qu'elle impose à une précision extrême. Autant d'atouts et d'outils pour mettre en oeuvre des projets.

Les 8 et 9 juin 2010 l'ADBS vous propose une formation sur Marseille

"APPROCHES CARTOGRAPHIQUES DE L'INFORMATION"

Public concerné : Professionnels de l'information, Documentalistes, Chargés de veille, Responsables KM ou toute autre personne souhaitant apprendre à mettre l'information en cartes afin de mieux l'utiliser.

Objectifs

- Comprendre les différences entre les principaux types de représentation cartographique de l'information

- Maîtriser des logiciels de cartographie (Freemind, Mind Manager, Cmap)

- S'organiser et gagner du temps en employant les cartes

- Utiliser la cartographie dans les différentes étapes d'un projet de gestion de l'information (veille, KM)

ECA 2010 - Don Juan et le coup de grâce

2010-04-30T12:52:00.001+02:00

Petite surprise dans le tram ce matin pour aller à la conférence. Deux jeunes femmes en uniforme de la TPG (compagnie des transports publics genevois) : des contrôleuses ? Pourtant, ce tram ne va guère qu'à la zone internationale, et tous les touristes à Genève reçoivent, inclus dans le prix de l'hôtel, une carte de circulation valable dans tous les transports publics (trams, bus et navettes lacustres) de l'agglomération.

Des agentes de sécurité, en jean et tee-shirt au logo TPG ? Non, des distributrices de livres !

A l'occasion du salon du livre de Genève, la TPG distribue gratuitement à ses passagers des piles de Folio Gallimard parmi ceux les plus minces.

le critère principal semble bien avoir été l'épaisseur du livre plus que le contenu -dans une listes d'auteurs très respectables comprenant Kafka, Yourcenar, Senèque, Apollinaire, Tonino Benacquista et autres noms de la grande littérature en 100 pages-, car le contenu n'est pas forcément tout public et je n'ose croire que la TPG prône à ce point la diversité littéraire.

Pour le train du retour en France, puique ECA s'achève en ce moment, j'ai donc reçu le coup de grâce

de Marguerite Yourcenar et les exploits d'un jeune Don juan d'Apollinaire, ce dernier appartenant en plein à l'oeuvre pornographique du poète. Ayant conseillé mon voisin anglophone, celui-ci est joyeusement reparti avec des nouvelles de Benacquista et la volonté de se mettre au français ! Une très belle initiative, donnant lieu à beaucoup de discussions dans le tram, ce qui prouve encore une fois que l'écrit n'est qu'un support social. Merci à la TPG !

ECA 2010 - Last keynote - Charles Leadbeater /

2010-04-30T12:34:00.000+02:00

Charles Leadbeater, Ideas generator, author and strategic adviser to corporations and governments (GB).

La video devrait être bientôt sur la page dédiée de l'association des archivistes suisses.

Réflexion sur la société de l'information et les business models (grandes institutions/entreprises centralisées vs grains de sable mobiles)

Menaces sur une libéralisation de l'information -qui pourrait profiter aux établissements institutionnels

Vast orphanages of culture : livres et oeuvres audiovisuelles sous droit, mais non diffusées. Grand combat des propriétaires de droits pour en augmenter la durée et le champ d'application, au détriment de l'offre proposée et des souhaits des utilisateurs.
Governments veulent contrôler l'incontrôle des réseaux, avec le début d'un phénomène de backlash perceptible même en dehors des régimes totalitaires structurellement "en avance" sur le contrôle de l'information. Ce sont de nouveaux espaces d'interactions avec les citoyens, mais les réseaux sont aussi perçus comme des menaces à réduire, ou du moins à surveiller [je ne vois pas pourquoi l'espace social virtuel échapperait à la monnaie à deux faces "contrôle social/liberté individuelle" réglant les démocraties actuelles, à moins de considérer que le virtuel invente d'autres lois, modes de réflexion et pratique que le "réel".]
Cloud capitalists : compagnies créant des applications propriétaires avec des données intégrées relevant du même système. Doit-on confier un pouvoir sans précédent sur l'édition mondiale aux ingénieurs de Google ? Intéger la gestion du contexte avec la gestion des documents est une tâche complexe, sensible... Il existe un effet libératoire (Google incite d'autres compétiteurs à innover) mais aussi contraignant (c'est un moteur de recherche utilisé comme un annuaire, pour trouver une information dont on sait qu'elle existe, mais pas une aide à la recherche approfondie).

Forces des archivistes : compréhension du "social" ==> conversationnal, lively reading room.

Représentation que la connaissance a un rôle social et non uniquement commercial : "constituency" des archivistes (notion à étendre à tous les gestionnaires d'information) est plus large que le public des lecteurs ou même un public local, régional ou national.

Réflexions sur une modularité des copyrights (information libre mais services payants, liberté d'utilisation de donées dans certains cadres ou pour un certain type d'utlisateur et payants pour d'autres, etc.)

ECA 2010 - Dématérialisation des AMM de médicaments

2010-04-30T10:11:00.001+02:00

Retour d'expérience sur le projet d'archivage électronique des autorisations de mise sur le marché des médicaments de l'AFSSAPS

Arnaud Jules (Locarchives), Philippe Martin (bureau Van Dijk), Cécile Lévy (archiviste AFSSAPS), Aude de Montgolfier

Cécile Lévy : Contexte

2005 décision des chefs d'agence nationales de permettre aux laboratoires une soumission électronique (contre 1 tonne de papier). Structuration très forte du dossier de soumission, déjà.

L'objectif était que toutes les agences en 2009 puissent recevoir ces dossiers

Après étude technique et de coûts (et contraintes de calendrier serré), décision d'un archivage externe.

Reprise dans l'électronique de la structure de processus très bien organisée pour le papier.

L'archivage est prévu pour être pérenne, la DUA minimale étant 30 ans après l'arrêt de commercialisation.

Pas de PDF/A, 1.4 seulement, pour garder des liens dynamiques liés au processus de soumission.

Progression forte aujourd'hui des soumissions de documents électroniques, avec duplication vers le 1/3 archiveur et copie sur un serveur AFSSAPS pour consultation : la copie archives n'est que pour conservation.

L'agence française est pilote pour un 1/3 archivage avec fonctionnalités plus avancées, les contraintes n'étant pas forcément les mêmes dans tous les pays.

Philippe Martin : défense/explication de certains choix

PDF 1.4 par rapport à PDF/A, pour garder ces liens cruciaux (et choix fait avant la normalisation ISO du PDF/A. Attente maintenant de l'évolution prévue du PDF/A pour réexaminer le choix).

Le CR-R est un support de transfert (avec idée de serveur européen) et pour répondre à la NF Z 42013 qui n'envisageait pas d'autre support de conservation.

==> Evolutivité maîtrisée et justifiée des choix techniques opérés. Le projet a fait des choix à l'instant de sa conception, et sait que certaines modalités techniques vont évoluer

Aude de Mongolfier : méthodologie projet

Diapo claire sur les phases Cadrage/Etudes/Consultation/Mise en oeuvre, avec les livrables, la planification générale.

Approche basé sur les processus, mais mapping avec les phases du modèle OAIS.

Rôles et responsabilités des différents intervenants, pourmaintenir la chaîne de confiance.

Arnaud Jules : présentation de la solution technique

Plusieurs questions : hébergement et conservation, traitement logistique et sécurité des accès.

Vues des processus Locarchives.

Il existe un 1/3 horodateur du 1/3 archiveur.

Philippe Martin : défense/explication de certains choix

Avantage de l'externalisation à l'époque du choix, partage des responsabilités entre chaque spécialiste.

Multiplicité des garanties.

RETOUR D'EXPERIENCE, IMPRESSIONS

Cécile Lévy : point de vue client

Il a fallu travailler avec les soumissionnaires pour récupérer une "soumission électronique" selon les formats de standard acceptés : outil de vérification sur Internet.

Communication nécessaire avec les partenaires, boîte mail générique

Augmentation très forte des soumissions électroniques, remet en cause l'organisation des transferts : optimiser en automatisant.

Aude de Mongolfier AMOA

Projet répond aux enjeux définis au départ. Car sponsor fort SG et intégré dans un enjeu stratégique plus vaste, la soumission électronique : favorise développement et débloquage de moyens.

Risques : manque de visibilité sur l'évolution, expériences sans retour, et même SI en cours d'évolution...

Arnaud Jules : 1/3 archiveur

Projet à gérer à plusieurs dimensions, plusieurs compétences, pluridsiciplinarité. "On marche forcément à 2, tout fonctionne par palier et par bonne entente" : c'est un échange car les solutions doivent pouvoir évoluer poru s'adapter à l'évolution des volumes, des besoins, des techniques, des normes.

"Concevoir la solution sur un temps A mais en ayant déjà à l'esprit un temps B".

Philippe Martin : défense/explication de certains choix

Avantage de l'archivage électronique par raport à la conservation sur papier. duplication, accès, allègement des coûts globaux de stockage

contraintes : les contenus doivent être totalement numériques, les gains sont conditionnés par l'enchaînemnet des étapes et l'automatisation des processus. C'est là que se jouent les économies de charge, le travail d'optimisation du projet post-déploiement.

Questions du public

Q. Lien avec la FDA ?

R. Groupes de travail européen, mais préparation en cours pour un soumission mondiale (30 agences en "Europe" seule), avec une normalisation ISO et l'intégration des commentaires inter-agences en plus de la simple relation bilatérale laboratoire/agence.

Q. Fonctionnalités de recherches dans le SAE, qui y a accès, et que se passe-t-il lorsque les solutions SI vont évoluer ?

R. le contenu n'est pas vu par le 1/3 archiveur, pour des questions de sécurité. Pour la même raison, il est difficile d'envisager des échanges entre systèmes, c'est à dire l'accès extérieur au SI Agence. Déjà vu ailleurs, c'est le responsable sécurité qui prime dans ce type de choix.

Q. Et les informations produites par l'Agence ?

R. Pour l'instant, dossier à part, mais l'évolution du SI d'évaluation prévoit une dématérialisation des évaluations de produits, qui pourront dès lors bénéficier de procédures similaires.

Q. Scénario de sortie de marché prévu ?

R. L'AFSSAPS entre dans le cadre des marchés publics, donc déjà plusieurs expériences de renouvellement de marché. Un avenant a dû être ajouté à un marché pour clarifier une situation, avec reprise dans les nouveaux marchés : restitution du paquet versé, avec garantie d'interopérabilité avec d'autres opérateurs. Débats dès la phase pilote du premier marché, perfectionnés ensuite et validés par la Direction des archives de France

La présentation a duré 1h, et 30 mn ensuite de question : format moins souple que les présentations/questions en 30mn, mais infiniment plus confortable et qui permet d'aller beaucoup plus loin dans le détail du projet, ainsi que de faire intervenir différents acteurs d'un projet.

ECA 2010 - Keynotes du vendredi matin

2010-04-30T09:59:00.001+02:00

Keynote du 4e thème : online access : solutions and implications.

Angelika Menne-Haritz, vice-présidente des Archives fédérales Suisses

Felix AkeretPDG de Scope Solutions AG (Suisse)

Le thème étant moins central pour moi, je renvoie simplement à la page dédiée de l'association des archivistes suisses où les vidéos devraient apparaître sous peu, mais les deux keynotes sont en allemand.

La 2e traite notamment de l'intégration difficile des systèmes de gestion des archives papier et électroniques (les diapos sont en anglais, et claires, d'après le modèle OAIS).

Diapos de représentation de la segmentation du marché entre gestion des archives papier et numériques/petites et grosses compagnies.

Tendance : vers des portails d'accès à différents états des fonds : exportation/moissonage de métadonnées permettant des recherches centralisées (sur le modèle de la Z3950 mais il envisage manifestement de l'EAD)

"Je suis un fan de la fédération, peut-être parce que je suis Suisse" mais "la fédération doit avoir un certain nombre d'avantages, dont l'exhaustivité combinée à la simplicité de recherches".

