Les réunions ? J'adore !

Elles prennent un temps important dans nos emplois du temps, commencent en retard, finissent bien après l'heure prévue, ne sont jamais préparées, même pas lorsqu'elles ont lieu en présentiel plutôt qu'en téléconférence - expression d'ailleurs souvent remplacée par "en audio" qui signifie comme toute précision nécessaire que la pratique normale n'est pas d'écouter les autres... Les réunions sont cependant non seulement indispensables à l'avancement de nos projets, mais aussi propices aux relations publiques qui permettront de débloquer ces projets de RM englués dans des bouleversements de l'organigramme, des restrictions budgétaires ou la question du remplacement comme soutien de ce Généreux Sponsor qui vient de partir...

Encore faudrait-il s'y retrouver, et qualifier à chaque fois l'objet de la réunion, donc sa place dans le projet RM, et la contribution attendue de chacun des invités. C'est important, elles prennent entre 25 et 50% du temps hebdomadaire d'un cadre, mais je ne connais nulle institution qui en formalise l'organisation à ce niveau d'importance.

Il est possible de les répartir en grandes catégories qui n'ont finalement que peu d'intersections. Ayant tenté l'exercice pour une préparation de cours, voici ma synthèse de la littérature surabondante sur le sujet, condensée au crible de la pratique.

La réunion d’information (ascendante ou descendante)

Partage d’information avec les subordonnées ou briefing du chef, fournitures d’éléments de langage

S'accompagne ou se suit souvent d'une note ou de la diffusion d'un rapport, de statistiques, etc.

La réunion de réflexion

Echange d’idées

Peut avoir une version brainstorming ou tout autre organisation non arthurienne, mais face à un écran, un mur de post-its ou plusieurs paperboards.

La réunion de négociation

Aussi appelée réunion de stratégie. Elle est composée de parties adverses, avec des objectifs souvent incompatibles et une compétition pour les mêmes ressources. Nécessité de choix ou de compromis, procédures de prise de parole souvent formalisées

La réunion de régulation ou de cadrage

Elle permet le rappel des règles et procédures existantes ou nouvelles, favorise l’expression des différents pour détendre les problèmes entre personnes.

La réunion de pilotage

Réunion régulière d’échange pour coordonner des actions parallèles, vérifier des indicateurs, s’assurer de la connaissance des objectifs.

C'est la réunion typique d'avancée d'un projet de management de l'information, mensuelle, avec l'exploitation, le développement, le RM et l'appel ponctuel à un ou deux experts décideurs. Elle est forcément doublée dans ce cas d'un groupe technique qui entre plus avant dans les détails et les tests des développements réalisés selon les principes du comité de pilotage (Copil).

La réunion de décision

Elle permet à une équipe qui a à étudier un problème, d’analyser les propositions pour décider des actions à entreprendre. Elle nécessite de faire un (des) choix pour aboutir à une (des) décision(s) finale(s).

Associe souvent un décideur de plus haut niveau à une équipe technique ou administrative ayant besoin d'un regard externe ou d'une validation de l'avancée de son travail.

Réunion de rédaction

Groupe de travail se réunissant pour élaborer ou mettre à jour un document existant., avec des participants en petit nombre, choisis pour leur expertise technique.

Peut être décliné en groupes techniques, testeurs et autres organisations réparties sur un large continuum des groupes très formalisés aux rencontres informelles quotidiennes du modèle suivant.

Les réunions « machine à café » ou « cantine »

Les plus fréquentes, les plus "réussies" des réunions souvent tant leur format -un lieu neutre, des participants debout souvent attendus, une durée allant de quelques secondes à quelques minutes- permet d'aller à l'essentiel. 

Les plus risquées aussi, car aucun compte-rendu formel ne suit. Lorsqu'un projet avance principalement durant ce type de séances collectives, mêmes organisées avec la rigueur d'une conférence de rédaction de quotidien, sa cohésion sur le long terme et sa vision d'ensemble s'en trouvent amoindrie, il est temps de repasser à un copil plus structuré.

Pour être efficace et ne pas ressembler aux pires clichés sur le sujet, une réunion

… doit être préparée par l'organisateur ET les participants

… a besoin d’un animateur compétent, qui sait suivre l'ordre du jour ou s'en écarter

… nécessite un suivi

La gestion du lieu et du temps est essentielle. Quelques règles d'évidence sont de choisir une pièce calme, d'éviter de dépasser 2h pour ne pas user les participants, générer des conflits avec leurs autres réunions ou les inciter à n'être présent qu'à travers les doigts tapant sur l'Iphone ou le Blackberry. Une mode récente propose même une régularité plus grande, mais de 30 mn à chaque fois, en n'asseyant pas les participants. Il est toujours nécessaire à l'organisateur de synthétiser les interventions (surtout si vous devez couper la parole aux bavards) pour dégager la contribution du groupe et les éventuelles voix discordantes à reporter au PV. Il s'agit d'un art difficile, tourné d'une part vers l'encouragement à la parole libre et fixant toutefois un certain niveau de discipline au groupe : un groupe de cadres peut être plus agité qu'une classe de maternelle, et du même niveau dans son argumentation...

L'inconvénient de cadrer aussi strictement sa participation à ces rencontres est de passer pour un expert organisateur ou un équipier modèle à l'avis précieux... qui sera donc invité à X réunions supplémentaires. Point trop n'en faut, il existe une répartition optimale à construire entre une représentation régulière du records manager -ce qui équivaut à abandonner tout suivi de dossier- et une répartition au fil de l'eau des participations entre la cellule RM, le juridique et l'informatique, avec pour chacune des trois, l'option de déléguer ses problématiques aux collègues sur une partie des dossiers et de ne venir en soutien qu'en cas d'importance stratégique d'une séance.

Je vous laisse, j'ai une réunion charte graphique du prochain OS déployé à préparer pour dans quelques heures, où il m'a été demandé d'être puissance tierce et invitante entre l'informatique et les graphistes. Certainement parce que le RM a été associé il y a quelques années à la refonte des modèles de documents utilisés, et qu'une autre règle essentielle de la réunion est qu'elle rassemble non pas toujours les gens compétents sur un sujet ou indispensables à la résolution d'un problème, mais mutatis mutandis les invités de la réunion précédente, plus ou moins selon les affinités. 

D'un côté, accueillir celle-ci m'arrange car je souhaite faire appel -enfin- à des professionnels de l'ergonomie et des visuels pour améliorer l'interface de mon outil de RM, pour la 2e génération en cours de préparation. Ah,  le rêve de pouvoir combiner la technique supportant les besoins de l'institution avec les interfaces esthétiques et modernes qui en faciliteront l'appropriation par les utilisateurs. En théorie, c'est aussi simple que l'archéologie de l'Acropole, mais peut-être est-ce aussi long à édifier que la Sagrada Familia.

De l'autre, j'ai toujours échoué à ce genre de devinettes en couleurs...

Caveat : ce billet n'étant qu'une somme de notes de travail et de cours, aucune garantie n'est apportée quant à la qualité des réunions qui seraient organisées sous votre responsabilités et d'après ces quelques remarques. Il serait utile probablement de fixer une date pour en discuter...

Reportons en attendant à un autre jour les développement sur les deux outils indispensables à une réunion : un moyen de fixer rapidement une date (un outil collectif de partage de disponibilités ou un doodle, mais tout sauf un échange de mails ou de coups de fils) et une proposition de méthode pour le compte-rendu qui devrait la suivre.