Souhaits des utilisateurs : recherche hybride intégrée entre archives papier et électroniques

aide

recherche plein texte, avec évolution vers la recherche sémantique

accès direct au contenu si cela est licite

reading rooms

fonctionnalités wiki

...

Analyse de la scène de recherche dans les archives de l'académie Jedi dans Star Wars. "Kamino ? Si le système planétaire n'apparaît pas dans nos archives, il n'existe pas !!!"

Q. La recherche sémantique pourrait un jour remplacer la description des archives. Aussi la structure de description ?

R. Interrogations actuelles, mais probablement maintien des descripteurs pour fournir une recherche de meilleure qualité aux spécialistes. Mais la recherche sémantique peut être une aide majoritaire pour l'utilisateur non professionnel, notamment généalogique, et débordant largement sur les autres modes d'interrogation.

ECA 2010 - Flying reporters et dîner républicain

2010-04-30T00:04:00.001+02:00

Le lien vers le sous-site ECA 2010 des Flying reporters, avec traduction multilingue en direct, interviews, etc. Il y a des photographies, et plusieurs post développés sur des conférences que j'ai également suivi, je tenterai de faire des liens...

Avec un peu de chance, eux auront gardé le menu du "dîner Suisse et républicain" de ce soir et sauront traduire les paroles des chansons qui ont rythmé la soirée entre filets de perches aux roestis, moelleux au chocolat garanti Suisse et vins genevois : Suisse parce que local dans la provenance des mets, républicain car nous fûmes inspirés dans nos conversations de table par de beaux et forts discours sur les activités du CICR pour retracer les faits et gestes des "personnes disparues" (entendre "à l'insu de leur plein gré") et informer les familles.

Yodel, yodel, bonne nuit...

ECA 2010 - Luis-Esteve Casellas

2010-04-29T16:59:00.002+02:00

Conséquence du passage à l'administration électronique dans les organisations : l'expérience de la mairie de Gérone

Gérone, 100 000 habitants.

Diapos à revoir, très bons textes : "Gestion documentaire vs gestion de l'organisation : coïncidence d'objectifs", c'est beau et cela se lit dans tous les sens.

Dématérialisation complète par filière, et sous condition d'évaluation et de décision sur le sort final. La numérisation substitutive est possible, sous conditions d'application d'une législation sur la copie conforme.

La gestion des documents numériques est en fait, plus qu'un programme de dématérialisation, un programme de meilleure production avec des processus mieux identifiés et des métadonnées, un mapping complexe des applications identifiées... Normalisation des noms de la production documentaire.

"Systèmes docucentriques vs systèmes datacentriques" : les premiers ont-ils de l'avenir ? Cf post sur l'intervention de Hans Waalwijk.

Le choix du format est en partie lié aux durées de conservations, avec éventuellement COM (computer output to microfilm) : ex. registres de délibérations en PDF signés, avec COM et export txt.

Parle de contenu informatif plus que de représentation à l'identifique...

==> Un programme présenté comme une somme d'expériences semi-indépendantes par les différents services de la municipalité, mais très abouti au niveau des procédures sinon au niveau des outils informatiques.

"Le passage à l'administration électronique est plus un problème organisatif qu'un problème technologique" [sic, mais comme c'est le seul catalanisme en 30 mn d'une présentation en français impeccable, je le laisse avec admiration ;) PS. Merci pour le petit mot.]

www.girona.cat/sgdap

Q. Rejouer x fois la signature électronique ?

R. Non, uniquement à l'incorporation dans le système. Ensuite, confiance dans la chaîne de traitement.

ECA 2010 - Nicole Jamgotchian / Stéphanie Guinet

2010-04-29T16:34:00.001+02:00

Marseille et l'archivage électronique : continuité dans la mission, innovation dans l'organisation

Une intervenante des Archives municipales (plus Sylvie Clair dans la salle), avec une deuxième intervenante de la DSI pour insister sur l'aspect collaboratif du projet.

Réorganisation des services de la ville de Marseille (la comparaison des organigrammes avant/après est impressionnante), accompagne/accèlère une réforme de la gestion de l'information.

Projet lancé en 2002, avec cadrage de la DSI sous l'impulsion du premier plan ADELE, qui me semble avoir eu une vraie répercussion parmi les DSI en France.

2006 : début d'une collaboration DSI/Archives

2007 : nouvelle politique d'impression (j'ai connu ça aussi à la même époque, mais avec un blocage très rapide pour aller au-delà de la simple dématérialisation et mise en ligne)

2008 : présentation commune au SG

fin 2008 projet, appel à assistance à maîtrise d'ouvrage spécialisé en informatique documentaire et archivistique (bilan, déterminer filières papier et informatiques, scénarios, politique d'archivage, détermination de moyens et grille de risques)

Projet lancé par grands domaines fonctionnels, sur les documents vitaux et les documents à risque de fort contentieux : RH, finances, Etat-civil, délibérations, marchés, élections.

Le nom du SAE : "l'application de convergence". Très beau nom et qui escamote l'archive poussiéreuse, avec notes d'IT et parfums de modernisme

Grille d'évaluation des documents et activités selon 5 critères pondérés : enjeux réglementaires , informatiques ,historiques, juridiques et financiers, logistiques et administratifs.

Etude des d & d par fonction et types techniques

Q. Projet de mutualisation des outils ?

R. Pas avant d'avoir une plate-forme utilisable, pour avoir des résultats. L'idée est de partager l'expérience méthodologique, le partage du code n'est pas encore vu comme quelque chose de concret, faisable dans un futur proche.

Q. R. Relations Archives/DSI facilitées par des circonstances personnelles : archiviste corresponsante informatique, "DSI" ex-direction culturelle.

ECA 2010 - Adrian Butcher

2010-04-29T16:00:00.001+02:00

Going Digital : an expanded role for the archive -and the archivist ?

Adrian Butcher (Open Text)

Présentation intéressante, mais plus dans le discours que dans les diapositives seules. Revoir néanmoins.

Conclusions :

The role of the archive becomes more, not less, important

The role and value of the electronic archive are growing

The drivers and value go beyond the role the "traditional" archive

The traditional custodianship of the arvchivist remains vital [ou bien cela peut devenir un métier à part]

Some questions

Should archivists stay with archiving "tradition" only ? [cf supra]

Can business value drive an enhanced business case ?

Will the profession choose to keep pace with content innovation -and content risk ? [Cf billet sur les générations ? La question ne me semble pas dans les choix des professionnels, mais dans les directions politiques et le contrôle sur l'évolution du métier qui est donné. Ai-je déjà mentionné que le responsable du service de l'archivage numérique en Suisse a moins de 40 ans, avec une possibilité de proposition ?]

How will it evolve in relation with business use of information ? [vision très intéressante d'une profession -on n'est manifestement pas là dans une perspective purement publique- d'une évolution "capitalistico-darwinienne" des archivistes, en total décalage avec le métier français d'archiviste public.]

Q. Combien d'archivistes à Open Text ?

R. Plusieurs records managers dans chaque filiale nationale d'Open Text

Q. N'y a-t-il pas un risque à voir des consolidations en chaîne parmi les entreprises en gestion de l'information ?

R. La compétition existante est très compétitive lorsqu'OT candidate sur des projets :). Par ailleurs, la consolidation permet d'économiser des coûts ultérieurement en permettant des procédures moins éparpillées entre différents acteurs.

ECA 2010 - Anne Burnel

2010-04-29T14:24:00.001+02:00

L'archivage électronique, facteur de performance et de conformité des processus

Keynote du troisième thème : réorganisation des processus et des business models

Vidéo réalisée par l'association des archivistes suisses

Chaque fois que j'écoute Anne Burnel, dont les présentations sont toujours d'une exemplaire sobriété -et aujourd'hui avec la très épurée charte graphique de La Poste-, tout semble simple et évident. En 2008 au DLM comme aujourd'hui à ECA, le propos est logique, tenu, partant des constats pour arriver aux conséquences à en tirer pour l'évolution des enjeux et des métiers : ce qui devrait être la fondation indiscutée de l'action des archivistes. Une action sans regret du passé ni crainte, mais .

Un autre point apprécié : la présentation pourrait être faite devant n'importe quel public, tant Anne évite tout terme jargonnant, malgré la profondeur de raisonnement derrière cette simplicité apparente.

Être archiviste, c'est aussi être un expert -et ne pas le montrer à temps plein : penser compliqué, et parler simplement.

Citation : "Les entreprises évoluent de plus en plus vite et font voler en éclat les repères qu'avaient mis en place les archives pour contextualiser leur production documentaire."

"les fondements de l'archivistique demeurent....

mais ses principes sont à mettre en oeuvre sur la base de concepts méthodologiques et d'outils nouveaux."

ECA 2010 - Oliver Morley

2010-04-29T13:58:00.005+02:00

2e Keynote du thème 2 d'ECA : What to keep : how to mirror the information society

Oliver Morley est Acting chief executive (adjoint du directeur/vice-président) des Archives nationales du Royaume-Uni

Il est jeune, présente bien, il est dynamique, et décrit sans angoisse ni faux espoirs la doctrine officielle du Royaume-Uni : moderne, adaptative, partant des documents et données courantes, des applications de réutilisations des données publiques existant pour l'Iphone, etc.

Une présentation plus sobre que l'autre keynote sur le même thème, ce matin par Jason L. Baron. Plus anglaise et sans vidéo, mais très au point.

Quelques citations qu'on n'a encore jamais vu dans les diapos de la DAF/SIAF :

Assumption : Historical value is approximately equal to business value

In digital conservation, all costs are upfront, in papier conservation, they are spread across an extended period of time

Championing effective management of the digital future

Value : better information = better outcomes (notamment pour de meilleurs services publics, pas uniquement pour des Apps)

Les stats des AN UK sont sans communes mesure avec celles des AN à mon avis, mais pas forcément différentes -hormis les différences d'échelles- avec ce que l'on peutobserver sur des sites d'AD dynamiques (j'ai l'une des Savoie en tête, pour le cadastre sicilien, dont le directeur signalait sans forfanterie il y a quelques années déjà que le site des AD était, tant en contenu qu'en volume, de loin le plus visité du département parce qu'il était celui dont le contenu était le plus riche.)

We believe in pushing boundaries and being innovative on information across government

[Pour une raison technique peut-être, la vidéo de cette intervention n'est pas encore disponible vendredi 30 sur la page dédiée de l'association des archivistes suisses. Vérifier, elle y sera peut-être ajoutée]

ECA 2010 - Matinée du jeudi

2010-04-29T12:27:00.001+02:00

Keynote 2 : Jason R. Baron, Director of Litigation, US National Archives and Records Management (USA)

Présentation video très high-tech de l'inflation du nombre d'objets numériques et du volume, puis des enjeux de l'e-recovery.

L'intervenant n'est pas archiviste mais juriste.

Rq : il y a donc un département du contentieux aux AN US... avec bien évidemment une veille juridique et un certain degré d'anticipation des problèmes juridiques liés aux documents et données contemporains, et particulièrement numériques

Entretien réalisé par les Flying Reporters à Genève

Semantic Access to Archives. Tools and methodologies for sharing and re-use of documentation in an office automation process, par Sylvia Mazzini

Présentation d'une plate-forme EDRMS, dès la production des d & d, de la chambre des députés italienne, avec système d'indexation total ou partiel d'un document selon le thésaurus Eurovoc.

Diffuser les concepts normatifs sur le terrain : exemple de la traduction d'ICA Req en français

La méthodologie utilisée pour la traduction d'ICA Req par un groupe ad hoc, pas la norme elle-même. Très intéressant, montre la rigueur à laquelle il faut s'obliger en l'absence d'outils de partage, d'enregistrement des modifications et de versioning.

Questions de la salle (consultants) sur la relation à Moreq2 et Moreq2010 d'ICA Req. Une réponse très courte à une coexistence de X textes sur des problématiques similaires est qu'ICA Req est plus light que Moreq2, et n'est pas non plus prévu pour une certification, contrairement à Moreq.

Pour une mise en oeuvre efficace, cartographie du projet d'archivage

Les globes de Coronelli en page de titre, un public plutôt intéressé par le concept boîte à outils.

Du média vivant à sa sauvegarde. L'intégration d'un continuum dans le processus d'archivage patrimonial de la commune de Lausanne

Exemple d'une base de gestion du patrimoine photographique de la ville de Lausanne, avec chaîne de production et recherches.

ECA 2010 - Hans Waalwijk

2010-04-28T17:59:00.000+02:00

A Chain is as Strong as its Weakest Link

Plan :

Chain information system
Linking chains and chaining links
Recordness of data in chain formation
Weak links

Je ne suis pas sûr de comprendre exactement l'objet de la présentation, mais il me semble -sous toutes réserves- que le concept de chain informatin est celui d'un objet d'information composé de plusieurs sources d'information, possiblement composé à la volée depuis plusieurs sources (DB ou "registries").

Déjà une notion agitée en 2005 lors de la réunion ISO à la BnF pour refondre les normes autour du RM, la notion de document s'effiloche au profit d'entités multiples créées ou assemblées à la demande.

Autrement dit c'est la notion d'unité du document qui est remise en cause par non seulement l'enregistrement informatique (cf un fichier odf qui est un zip de différents xml) mais aussi par des outils encore plus déstructurés.

La présentation est sobre et très organisée, avec des listes simples. S'y référer pour repenser.

La notion de registres présentée est vraiment un enregistrement thématique, M. Waalwijk cite le Domesday Book. Ok, les Néerlandais ont un système d'enregistrement national des"registers and registries", la notion se rapproche des fichers déclarés à la CNIL pour les bases de données thématiques de l'Etat : fichier des impôts, état-civil, casier judiciaire, etc...

Des fichiers aussi peuvent être liés par des "archival bonds", soit un lien avec les autres documents faisant partie du même ensemble.

M. Waalwijk, complet sombre et cravate unie sous un front dégarni, imperturbablement sérieux dans son discours, semble parfaitement à l'aise dans son oeuvre de déconstruction/reconstruction.

C'était une session à mettre après le café, mais passionnante : la démonstration logique que des données brutes peuvent devoir -souvent- être gérées avec le même soin que des documents ou records.

Questions du public :

Luciana Duranti renvoie aux études de cas d'Interpares. Quelle peut-être la solution quand l'information est partagée entre des producteurs multiples, par exemple des bases interministérielles ou connectant différentes bases ministérielles.

R. Pas tout garder, mais être conscient dans l'évaluation que les objets d'information ne sont souvent que des enveloppes vides (ex. numéro d'un suspect dans une base de police, traduit en langage clair dans un registre judiciaire distinct)

Q. Retrouver l'information sur une personne est-elle encore faisable ? La modélisation des liens d'échanges d'information existe-t-elle, ou bien les interconnexions vont-elles plus vite ?

R. La législation existe mais n'est pas vraiment adaptée à cette révolution technique.

Q. Besoin d'une infrastructure de bases de données (modélisation des données et des possibilités d'échanges directs et aux 2nd et Xème degrés entre les bases) ?

R. Pas de réponse technique, mais il faut tenir compte dans la représentation conceptuelle de ce qui est désormais une réalité.

ECA 2010 - Mari Runardotter

2010-04-28T17:24:00.000+02:00

Organizing for Digital Preservation : Who Will Do It ?

Intervenante non archiviste mais informaticienne.

Northernmost University of Technology in Scandinavia (Suède).

Première présentation de la journée à s'interroger sur la pertinence des termes archives et archivistes...

Nécessité de talents pratiques, de compétences technologiques et d'une responsabilité stratégique. Nihil novi, mais jolie diapo avec deux fourmis portant ensemble une pomme bien rouge.

Passage à PROTAGE, mais la transition m'a complètement échappée : http://www.protage.eu/index.html. PROTAGE is a research project (STREP) in the seventh framework programme of the EU. The name PROTAGE is an acronym for PReservation Organizations using Tools in AGent Environments.

The PROTAGE approach to digital preservation is based on pro-active autonomous software agents that are independent of hardware and software technologies. This represents a shift of focus in digital preservation from information systems to preservation-friendly digital objects. The idea is to link these digital objects to long-term digital preservation processes by using agent-based software technology. The PROTAGE project will, based on the latest research on digital preservation strategies and on autonomous systems, build and validate flexible and extensible software agents for long-term digital preservation and access that can cooperate with and be integrated in existing and new preservation systems.

Après vérification du programme d'ECA, il existe en fait une autre présentation entièrement dédiée à PROTAGE demain. La logique de la présentation commence à m'apparaître -les petites cellules grises fonctionnent plus lentement en fin de journée...
Q. Qui doit gérer l'information ?
R. L'archiviste doit posséder un ensemble équilibré de compétences
R2. Et des outils automatiques peuvent reconstruire de manière autonome ou semi-autonome des "produits d'information" répondant aux besoins à l'instant t.

==> voir le site de PROTAGE plus que les diapos de cette présentation.

ECA 2010 - Luciana Duranti

2010-04-28T17:04:00.004+02:00

Digital Diplomatics and Digital Forensics : Towards one Integrated Discipline

Digital Records Forensics Project
The Digital Records Forensics (DRF) Project is a 3-year collaboration (April 2008-April 2011) between the University of British Columbia's School of Library, Archival and Information Studies (SLAIS), the UBC Faculty of Law, and the Computer Forensics Division of the Vancouver Police Department.
This research addresses the following challenges presented by digital technology to the records management, archival and legal professions:
The identification of records among all the digital objects produced by complex digital systems, and
the determination of their authenticity
when digital materials are kept outside of the technological environment in which they were produced and/or maintained either by the creating body itself or by third parties like police departments or archival organizations; and
when records are of uncertain origin and/or exist in proprietary formats that are hard to maintain over time, thus compromising their long-term research value or their ability to be submitted and/or admitted as evidence in a trial.

cf http://www.digitalrecordsforensics.org

___

Diapo de définition très intéressante sur la diplomatique numérique l'expertise des documents numériques (au sens expertise d'autopsie).

Nombre d'experts "forensics" sont appelés à devenir archivistes, poussés par une approche de type qualité. La réglementation (lois canadiennes) ne parle pas forcément d'ensembles inclus les uns dans les autres, d'où une certaine confusion.

L'original matériel du support d'un document numérique ne signifie souvent plus rien, il faut donc des données contextuelles pour construire un faisceau de présomptions d'authenticité.

Luciana Duranti lie la diplomatique numérique à la représentation exacte du document initial. Peut-être un peu court en terme de diplomatique...

Ok, il y a une autre diapo sur la stabilité du contenu, et le jeu à l'identique de mécanismes de création de vues.

Beaucoup de textes, très intéressant, je ne tente pas de résumer la présentation : plein de définitions utilisables (stored records, manifested records, static records, interactive records...).

La différence faite est que la diplomatique est une science largement universitaire, de connaissance, alors que la parole des experts "forensics" a une valeur juridique avec un poids immédiat sur la jurisprudence. On peut débattre de ses catégories mais c'est assez opérationnel, toute la différence entre un professeur de paléographie à l'école des chartes et un expert ès écritures auprès des tribunaux.

Pose un argument intéressant : il vaut mieux utiliser du open source pour éventuellement pouvoir rejouer "en labo" la création. Discutable dans sa conclusion à mon avis, il ne s'agit pas d'une expérience scientifique pour Science, mais d'un contexte... Et dans le court terme, on peut toujours reprendre le système existant même si propriétaire.

Le forensic a besoin de documents ou métadonnées hors du document même : logs, métadonnées de modifications si elles sont nécessaires, etc, etc. Le diplomatiste aussi, ce ne sont peut être tout simplement pas les mêmes...

Convergence ou pas ?

Se renseigner sur les Daubert rules (sorte de méthodologie scientifique étendue aux objets numériques pour déterminer si le taux d'erreur est acceptable ou pas ?)

Luciana Duranti (et university of British Columbia et d'autres ?) souhaite développer une nouvelle discipline ou science, "Digital records forensics", qui deviendrait une spécialisation d'une formation archivistique.

==> REFLECHIR

ECA 2010 - Tarvo Kârberg

2010-04-28T16:34:00.000+02:00

Flexible and automated ingest of records from EDRMS systems

Archives nationales d'Estonie.

Développement d'un module universal d'archival (UAM) pour aider les agences gouvernementales à importer les documents, les métadonnées, avec validation et SIPs, puis versement aux ANE.

La salle est l'une des plus petites du CICG, mais elle est pleine à craquer, pas loin de 100 personnes : le sujet est manifestement au coeur de la problématique d'un certain nombre de collègues.

Trois composants du module : import, core and export.

Import : par des transformations xsl des données, de manière souple avec mapping depuis presque n'importe quel EDRMS. Imports d'information et médatonnées via xslt ou XPath. Versement du xml "compatible" au core. Semble une solution évidente sur le modèle, mais j'imagine qu'en pratique il doit exister des montagnes de difficultés pour le mapping...

la migration des documents bureautiques est prévue (réalisée?) par des convertisseurs comme open office ou .NET.

Les formats cibles forment une liste contrôlée, et les formats autres sont convertis

UAM jtilise JHOVE (pour la validation du format réel par rapport au format annoncé).

Core : schéma de classification, me semble correspondre (depuis le tout fond de la salle) à la création automatique de métadonnées contextuelles (producteur, fonds, fonctions, séries, dossiers...). Certains éléments sont obligatoires, et leur absence déclenche un contrôle humain. Compatibilité avec ISAD(g) et ISAAR(cpf).

Enregistrement des interventions, avec possibilités d'éditer la liste des modifications.

"Validation" déclenche opérations de vérification de la conformité des métadonnées et des formats, puis exports de paquets SIP vers le SAE.

Questions du public :

C'est encore un projet test, avec des essais concluants réalisés. UAM semble un outil flexible.

La documentation n'existe qu'en estonien, mais UAM est codée en anglais.

Les XSLT sont les seuls outils à customiser, ou bien le reste doit-il être adapté à chaque environnement ? Il faut vérifier l'input, mais le code fait que c'est assez flexible. Many inputs, one and only one output.

Migrations de formats, déjà expérimentées ? la conservation se fait cependant en double exemplaire, avec le format original et le résultat mouliné par UAM.

ECA 2010 - Alexandra Garcia / Isabelle Drouin

2010-04-28T15:32:00.000+02:00

Au service des opérations humanitaires : vers une gestion intégrée du cycle de vie des archives au CICR

Projet de RM intégré dès la production documentaire, avec insistance forte sur une messagerie de groupe et une base dans laquelle existe un plan de classement. Une base de connaissance centrale conserve et répond aux besoins opérationnels.

Tout passe par la messsagerie apparemment ?

Le programme est basé sur un audit informationnel. Plan de classement fonctionnel à 4 niveaux, unique, qui minimise les effets du turn-over et facilite les mutations d'un bout à l'autre de la planète. La sensibilisation est plus simple (dossier, record). Le classement électronique rend les documents disponibles, mais facilite aussi la prise de décision.

C'est l'utilisateur qui prend la décision de conserver ou non l'information, ce qui permet une exhaustivité et une connaissance des métiers que seuls les "traitants" (entendre producteurs) peuvent apporter. Le calendrier de conservation est intégré.

Les archives ont écrit les spécifications du système avant le développement, pour définir les fonctionnalités et les rôles intégrés au système.

Le rôle des archivistes a changé depuis le déploiement : accompagnement, formation.

La conservation pérenne

Les dossiers de la base de référence et d'autres données issues d'autres systèmes : l'objectif est l'ensemble du patrimoine numérique. Extension majeure de la sphère d'action des archives du CICR, qui ne s'occupaient que du papier jusqu'il y a 4 ans (début du projet actuel).

La gestion du projet

Evaluation des systèmes avec catégorisation des informations et des risques.

==> Stratégie générale pour l'archivage électronique : politique d''archivage, à destination également des dirigeants [convaincre 3 fois les dirigeants, comme utilisateur, encadrant et pilote stratégique...]

Intégration des Archives dans les projets SI

Objectif : mise en oeuvre d'un système d'archivage électronique avec conservation pérenne.

Remarques annexes : l'audit informationnel s'est nourri des connaissances accumulées par le service sur les archives papier, les missions du CICR étant suffisamment stables et anciennes pour permettre un retour d'expérience à partir de fonds utilisés depuis longtemps dans des perspectives historiques comme administratives.

Le plan de classement, élaboré en français, a ensuite été traduit en anglais et en espagnol. Il prend la suite des plans de classements anciens en les remplaçant. le CICR envisage par contre des outils d'interrogations communs des fonds anciens (métadonnées interrogeables) et post-2010.

Accès : politique CICR avec 4 niveaux de confidentialité.

ECA 2010 - Jean-Daniel Zeller

2010-04-28T14:58:00.000+02:00

De nouveaux défis pour l'archivage électronique : Intranets et coûts de l'archivage numérique à long terme

Jean-Daniel Zeller est archiviste principal des Hôpitaux universitaires de Genève. Photographe, formé aux sciences de l'information. Diplômé d el'université de Berne, depuis 1995 professeur à la HEG "archivage des documents électroniques", "gestion de projet".

Deux présentations en une, car deux propositions faites au comité scientifique , validées toutes deux mais en 30 minutes tout compris : les intranets, les coûts à long terme. Elles se suivent sans lien.

Conserver les Intranets

Peu d'information publique, car il n'y a pas de volonté d'informer. C'est un portail, donc il ne devrait pas y avoir d'information propre. Pas d'accord simple sur la typologie des intranets.

3 typologies : fonctions des entreprises, outils logiciels, outils de travail organisationnels (cf tableauxissu de l'Observatoire de l'intranet).

Quelques remarques : le workflow est disséminé partout. les fonctions organisationnelles (qualité, informatique, RH, organisation, communication) sont majoritairement là. Des fonctions disparaissent car reprises par des ERP métiers (achats).

Nombre d'informations ne devraient pas nécessiter d'archivage ! Débat archivistique.
D'autres documents ne sont présents que sur l'intranet et doivent donc être considérés : plusieurs documents contextuels sur l'organisation (annuaires, organigrammes...)
Informations visibles sur l'intranet mais provenant d'autres applications informatiques (CMS...) : archiver les applications, plutôt que les vues fournies.

Dans la réalité, qu'en est-il ? la copie de l'outil de sauvegarde régulière du site web est celle la plus utilisée, sans évaluation archivistique et exclusion des bases de données pour des raisons techniques.

Prévision de J-D Zeller : durant les 3/4 prochaines années, cette pratique du snapshot partiel va perdurer car il correspond aux besoins. Aucune contrainte pressante ne semble imposer une évolution forte, d'autant que l'évolution des intranet vers de simples fenêtres d'affichage me semble engagée, même avec la mise à disposition généralisée d'outils de gestion de contenus.

La bibliographie est disponible sur un nouveau blog http://regarddejanus.wordpress.com, qualifié "d’aide-mémoire pour organiser mes ressources sur le records management, l’archivage électronique et le téléenseignement (e-learning)". Hop, c'est dans l'aggrégateur.

Le coût de la conservation à long terme

Différentes formules existent, cf présentation et attendre le papier publié pour voir les domaines d'application de chaque méthode de calcul.

L'idée du jour est d'inscrire ces modèles théoriques dans le cadre du schéma OAIS, pour permettre des comparaisons.

D'autre part, certaines variables sont dépendantes, il peut être intéressant d'insister sur des investissements plus lourd en amont pour alléger les dépenses postérieures.

Enfin, il existe peu d'analyses de coûts avec des retours d'expérience permettant de comparer le modèle à la réalité : on voit dans les quelques cas existants que le montant global est correct mais que la répartition n'est pas correcte, donc qu'il faut affiner les modèles.

ECA 2010 - Mette Hall-Andersen

2010-04-28T14:28:00.000+02:00

Appraisal of Electronic Record Management System

Présentation à 2 voix, département de l'Evaluation des archives nationales danoises.

98 municipalités, programme depuis 2005 de gestion des archives administratives dont l'électronique : bonne maîtrise des processus papier, et un retour d'expérience utilisable aujourd'hui pour aller plus loin dans la gestion des documents et données électroniques.

Vue de deux bureaux, "avant" et "après".

Les AND gèrent l'approbation des nouveaux systèmes, l'évaluation des documents et données, les standards de transferts et le moment.

Evaluation : garder "evidence of public activity of substantial importance for the individual citizen and the Danish society as a whole". Aujourd'hui, 15% de documents conservés, tout processus est intégré dans un filtre de gestion documentaire.

Mais dans les ERMS, pas d'évaluation. Versements aux AND par SIP, et plus de 50 versements, le temps d'une évaluation fine est venue.

Car le format de conservation, TIFF, est volumineux donc coûteux.

Car les administrations ne voient aucune raison de conserver électroniquement des documents qui auraient été détruits sous format papier : pas de double standard numérique/physique

Projet de propositions méthodologiques pour l'évaluation : l'objectif premier est de baisser les coûts, ou plutôt de dépenser justement (comment dit-on RGPP en danois ?)

Test :

Analyse de 5 DIPS (dissemination information packages) des dernières années : peu d'information redondante ou de documents sans information, mais certaines méthodes sont plus rapides car peuvent être automatisées : il faut réinventer en partie l'évaluation, plutôt que dupliquer des méthodes déterminées pour les filières papier.
Evaluation par format : 14 formats relevés, avec une prédominance de TIFF, DOC, TXT et PDF. Mais aussi des formats images (GIF, JPG...), mais peu de fichiers XML.
Entretien avec les producteurs pour corriger les variations dans l'utilisation du système : l'organisation du RM s'est adaptée, il y a eu passsage d'un système de classement à un usage "base de connaisances" en plus, et aussi des évolutions techniques dans l'ERMS et les bases de données.

Liste de points à suivre lors d'une évaluation, pour éviter de devoir gérer l'évaluation au cas par cas.

Formats
systèmes entiers
documents dont l'information est contenue dans des métadonnées conservées par ailleurs
données redondantes
dossiers transférés conservés ailleurs
bases de données inclues dans des ERMS
sous-séries du plan de classement avec des cas similaires et aucune personnalisation des cas

Projet de nouvelle stratégie présenté à l'automne.

ECA 2010 - Frédérique Fleisch / Anita Frieh

2010-04-28T12:58:00.001+02:00

Les techniques marketing appliquées à l'archivage électronique

Techniques relevées dans la Commission des archives électroniques de l'AAF (créée 2004, permanente en 2009, 14 membres avec une stabilité importante).

Définir une autre image de l'archiviste, par rapport aux clichés d'un métier poussiéreux.

Etude Marquess au 1er trimestre 2010 sur la pratique de l'archivage électronique (renouvellement d'une étude déjà menée en 2007) : 150 entreprises.

Objectifs stratégiques : l'archiviste doit être un chef de projet, un acteur de nouvelle génération, un fédérateur qui communique

L'archiviste de la CAE doit être un commercial de l'archive électronique, un chargé de lobbying au sein de l'entreprise

Plan marketing : trois grands axes d'actions définis depuis 2004

Fiches conseils et fiches de synthèse sur l'archivage électronique : liste des fiches AAF/CAE
renouveler l'image de l'archiviste
moderniser l'image de l'AAF auprès des entreprises

Remarque : présentation descriptive de la CAE plutôt qu'analytique de la question du marketing de l'archivage : publications, conférences, lobbying, formations, événements exceptionnels (petit-déjeuner de janvier chez Shearman & Sterling, ECA). Fan club : déclaration le 14 janvier 2010 (Forum des acteurs du numériques), rapprochement entre la CAE et les différentes organisations professionnelles qui gravitent autour de la gestion de l'information numérique.

Projets

Fiches conseils en cours : archivage des BD, enjeux de la certification, lien entre GED et SAE

Rapprochement avec différentes organisations professionnelles

Participation à des actions de formation (notamment techniciens d'archives)

Lobbying politique et médiatique

Diagramme SWOT de la CAE.

Conclusion (sur image de papillons) : le métier est en évolution -et les supports sont éphémères.

ECA 2010 est l'occasion d'établir des contacts avec l'équivalent Suisse de la CAE.

ECA 2010 - Chantal Reveney-Fry

2010-04-28T12:28:00.000+02:00

Des archivistes aux profils multiples

Salle sous la présidence de salle d'Anne Burnel

Chantal Renevey-Fry décrit à partir de son expérience d'archiviste en Suisse et de formatrice, l'évolution de la formation. En 25 ans, voyage vers l'amont, jusqu'à avant la conception des documents, mais maintien du lien avec le patrimonial.

Les législations relatives à la transparence de l'information sont un bras de levier important pour l'action des archivistes : loi genevoise sur la transparence (doublée d'une loi sur la protection des données), qui à Genève prévoyait une période de transition de deux ans, a entraîné la création de postes d'archivistes spécialistes.

Gestion des masses : trop d'information tue l'information, mais aussi naissance d'organisations non-verticales, de règles transverses qui complémentent les organisations anciennes mais multiplient la quantité de documents réglementaires à prendre en compte.

Présente l'organisation générale de la formation professionnelle en Suisse, avec pour chaque formation l'équilibre choisi entre spécialisation et enseignements plus généraux.

Les formations en apprentissage : formations duale en entreprise, avec cours en école professionnelle. Les archives numériques sont abordées dans le cadre du conditionnement et de la pérennité des supports : bon placement.
HEG (en 1998, la HEG (Haute école de gestion de Genève) est créée, en intégrant l'ESID Ecole supérieure de l'information documentaire). Bachelor HES spécialiste : 3 ans d'études, 180 crédits dont 16 à 56 en archivistique. Les débouchés sont : spécialiste en information documentaire, soit archiviste système ou records manager
HTW Chur en Suisse alémanique

La manière dont la haute école vend l'archivistique est un marketing fin : selon le cycle de vie, selon le support, selon le type d'entreprise.

Depuis 2008, partenariant avec Montréal pour un master international en sciences de l'information : pas de débouché précis car plus de souplesse. Chacun se construit sa spécialité de manager, avec un an d'étude dans chaque pays.

Autres masters...

Formation initiale 2/3 en sciences humaines, mais augmentation de la part formée à l'information/gestion documentaire. ce ratio n'est pas déterminé par la génération, pas de dépendance forte entre la formation ou les études initiales et le type de poste ou le lieu d'emploi. Bien évidemment, le niveau de formation décroît avec la place dans le réseau des archives, de la conception à l'exécution.

ISO 15489 a été la révolution copernicienne, qui a introduit la gestion de projet et l'archivage contemporain. Risque perçu de perdre pour les RMers d'oublier la valeur patrimoniale.

Proposition de maquette équilibrée, intégrant l'archivistique dès les premiers cycles mais gardant toujours une dose et de notions patrimoniales et de RM dans les enseignements.

Termine par l'appel de la CITRA de Malte en 2009 : prendre en compte les opinions des professionnels, mais aussi des étudiants et des enseignants.

Anne Burnel relève l'originalité du système d'apprentissage.

ECA 2010 - ouverture, keynote sur l'évolution du métier d'archiviste

2010-04-28T11:48:00.005+02:00

Pour référence,les vidéos réalisées par l'association des archivistes suisses.
Aussi, le post des Flying Reporters sur le cocktail d'ouverture, avec discours d'Andreas Kellerhals.

____
Pour l'anecdotique et quelques citations, mes notes en direct :

Ouverture d'ECA 2010 par M. Andreas Kellerhals, Directeur des Archives nationales suisses, président de séance

650 participants, plus d'une centaine de séances inscrites. 200 propositions. 120 retenues par le premier comité, puis équilibre entre les langues, les thèmes et les intervenants.

Nombre de séances participent de plus d'un des 4 thèmes généraux.

Un thème supplémentaire, qui sera celui du « dîner républicain » de gala jeudi soir : les archives et les droits de l'homme, sujet d'importance mondiale et particulièrement sensible à Genève où des affiches rappelant les principes de la Convention de Genève fleurissent dans les rues.

Légères modifications de dernière minute du programme : consulter les écrans du centre international de conférence de Genève, mis à jour, plutôt que le programme diffusé la semaine dernière.

Musique, c'est parti !

Ouverture de Guillaume Tell : Ambiance d'orage dans les Alpes

et 2 autres archives audiovisuelles choisies pour leur caractère Suisse, conservées à la Phonothèque nationale.

Images retenues pour les mêmes critères. Ce sera d'ailleurs l'une des remarques annexes à la Conférence, les Suisses travaillent manifestement de façon plus intégrée entre Archives, Phonothèque nationale, institution chargée de distribuer les budgets fédéraux et toutes les institutions conservant des collections audiovisuelles : questions de "souveraineté cantonale" mises à part -nous sommes en Suisse, les 26 cantons sont un cadre conceptuel essentiel-, il existe une véritable répartition organisée des compétences permettant à un centre de fonctionner comme un réservoir d'expertise au profits de collègues dans d'autres institutions, avec dépôt ou non des collections. Ils dînent même ensemble et se relaient pour expliquer aux collègues étrangers, avec autant de gentillesse que de patience, le fonctionnement institutionnel Suisse -et l'origine des filets de perches ou des vins genevois, comment reconnaître les maisons de bonnes familles et les méthodes migratoires de sommet en en sommet des populations du Valais. Merci encore, rendez-vous à Paris la prochaine fois.

Angelika [Henne-Haritz], EURBICA

Présentation des différents programmes d'EURBICA (dont le retour d'Euronomos qui a changé d'adresse internet mais existe manifestement encore).

Henri Zuber, président de SPA

Activités de SPA : préparation d'un manuel sur les activités des associations professionnelles : cf CITRA 2010. Préparation du 2e congrès des associations professionnelles à Edimbourg en octobre 2011, après celui de Madrid.

L'archivage numérique n'est pas un simple sujet professionnel. Si nous ne nous positionnons pas sur ce critère cependant, ce sera la fin pure et simple de notre profession : évaluer, sélectionner et transmettre une information et son contexte.

Si nous ne réussissons pas à faire reconnaître notre légitimité pour intervenir dans ce domaine, nous n'avons plus de pertinence d'existence.

Anna-Pia Meissen, Archiviste de la Ville de Zürich, Présidente de la'Association des archiviste suisses (AS)

l'utilité des archives : preuve, maintenant participation à des activités culturelles, éducatives, artistiques, ...

Our profession is firmly rooted in the present and geared towards the future.

Through the course of time, archivists have always been able to adapt to the requirements of the time. And today, archivists will, of course, adapt.

Concert de trompes suisses sur l'écran et dans les haut-parleurs... Je remarque à ce moment que mon voisin arbore une Tissot au poignet. Les sacs de la conférence arborent une magnifique croix blanche sur fonds écarlate : aucun doute, nous sommes en Suisse. Heureusement, j'ai eu le temps d'écouter un concert de trompes autour d'une fondue comme d'aller, fasciné, passer un après-midi au musée Patek-Philippe. Le choc culturel est donc un peu estompé :).

Keynote 1 : Archival Profile : professional competence in the digital age

Eric Ketelaar, emeritus professor, university of Amsterdam

Speech autour du e-government : raisons de réussites, ambitions, attentes des citoyens : du développement des infrastructures et des services au développement des réseaux sociaux et de l'e-participation (d'échanges dynamiques à des prises de décisions en ligne).

Challenge social, organisationel, mais aussi technique. The inclusive archivist (titre de la présentation) a un rôle important à jouer.

Dans les 4 dimensions retenues, les archivistes doivent pouvoir intégrer leurs efforts.

Préfère Record formation plutôt que recordkeeping car l'élément social, humain, est prédominant. L'important est autant le processus de création que le produit créé.

Inclusive archivists moving away from fixed records

we have to celebrate the dance of imagination

not to guard certainty, but to protect uncertainty because we don't know how the future will handle collections.

Storing loose ends of communication, making sense of it.

Convergence des mondes séparés des producteurs et des utilisateurs. Chronologique, mais aussi des besoins et des fonctionnalités attendues.

Interfaçage des applications et des bases de données, mash-ups sont l'avenir

futur du web social et des connexions automatiques entre l'information (sur le modèle de Facebook et Linkedin, mais pour tout type d'information) : connecter des communautés avec leur histoire ou leur identité, faire comme Barack Obama du Community-Building est un modèle sérieusement envisagé par les archivistes américains.

To allow connections, to connect, to reach out ? Jusqu'où l'archiviste est-il passif ou « pusher » dans son activité ?

Les utilisateurs doivent apprendre à faire confiance aux « inclusive archivists » : faire référence, ou bien être une source indiscutable ? Plusieurs colloques sont dédiés au thème de la confiance, l'un des succès du e-government en Corée est la confiance dans l'authenticité des données publiques.

Coopération international : le paradigme de la gouvernance numérique évolue si vite qu'aucun ensemble national d'archivistes ne peut suivre à lui seul, ni imposer des règles locales. Il s'agit désormais d'une coopération multilatérale à plusieurs niveaux.

Il y a un siècle exactement, un congrès international d'archivistes se terminait par cet encouragement à explorer la dimension contemporaine du métier « Vivons »!

Voir aussi la vidéo de l'entretien réalisé par les Flying Reporters

Sabine Mas, professeure adjointe, EBSI, université de Montréal

la création d'un programme de formation en archivistique à l'ère numérique : réflexion et questionnement sur les enjeux professionnels et disciplinaires

Commence par une demande d'asile en Suisse, pour raisons volcaniques, car ne sait pas si pourra rentrer...

Contexte canadien : association des archivistes du Québec = 600 membres.

L'EBSI possède 4 programmes, et réfléchit à l'ouverture d'une majeure en archivistique.

Nuage de tags "Wordle" (elle aussi... c'est à la mode), sur les différents noms des archivistes.

Pour Alain, c'est au XIXe siècle que la dimension historique des archives s'ajoute à l'utilisation administrative.

les archivistes sont anciens, la formation est récente.

Au Québec, 4 universités ont des programmes de formation archivistiques

Université de Montréal et McGill ont des spécialisation de 2 ans dans un cursus science de l'information, avec doctorat à Montréal.

Marguerite de Y. Le Coadic décrit les sciences de l'information. L'archivistique y est intégrée.

Estimation de 20000 personnes travaillant dans le domaine de l'information numérique, avec un triplement prévu dans la décennie à venir.

Besoins de nouvelles compétences : analyses des processus, relations entre processus et documents d'archives. Diplomatique ou évaluation des documents (notamment ceux issus des interrogations dynamiques de bases de données. Ex. Carte météo sur internet), critique des textes.

Nouvelles compétences, ou retour des compétences traditionnelles avec un nouveau packaging de l'archiviste poussiéreux ?

R&D : passer d'une classification hiérarchique à une classification à facettes.

La discipline doit-elle se diviser en sous-disciplines ou sous-professions ? Les offres d'emploi ont des dénominations multiples, de plus en plus originales.

Champ disciplinaire, l'archivistique, plus que discipline.

Avec un socle de valeurs et de nombreuses compétences communes.

Exemple de Janus : l'identité multiple de l'archiviste. S. Mas insiste aussi sur l'adaptation.

2 congrès canadiens en 2010 (Archivites au présent, Standing on the Shoulders of Giants), se pencheront en juin sur l'avenir de la profession.

Questions du public

Sylvie Clair, des Archives de Marseille

le développement des sources d'information numériques n'est-elle pas aussi un problème déontologique face à la possibilité de tracer les informations et les personnes. Y a-t-il un besoin de la profession d'adopter une position ?

La déontologie n'est-elle pas déjà présente ?

Un archiviste néerlandais

Internet : Internet is for activism. Faire un archivage de l'Internet est tout sauf représentatif, on peut aller souvent jusqu'à parler de falsification.

EK : il faut développer le rôle de formateur à « uncertainty » de l'archiviste = critique des sources, mais aussi garder un esprit ouvert sur l'utilisation possible de l'information.

Un professeur à l'université de Berne

parmi toutes les nouvelles fonctions de l'archiviste, laquelle va distinguer l'archiviste d'autres gestionnaires de l'information, d'autres spécialistes ?

SM : conservateur aurait été sa première réponse. En fait, c'est la gestion du cycle de vie qui est l'élément fondamental, cette vue que n'a ni l'analyste ni l'ingénieur.

Le public

60% d'hommes, 40% de femmes

plutôt jeune, 25 à 55 ans.

Archiveille

2010-04-26T16:30:00.000+02:00

Voici le lancement d'un groupe de veille professionnelle international francophone sur les archives : Archiveille. J'en fais en théorie partie pour les points "records management" et "droit" -mais je n'ai pas, pas encore, activé mon URL de veille. On ne peut pas prendre des vacances et s'occuper en même temps de technologie... A bientôt pour les commentaires sur ECA 2010 et la suite des billets en retard.
Leos, Genève (temps superbe, Léman frémissant, musées calmes et très pédagogiques, avec 4 étoiles pour l'Ariana).

Pour tout savoir sur l'actualité des archives, voici les Archiveilleurs, une veille collaborative à disposition de tous.

Les Archiveilleurs : qu'est ce que c'est ?

Les Archiveilleurs, ce sont avant tout des archivistes francophones qui, plutôt que de faire leur veille technique et documentaire sur Internet chacun de son côté, ont décidé de mettre en commun leurs trouvailles (médias en ligne, sites Internet, blogs, réseaux sociaux, etc.).
Les Archiveilleurs, c’est la somme de ces trouvailles, de ces informations, de ces ressources, de ces perles, parfois brièvement commentées par leur veilleur, mises à disposition de tous.
Les Archiveilleurs, c’est un outil de veille documentaire en archives, pour tous les archivistes, pour tous les records managers, pour tous les généalogistes, pour tous les professionnels de l’information-documentation.
Les Archiveilleurs, c’est un moyen de se tenir au courant de l’actualité professionnelle, d’améliorer ses compétences scientifiques et techniques, de mieux comprendre son environnement numérique.
Les Archiveilleurs, c’est un réseau informel, hors de tout contexte institutionnel ou associatif, sans but commercial. Les informations signalées n'engagent en rien les services où travaillent les Archiveilleurs.
Les Archiveilleurs, c’est une rencontre entre des archivistes motivés, des bibliothécaires bibliobsédés et un parrain un peu geek, un peu magicien, qui nous ont fournit le concept, les outils, le cadre.

Oui, mais comment y accède-t-on ?
Il y en a pour tous les goûts ! Et c'est bien évidemment gratuit.
Par fil rss http://feeds.feedburner.com/archiveille
Par email http://feedburner.google.com/fb/a/mailverify?uri=archiveille&loc=fr_FR
Sur Twitter http://twitter.com/archiveilleurs
Sur Facebook http://www.facebook.com/pages/Les-Archiveilleurs/110640778975262
Sur Friendfeed http://friendfeed.com/archiveilleurs
Les Archiveilleurs : qu’est-ce qu’on y trouve ?
Des informations, des actualités, des articles de réflexion, des retours d'expériences, sur les archives bien sûr. Et disponibles sur Internet. Les Archiveilleurs n'archiveillent que les ressources en ligne, qu'on se le dise.
Compte tenu de la nature de cette veille, les nouvelles technologies sont largement représentées mais tous les sujets suivants sont abordés :
gestion de l’information, records management, dématérialisation, collecte,
archivage électronique, pérennité et protection des données numériques, numérisation,
classement, normalisation des instruments de recherche, encodage XML,
communication, valorisation, médiation numérique et culturelle, sites Internet d’archives, archives en ligne, web participatif,
usages et usagers des archives, généalogie,
métiers des archives, mutations professionnelles,
enjeux juridiques : communicabilité, réutilisation des données, droits de propriété intellectuelle, droits à l’image, enjeux de l’ère numérique,
veille documentaire et technique : outils, ressources, usage des réseaux sociaux
sciences de l’information et des bibliothèques, patrimoine, édition, formation professionnelle : ressources de référence susceptibles de comparaison ou de transposition dans le monde des archives.

Mais encore ?
Pour en savoir plus, courrez voir toutes les informations complémentaires à cette adresse : http://www.souslapoussiere.org/archiveilleurs/

--
Pauline Moirez
Conservateur du Patrimoine
Chef de projet Internet / Multimédia
_________________________________________
Archives de France
Sous-direction de l'accès aux archives et de la coordination du réseau
Bureau de l'accès aux archives
Tél. : 01 40 27 60 46
Mail : pauline.moirez@culture.gouv.fr
Site Internet : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/

Générations (dans les bibliothèques)

2010-04-21T12:28:00.003+02:00

J'ai parlé à propos de la PAF du doublement de l'habituel "fossé générationnel" par une incompréhension culturelle, avec un changement profond de valeur et de modes de fonctionnement, d'habitus.

Pour illustrer ma non-argumentation, une série d'essais ou de références :

Un article du BBF sur les "vieux" bibliothécaires.
Une enquête de Dominique Lahary, toujours dans le BBF, sur les générations et leurs valeurs. Vous remarquerez qu'il trouve également une rupture en 1976, ce qui correspond à la génération adulte à la parution de la PAF.
Côté archives, il y a bien sûr le numéro 2008 de la Gazette de l'AAF qui offre les clés pour "être un jeune archiviste aujourd'hui"
Toujours côté bibliothèque, mais sur le sujet, un peu annexe à mon propos, des pratiques culturelles, voir le mémoire de fin d'études de David-Jonathan Benrubi, Enquête sur les consommations culturelles des personnes travaillant en bibliothèque (lectures, audiovisuel, culture numérique).

NOTES DU BLOGUEUR : Ne pas tirer de ces billets les conclusions que je ne parle à aucun archiviste né avant le 31/12/1975, ou que des représentants de cette génération -et des précédentes- ne continuent pas à contribuer valablement, et pour un certain temps, à l'avancement de projet moderne de gestion des documents et données. Aucun archiviste ni bibliothécaire né avant 1976 n'a été blessé au cours de la rédaction de ce post. Il n'est pas dans mon intention non plus de blesser les "jeunes" nés en 1976 ou après, mais s'ils/elles se laissent tomber leurs claviers ou tablettes numériques sur les pieds, je décline toute responsabilité.

Toute ma documentation professionnelle 2

2010-04-20T01:13:00.003+02:00

Pour le plan général et l'esprit de cette série de billets, voir là. Ce billet sera mis à jour sans historicisation.

Carpe diem ! Leos.

Archivistique et records management

Livres de contexte

La Pratique Archivistique Française, Jean Favier, Daniele Neirinck, Archives de France, 1993, rééditée avec complément en 2008. "Fruit de la réflexion et de l'expérience d'une génération d'archivistes". En 1993, je n'avais pas mon bac et j'écoutais Powerslave sur K7 en codant du turboPascal. Limoges était champion d'Europ de basket, c'était avant internet, avant les téléphones mobiles, c'était ma découverte du Sud américain -mais sans Nina Simone ni Dylan encore. C'était l'année de l'arrivée à l'âge adulte des derniers conservateurs (archives et bibliothèques confondus) à être formés par la suite sans conscience viscérale de la nécessité de l'économie et du management (faire des -, faire du-) : la fracture de génération existe, et elle passe approximativement là, avec ce chant du cygne qu'est ce gros volume de la PAF, décoratif mais jamais ouvert.

Pan sur les doigts, on vient de me faire remarquer gentiment que le supplément 2007 de a PAF était directement en ligne, avec actualisation de la bibliographie par rapport à l'édition de 1993. Merci à Aurélia Rostaing, responsable des publications du SIAF.

Numéros anciens de la Gazette des archives (revue de l’AAF) :

Consulter notamment les tables de 1933 à 1984 et 1985 à 1999 pour une recherche nominative ou l'histoire d'un concept. Ex. Yves Pérotin, Le Records management et l’administrationtion anglaise des archives : 44e numéro (1964), p. 5-17.

L'AAF offrait autrefois une sélection d'articles "historiques" de la Gazette en consultation en texte intégral. Je ne retrouve plus cette rubrique sur leur site, même si certains articles sont disponibles dans l'espace membre. Sigh...

J. H. D’Olier, B. Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d’archives, esquisse d’une politique générale, Unesco, PUF, 1974

Daté bien sûr. Entièrement fondé sur une théorie des trois âges dont on ne reparlera pas. Françafricain sans doute. Et pourtant, j'aime bien ce livre dont je possède une version désherbée de l'Ecole des chartes, pour plusieurs raisons : il est optimiste, présuppose que tout pays se dirige vers une société de l'information maîtrisée ; il est raisonnable, en donnant des méthodes pratiques, modulables, pour y parvenir ; il représente une vision d'ensemble, même si c'est celle d'un âge d'or.

Marie-Anne Chabin, Je pense donc d’archive : l’archive dans la société de l’information, Broché, 2000

Plus contemporain. Mis dans cette rubrique pour montrer l'évolution des titres et des théories sous-jacentes, et parce que Marie-Anne a produit plein de belles choses plus récentes.

Grand emprunt et dématérialisation

Le site du grand emprunt : http://www.emprunt-national-2010.fr/index.html

Jean-Noel Jeanneney, Quand Google défie l’Europe, 3^e edition 2010

Bruno Racine, Google et le nouveau monde, Tribune Libre, Plon, 2010

Emmanuel Hoog, Mémoire année zéro, Editions Seuil, 2009

Aucune personnalité médiatique n'a pris position en faveur d'une grande cause nationale de numérisation d'archives, le mouvement n'a pas de manifeste, les Archives devront se raccrocher à des opérateurs extérieurs (pour mémoire BnF pour l'écrit, INA pour l'audiovisuel, CNC pour les films et Museum pour l'iconographie).

Politique d’Etat des archives

“La politique des archives”, conference de presse de Renaud Donnedieu de Vabres, ministère de la culture et de la communication,16 février 2006.

Très patrimonial, orienté autour des Archives comme devoir et patrimoine de la Nation (lire charge et visites scolaires).

Audit “Copé”, audit interministériel de modernisation relatif à l’archivage, ministère de l’économie des finances et de l’industrie, avril 2007.

Les auditeurs d'un grand cabinet d'audit ont découvert l'archivage, et ont écrits des premiers livrables drôles à force de contre-sens... Après beaucoup de travail de leurs interlocuteurs coordonnant l'audit dans chaque ministère, plusieurs réécritures, le résultat est intéressant, à part l'idée étrange de mettre à part l'archivage électronique au lieu de l'intégrer dans chaque partie. Bercy imposait le plan final paraît-il. Depuis, la gestion de l'information semble une niche à développer : l'un de ces consultants a osé venir deux ans plus tard chez moi accompagner la DGME -sans invitation-... et me demander sans rire de lui envoyer mes référentiels et documents méthodologiques de gestion de projet. Le chèque avec 00 000 derrière un chiffre n'étant jamais arrivé dans ma boîte à lettres, rien n'est arrivé dans la sienne mais sans illusion de ma part : les bonnes pratiques observées dans l'audit de 2007 ont dû alimenter un référentiel que l'Etat paiera très cher, et plusieurs fois.

Les Archives face aux évolutions administratives : réforme de l'État, décentralisation, enjeux de la dématérialisation, actes du colloque national de la direction des Archives de France des 20 et 21 septembre 2001 à Clermont-Ferrand

Rapport d’activité des archives de France – 2007, publié en mars 2010 : le rapport et les annexes. J'ai commenté en 2009 sur l'insoutenable décalage des rapports DAF avec le calendrier. D'autres ont fait la même remarque en 2010. Nous devions être nombreux, car le SIAF affirme vouloir combler le hiatus avec le présent, dès l'été 2010. Wait and Sea.

Depuis 2010, un texte entièrement nouveau dans son esprit peut refonder la politique d'archivage nationale. Pronant l'intégration de la fonction d'archivage parmi les fonctions supports de l'administration , il érupte du MCC réorganisé avec plus de violence que l'éruption de l'Eyjafjöll et du Krakatoa réunis. C'est signé de mars, du directeur général des patrimoines Philippe Bélaval, c'est excellent, j'en ai dis beaucoup de bien ici -avec la circulaire attachée.

Archivistique générale

Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, 2^e éd. Revue et augmentée, Paris, 2007, 315 p. Bien, pratique, d'un format maniable qui permet d'en faire une lecture d'été comme un livre d'étagère. Troisième édition de l’Abrégé d’archivistique en préparation, réactualisée après la loi du 15 juillet 2008.

AFNOR : Cattan (Michel), L’entreprise et ses données techniques : méthode pour une documentation maîtrisée (2001). Michel Cattan a écrit plusieurs livres sur la maîtrise des processus documentaires dans les entreprises, initialement je crois à partir d'une formation qualité.

La revue annuelle Archivum (1951-2000), et la revue trimestrielle Janus (1989-2000), éditées par le Conseil international des Archives (ICA),qui ont été remplacées en 2001 par Comma, revue internationale d’archivistique (2001-2004), accessible en ligne sur le site de l'ICA.

La revue Flash – nouvelles de l’ICA, Conseil International des Archives, qui prend la suite des revues de l’ICA.

La revue semestrielle publiée en français et en anglais INSAR, Courrier européen des archives / INSAR, Information Summary on Archives, publiée depuis 1996 par le Secrétariat général de l’Union européenne, qui diffuse des informations archivistiques intéressant les États membres et les institutions de l’Union

La revue Journal of Archival Organization, Thomas J. Frusciano (Editor In Chief), publiée par The Haworth Press.

La revue Archimag, portant sur les technologies de l’information, ainsi que ses “guides pratiques”. Bien, mais chers, et pas forcément dans les bibliothèques (à creuser).

Records management et Knowledge management

AFNOR, Records management : gestion et conservation des documents en toute sécurité, Saint-Denis La Plaine, Afnor, 2004, 144 p. + CD contenant la norme ISO 15489.

AFNOR Knowledge Management : Mettre en place votre système de management des connaissances (2005)

AAF, Comprendre et pratiquer le records management – analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises, version 2 du 8 avril 2005,

MOREQ2 : Model Requirements for the Management of Electronic Records (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2094). Moreq2 possède par pays un chapitre zéro expliquant l'environnement national. Privilégier donc la traduction française, qui commence par cet excellent morceau. Traduction par Marie-Anne Chabin. L'appel à commentaires pour la préparation d'un "Moreq3" non plus européen mais international est imminent pour positionner Moreq à égalité des normes ISO ou ICA.

IALTA France, Apprivoiser MoReq pour archiver et conserver l’information, synthèse des travaux du groupe de travail MoReq, 2007.

Archivage électronique et records managements : le marché et ses besoins, Etude SERDA 2008 (lue à la BnF, salle PRISME, cote 084.72 SERD. Voir ce billet pour l'étendue des ressources offertes dans cette salle de lecture).

Julie McLeod, Catherine Hare, Managing electronic records, Facet publishing, 2005. Professor McLeod publie davantage qu'aucun auteur français et semble voir ses travaux largement financés : "In June 2006 she was awarded the largest ever AHRC grant for records management research to conduct a 3-year project on accelerating the pace of positive change in managing electronic records". Voir ses autres livres aussi, je n'ai hérité que de celui-ci.

Records Management Journal, Julie McLeod (Editor), Catherine Hare (professional resources editor), Emerald Group Publishing.

William Saffady, Managing Electronic Records 4th edn, Facet publishing, 2010. Rencontré récemment sur internet. La suite du McLeod Hare ?

Collaboratif et gestion des connaissances, Guide pratique Archimag n°32, 2008 (voir 084.72 SERD dans PRISME)

Elizabeth Shepherd, Geoffrey Yeo, Managing Records, a handbook of principles and pratice, Facet publishing, 2003 réédité en 2006

Steve Bailey, Managing the Crowd, Rethinking records management for the Web 2.0 world, Facet publishing, 2010. Pas encore commandé.

Citons aussi deux ouvrages de Michel Roberge, bibliothéconomiste et records manager canadien :

L’essentiel du Records Management : système integer de gestion des documents analogiques et des documents numériques, Editions GESTAR, Québec, Canada, 2004.

La gestion intégrée des documents en format papier et technologiques, Editions GESTAR, Québec, Canada, 2009. Les plans de ses ouvrages sont annoncés, ainsi que l'avancée de travaux méthodiquement construits, sur son blog.

La revue Documentaliste, sciences de l’information, par l’ADBS, peut avoir un intérêt certain. Ainsi le n°2 du volume 42 d’avril 2005 portant sur « comprendre et pratiquer le records management », livre plusieurs études de cas.

Concernant les sites on peut notamment se tourner vers quelques portails dédiés au records management tel www.records-management.fr supporté par l’AFNOR, ou bien http://www.rms-gb.org.uk/index la records management society anglaise. Le Club des Responsables de Politiques et Projets d’Archivage (CR2PA) peut constituer une source d’informations et de reflexions sur les politiques d’archivage par des responsables de projets www.cr2pa.fr. Il peut aussi être intéressant de consulter la « blogosphère » des archivistes-records managers français ou canadiens par exemple, pour des réflexions sur les problématiques actuelles et à venir.

Sélection et élimination

Manuel sur l’evaluation des archives du Conseil international des archives. J'utilise depuis des années une variante colorisée du schéma proposé p. 10 par Vincent Doom, chaque fois que revient l'éternelle question "Que faut-il garder ?"

Ajout de mai 2010 : Rosine Cleyet-Michaud peaufine actuellement une version révisée améliorée de ce travail, qui a avancé alternativement en français et en anglais, et a temporairement souffert d'un d'un léger "backlog" de traduction. Mais il arrive, n'est-ce-pas ? La suite, on veut la suite !!!

La suite du point 1 au prochain épisode...

Archivage électronique et stockage pérenne des données
Gestion des mails
Les solutions logicielles
Bâtiments et conservation préventive
Collections photographiques

Modélisation des liens hypertextes

2010-04-18T23:41:00.000+02:00

Trouvée sur bienbienbien.net en passant par le "blog suivant" le mien sur blogger, Girls & Geeks. Mais vous l'avez probablement déjà vu...

ICA

2010-04-17T23:57:00.001+02:00

Après l'AAF, les résultats des élections du Conseil international des archives, validées il y a quelques jours par la Haute autorité responsable des élections, avec la ponctualité d'un horaire des chemins de fer* :

Les membres de l’ICA souhaiteront connaître les résultats des deux élections disputées pour les poste de président et vice-président marketing et promotion de l’ICA. La date limite pour la réception au secrétariat de l’ICA des bulletins de vote dûment remplis était le 11 avril à minuit heure de Paris. Le matin du 12 avril, deux scrutateurs indépendants ont examiné les bulletins et vérifié l’exactitude du compte des voix.

Le nombre total des voix est de 154 sur un total possible de 423. Cela représente un taux de participation de 36,4%. Deux de ces votes ont été déclarés nuls. Une analyse plus fine de la participation par catégorie de membres sera publiée ultérieurement.

La répartition des voix entre les candidats pour chacune des deux élections disputées, telle qu’elle a été validée par les scrutateurs, est la suivante :

Président de l’iCA

Martin BERENDSE 119

Graham DOMINY 33

Vice-Président, Marketing and Promotion de l’ICA

ABDULLA EL REYES 68

VU THI MINH Huong 79

Abstentions 5

A la clôture du compte des voix, Henri Zuber, responsable des élections 2010, a déclaré Martin Berendse élu au poste de président de l’ICA pour la période 2010-2012, Vu Thi Minh Huong élue au poste de vice-présidente, Marketing et Promotion, pour la même période. Les deux nouveaux titulaires de charge prendront leurs fonctions à la fin de l’Assemblée générale annuelle qui aura lieu à Oslo en septembre 2010.

Nous présentons nos plus chaleureuses félicitations à Martin Berendse et Vu Thi Minh Huong pour leur élection. Les membres de l’ICA à travers le monde leur souhaitent beaucoup de succès dans leur nouveau poste et les assurent de leur loyauté et de leur soutien. Nous remercions aussi Graham Dominy et Abdulla El Reyes pour leur participation positive à cette bataille électorale, et pour leur contribution importante à l’ICA. Nous espérons qu’ils resteront tous les deux actifs dans le réseau de l’ICA.

Plus d’informations sur les candidats et membres élus à : http://new.ica.org/989/au-sujet-de-elections/au-sujet-des-elections.html

International Council on Archives

Conseil international des Archives

60 rue des Francs-Bourgeois
75003 PARIS
France
Tel : 33 1 40 27 61 34
Fax : 33 1 42 72 20 65
Secretariat : ica@ica.org
Web : http://www.ica.org

* Note : Henri Zuber, Directeur du Service Archives Documentation (SARDO) de la SNCF...

AAF

2010-04-16T23:37:00.006+02:00

Il y a un mois, l'AAF renouvelait son bureau . En vrac :

204 votants sur plus d'un millier de membres, c'est peu mais loin d'être inhabituel dans les structures associatives. NOTE : je procrastine depuis des années d'adhérer, il me faut mettre dans ma liste de bonnes résolutions 2010 d'envoyer un chèque après avoir trouvé deux parrains.

Qui sont les 6 distraits qui ont oublié de voter pour Pauline Moirez ? Pour une fois, j'ai une excuse, cf. plus haut. Félicitations en tout cas Pauline ! Avec une telle popularité, où sont le blog et le site web que nous attendons tous avec gourmandise ?

Christine Martinez quitte le poste de présidente, remplacée par son vice-président Xavier de la Selle. En plus d'être polyglotte (ex-MAE et responsable des affaires étrangères de la DAF avant de rejoindre l'ICA et de continuer à jongler entre les fuseaux horaires pour caser 36 heures dans une journée), Christine est la seule archiviste à oser habiller un grand forum d'archivistes (DLM2008) aux couleurs d'un club de rugby. Pendant un moment en 2008, j'ai même craint qu'elle n'organise un match entre le pack champion de France et un XV archiviste. Heureusement, les pros se sont défilés, pas sûrs d'être à sa hauteur.

En fait, ce sont 8 membres sur 10 du bureau 2007-2010 qui n'ont pas sollicité un nouveau mandat.

Je ne connais pas personnellement les responsables de 3 des 5 sections professionnelles de l'AAF : archives intercommunales, départementales et régionales.

Je connais bien les responsables de 2 des 5 sections professionnelles de l'AAF : administrations centrales et archives économiques et d'entreprises. Ne me reconnais pas dans les titres de ces sections, mais dans l'activité des archivistes qui y sont, tout à fait, et des deux côtés.

Prestation d'externalisation

2010-04-15T22:26:00.001+02:00

Un vieux texte en souffrance dans le bloc-notes du blog.

JORF n°0288 du 12 décembre 2009 page 21505

texte n° 49

ARRETE

Arrêté du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée

NOR: MCCC0925754A

Par arrêté du ministre de la culture et de la communication et du ministre auprès de la ministre de l'économie, de l'industrie et de l'emploi, chargé de l'industrie, en date du 4 décembre 2009, la norme relative aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents sur support papier mentionnée au premier alinéa de l'article 20-5 du décret du 3 décembre 1979 est la norme NF Z 40-350, juin 2009.

La norme relative aux prestations en archivage et gestion externalisée des documents sous forme électronique mentionnée au premier alinéa de l'article 20-5 du même décret est la norme NF Z 42-013, mars 2009. Il est en outre recommandé de se conformer à la norme ISO 14721 : 2003/CCSDS, juin 2005, qui constitue un modèle de référence pour un système ouvert d'archivage (OAIS).

Toute ma documentation professionnelle 1

2010-04-14T00:47:00.006+02:00

Dans quel univers documentaire évolue un projet de records management ?

On parlerait d'horizon de perception/de création au théâtre, de ressources ailleurs, de documentation peut-être. En 2010, que faut-il avoir à l'esprit -et en partie sur son étagère ou dans les favoris de son navigateur-, pour gérer efficacement un projet de RM ?

Il existe plusieurs sites de ressources archivistiques fondamentaux bien sûr, mais à vrai dire peu fournis sur les aspects para-archivistiques : les outils de pilotage et conduite de projet, la communication, etc. Ils ont également tendance à ne pas différencier, dans les bibliographies ou fermes de lien, l'information utilisable en pratique des strates antérieures à conserver pour de révérencieuses génuflexions, mais dont les apports ont déjà été intégrés dans les best practices, ou dont la théorie est périmée.

Une collègue avait commencé il y a quelques temps des Carnets malins très intéressants, que d'autres occupations l'ont empêchée de publier au rythme prévu. Des bibliographies circulent. Telle collègue en partance emmène avec elle la grenouille cale-porte de bronze, mais lègue, avec son bureau, plusieurs mètres linéaires de documentation professionnelle et les paquets de notes représentant l'expérience de tout un programme. Les blogs et les veilleurs tentent de produire du contenu, et de le signaler.

Autrement dit, les records managers aimeraient bien condenser leur expérience en quelques phrases, quelques livres, quelques http:/www... pour la partager, recevoir celle des autres en retour, présenter à travers leur univers de références ce qu'est leur métier.

A mon avis, la pratique la plus courante aujourd'hui (un processus de question/synthèse sur un forum), aussi brillante soit-elle, n'atteint que rarement l'idéal : suite d'un appel à documentation ponctuel, répondant à un problème précis, on n'y retrouve que les réponses de l'instant et le patch pour résoudre une difficulté immédiate. Les forums professionnels sont bien sûr une formidable caisse de résonance, plus qu'utile, mais pour la raison évoquée pas représentatif de nos besoins quotidiens, ou fournissant des éléments trop morcelés pour reconstituer un puzzle sans bord, sans image, et avant tout personnel.

Car la documentation professionnelle, c'est aussi la représentation par un individu de son métier, des compétences maîtrisées ou attendues, des activités programmées. Il y aura des choses largement communes, et des lubies personnelles. En vous livrant une doc pro, je livre donc mes choix, des coups de coeur qui ne vous intéresseront pas et les absences d'ouvrages "incontournables" -soit oubliés, soit contournés dans ma pratique du métier.

Chez moi -qui en sera étonné?-, tout avait commencé par une FRAP (fiche de résolution et d'analyse des problèmes), sur les normes à acheter, étendue aux sites à suivre, aux ouvrages à acheter, etc., etc. Grands tourments ensuite sur la modélisation de l'ensemble (l'archivistique avec le non-archivistique ? un classement selon la cartographie du projet ? les ressources à connaître, celles à faire connaître, celles à savoir trouver et celles à ne pas utiliser ?). Tourments résolus selon la méthode éprouvée du transfert maïeutique des noeuds au cerveau : confier la question à un stagiaire et lui faire retourner vision et pratique du métier dans tous les sens, en menaçant de le priver du droit de faire des photocopies s'il laisse s'écouler plus de 5 minutes sans question sur la qualité d'une ressource ou la pertinence de son classement, ou sans examiner lesdites ressources. Gourmand en temps pour le maître de stage, mais win/win.

Deux mois d'examen dynamique du avec David B.*, plus tard, le résultat arrive selon un plan de classement débattu âprement, mais sans que rien de mieux n'aie véritablement émergé à part, et pour une partie seulement, la répartition des ressources selon la cartographie, très pratique. Sans oublier les sites fondateurs de l'AAF ou du SIAF, mais plutôt en intégrant les pages de références. Certains comme l'AAf ayant fermé l'accès libre à sa documentation professionnelle, ou pouvant le faire demain, cette documentation est donc déjà obsolète. Peut-être pas encore totalement inutile...

Objectifs :

Rassembler des références sur l’archivage, le records management et les projets de gestion d’information
Mettre en relation ces références avec la cartographie du projet d’archivage
Rassembler des outils informatiques susceptibles d’accélérer la gestion de projet
Permettre de trouver les correspondants spécialisés
Constituer une base de références suffisantes en para-archivage (management, team-building…)
Constituer la base d’une veille dans ces domaines

Plan retenu (sera globalement celui des prochains billets avec plusieurs ensemble par billet peut-être)

0. Correspondance avec la cartographie (pas tout de suite)
1. Archivistique et records management
1.1 Livres de contexte
1.2 Politique d’Etat des archives
1.3 Archivistique générale internationale
1.4 Records management (et Knowledge management)
1.5 Sélection et élimination
1.6 Archivage électronique et stockage pérenne des données
1.7 Gestion des mails (jurisprudence à compléter)
1.8 Les solutions logicielles
1.9 Bâtiments et conservation préventive
1.10Collections photographiques
2.Normes et standards
2.1 Critères d'acquisition, où les trouver
2.2 Portails, catalogues et description des autorités
2.3 Records management, knowledge management, ILM
2.4 Archivage électronique et gestion des dépôts numériques
2.5 Références archivistiques spécialisées
2.6 Métadonnées (Archives et bibliothèques)
2.7 Echanges de données
2.8 Le catalogage des imprimés
2.9 L'approche qualité
2.10 L'approche gestion des risques
3. Questions informatiques
4.Questions légales et juridiques
5.Controles externes, acquisitions et fusions
6.Communication, accompagnement du changement
7.Management, gestion d’équipes et de projet
7.1Outils informatiques
7.2 Gestion de projet
7.3 Analyses de processus
7.4 Audit organisationnel et contrôle interne
7.5 Business plan, présentation de la rentabilité nette ou de l’assurance apportée
8.Formation
8.1 La formation initiale
8.2 Formations continues ou spécialisées en Records Management :
9.Organismes de normalisation à suivre
10.Thèmes et responsables de « veille normative »
11.Politiques documentaires et sciences de l’information
12.Les événements à suivre
13.Le tiers-archivage (ne sera peut-être pas publié)
14.Les entreprises du domaine (ne sera peut-être pas publié)
15.Les institutions modèles (best practices) (ne sera peut-être pas publié)
16.Les consultants (ne sera peut-être pas publié)
17.Les lieux de ressources
18.Annuaires, glossaires, référentiels
19.Les livrables d’un projet d’archivage
19.1Référentiels, livrables de conception
19.2Contrôle de l’activité, livrables de maîtrise
19.3Communication et accompagnement, livrables d’exécution
20. Cotes et localisation de ce qui existe chez Leos (ne sera peut-être pas publié)

* NOTE CONCERNANT LE STAGIAIRE : Sur le marché fin juin 2010, cherche poste de RMer. Recommandé.

Formation "Mise en oeuvre d'un projet d'archivage/records management"

2010-04-08T14:48:00.000+02:00

Page de publicité...

__________________

La gestion électronique des connaissances et l'archivage électronique natif sont aujourd'hui reconnus comme des projets stratégiques majeurs pour les institutions publiques ou les collectivités territoriales, comme pour les entreprises privées. Pour vous aider à mettre en oeuvre efficacement le projet adapté aux besoins de votre organisme, la Bibliothèque nationale de France ouvre les outils de records management mis en production depuis plusieurs années dans l'ensemble de l’établissement et partage le savoir-faire méthodologique et technique accumulé depuis le lancement de son projet en 2004.

Formation « Mise en œuvre d’un projet d’archivage / Records management »

Trois sessions en 2010 : 27-28 mai / 23-24 septembre / 04-05 novembre

Thèmes : les problématiques des responsables de projet, à partir de cas concrets et de manipulations d’un système opérationnel :

- Gestion du projet : conception, marketing, déploiement, maintenance

- Quelles fonctionnalités adopter ?

- Hardware, réseaux, architecture système : performances et continuité d’activité

- Outils de pilotage et de contrôle

- Communication et conduite du changement

- Gestion des risques, assurance, retour sur investissements

Public : chefs de projet archivistes, documentalistes ou DSI.

Nombre maximum de participants : 20

Intervenants : Mission pour la gestion de la production documentaire et des archives (cellule records management) de la BnF, DSI, intervenants BnF liés à la gestion des documents nativement numériques.

Coût : 1500€ pour les 2 jours (exonéré de TVA).

Lieu : Bibliothèque nationale de France, Quai François Mauriac, 75706 Paris Cedex 13

Programme :

Première journée

Deuxième journée

Le Records Management et sa mise en œuvre à la Bibliothèque nationale de France

n La BnF, ses besoins, ses données

n Le programme d’archivage à la BnF 2005-2009 : une approche par les normes

n Le résultat BnF 2010 : statistiques et chiffres critiques

Méthodologie d’un projet d’archivage/Records management

n Cartographie d’un projet d’archivage/Records management

Les bases de production, cœur du système de Records management : manipulations des fonctionnalités

n Sessions d’identification et bases de production

n Gestion des mails et outils associés

n Produire un document et le classer

n La gestion du cycle de vie des documents

n Les possibilités de recherche et d’export

Déploiement, techniques et performances

n Architecture logicielle, architecture matérielle et réseaux

n Les performances du système

Porter le projet de Records Management au sein de l’organisme/entreprise

n L’écosystème de l’organisme/entreprise : les besoins, les pratiques, les enjeux

n La relation aux dirigeants et à l’encadrement

n L’équipe projet, correspondants et partenaires

Communiquer et accompagner le changement

n Formation et accompagnement des utilisateurs

n Les risques d’un système de Records Management

n Les outils de suivi et de veille du système

n Coûts, assurance et bénéfices d’un système de Records Management

Pour obtenir de plus amples informations ou s'inscrire, contactez :

Aurélien Conraux, chef de la Mission pour la gestion de la production documentaire et des archives,

Bibliothèque nationale de France, Quai François Mauriac, 75706 Paris Cedex 13

01 53 79 50 19

aurelien.conraux@bnf.fr

Voir aussi sur le site de la BnF : http://www.bnf.fr/fr/professionnels/anx_formations/a.archivage_record_managment_formation.html

La Bibliothèque nationale de France est un organisme de formation enregistré sous le numéro n°11754285675 auprès du préfet d'Île-de-France.

L'Affaire Makropoulos

Quand on n'est que chartiste

Les réunions ? J'adore !

Veni, Vidi, DISIC

Construire un audit informationnel

Etre un chartiste bon et beau

La fusion est-elle possible en France ?

Un deuxième sponsor pour Bridget Jones

Les falsificateurs 2 ?

Bridget Jones, l'archivistique et la recherche de sponsors

Sources sur le cloud et les services TIC

Cloud ou non ?

CADA 2.0

9/11/2001 - 9//11/2011

Site d'offres offrant des postes de records manager

Records Management Traineeship at Cedefop - European Union Agency

En passant par la Lorraine

Toute ma documentation professionnelle 3

Archivistique et records management

Livres de contexte

Archivage électronique et stockage pérenne des données

Gestion des mails

Les solutions logicielles "gestion des archives"(c'est à dire non-RM)

Bâtiments et conservation préventive

Collections photographiques

Deux ouvrages remarquables des mêmes auteurs, qui suffisent bien au delà des exigences habituelles de première évaluation des fonds photographiques, tout en pouvant être feuilletés pour le plaisir.

Lavédrine (Bertrand), Gandolfo (Jean-Paul), Monod (Sibylle), [re]Connaître et conserver les photographies anciennes, Comité des travaux historiques et scientifiques (CTHS), Paris, 2007, 350 p.

Lavédrine (Bertrand), Gandolfo (Jean-Paul), Monod (Sibylle), Les collections photographiques. Guide de conservation préventive, Association pour la recherche scientifique sur les arts graphiques (ARSAG), Paris, 2000, 311 p.

Pour les normes, voir le chapitre du Guide de conservation préventive p.53-sqq.

22 voilà les inspecteurs !

Formation ADBS "approches cartographiques de l'information"

ECA 2010 - Don Juan et le coup de grâce

ECA 2010 - Last keynote - Charles Leadbeater /

ECA 2010 - Dématérialisation des AMM de médicaments

ECA 2010 - Keynotes du vendredi matin

ECA 2010 - Flying reporters et dîner républicain

ECA 2010 - Luis-Esteve Casellas

ECA 2010 - Nicole Jamgotchian / Stéphanie Guinet

ECA 2010 - Adrian Butcher

ECA 2010 - Anne Burnel

ECA 2010 - Oliver Morley

ECA 2010 - Matinée du jeudi

ECA 2010 - Hans Waalwijk

ECA 2010 - Mari Runardotter

ECA 2010 - Luciana Duranti

ECA 2010 - Tarvo Kârberg

ECA 2010 - Alexandra Garcia / Isabelle Drouin

ECA 2010 - Jean-Daniel Zeller

ECA 2010 - Mette Hall-Andersen

ECA 2010 - Frédérique Fleisch / Anita Frieh

ECA 2010 - Chantal Reveney-Fry

ECA 2010 - ouverture, keynote sur l'évolution du métier d'archiviste

Archiveille

Générations (dans les bibliothèques)

Toute ma documentation professionnelle 2

Archivistique et records management

Livres de contexte

Politique d’Etat des archives

Archivistique générale

AFNOR : Cattan (Michel), L’entreprise et ses données techniques : méthode pour une documentation maîtrisée (2001). Michel Cattan a écrit plusieurs livres sur la maîtrise des processus documentaires dans les entreprises, initialement je crois à partir d'une formation qualité.

La revue annuelle Archivum (1951-2000), et la revue trimestrielle Janus (1989-2000), éditées par le Conseil international des Archives (ICA),qui ont été remplacées en 2001 par Comma, revue internationale d’archivistique (2001-2004), accessible en ligne sur le site de l'ICA.

La revue Flash – nouvelles de l’ICA, Conseil International des Archives, qui prend la suite des revues de l’ICA.

La revue Journal of Archival Organization, Thomas J. Frusciano (Editor In Chief), publiée par The Haworth Press.

La revue Archimag, portant sur les technologies de l’information, ainsi que ses “guides pratiques”. Bien, mais chers, et pas forcément dans les bibliothèques (à creuser).

Records management et Knowledge management

Sélection et élimination

La suite du point 1 au prochain épisode...

Archivage électronique et stockage pérenne des donnéesGestion des mailsLes solutions logicielles Bâtiments et conservation préventiveCollections photographiques

Modélisation des liens hypertextes

ICA

AAF

Prestation d'externalisation

Toute ma documentation professionnelle 1

Dans quel univers documentaire évolue un projet de records management ?

Formation "Mise en oeuvre d'un projet d'archivage/records management"

Archivage électronique et stockage pérenne des données
Gestion des mails
Les solutions logicielles
Bâtiments et conservation préventive
Collections photographiques