L'archiviste est comme Bridget Jones, il manque souvent d'amour. Souvent délaissé, il cherche l'affection de ses proches au travail par tous les moyens. Préférablement des puissants, car eux seuls peuvent accorder, parcimonieusement, qu'il sorte de de sa cave et circulent pour un mini-break dans des étages où les gens travaillent en costume ou tailleur. Cette pratique est d''ailleurs fort saine pour les puissants : elle met in potentia plein d'excellentes recommandations à leur portée, et leur permet de différencier nettement l'archiviste de la mérule.
Contrairement à Bridget, dont un document secret exclusif nous dévoile la stratégie, le records manager NE souhaite donc PAS cesser d'avoir des relations avec son boss, et tente même de les multiplier jusqu'à toucher l'ensemble des encadrants -dans le respect toutefois des codes déontologiques et du code du travail.
En vernaculaire de consultant, oubliez le flirt, cela s'appelle "développer sa relation avec son n+1 ou n+2" (le chef ou le chef du chef), "networker" ou "rechercher du sponsoring".
Le sponsor est le relai essentiel de la politique d'archivage et de son implémentation. D'un rang élevé dans l'entreprise (DG, directeur juridique, DSI, dircom, secrétaire général ou directeur des services), il a le pouvoir d'imposer à toute une branche de l'institution la participation au projet. Généralement les moyens de dégager directement ou par son lobbying des moyens budgétaires ou humains. Un homme précieux donc, qui peut d'ailleurs indifféremment être une femme dans certains cas il est vrai non majoritaires.
Le sponsor est d'accès difficile, souvent gardé par un cerbère une assistante de direction dont la fonction est de "filtrer". Dans un cadre normal, il est fréquent que l'archiviste ne soit que le n-7 du top manager qu'il souhaite convaincre, et handicapé par son rattachement à une branche de valorisation patrimoniale de l'institution. En un mot, un être charmant mais non prioritaire.
Le sponsor étant un être mobile, et curieux naturellement des sources d'économies potentielles des services culturels, vient quelquefois chez l'archiviste s'il ne l'admet pas toujours dans son bureau.
L'archiviste des âges anciens, dans les millénaires passés, tentait de le convaincre qu'il était dans son intérêt propre -celui du sponsor- de bien gérer son information et d'être généreux dans ses budgets... en lui présentant les plus anciens documents en sa possession -celle de l'archiviste. Une variante à cette ligne de conduite héroïque, dans les cas où le sponsor dirigeait un service technique ou très administratif, était de lui présenter un documents abscons en plus et impossible à déchiffrer, tout en lui vantant les vertus d'êtres mystérieux nommés Cauchard et Propylène-le-Poli.
Bien menée, souvent avec constance, cette stratégie aboutissait avec assez de succès au creusement d'un local sans fenêtre ni escalier sous la maison cave de l'archiviste, et à la pose d'un verrou supplémentaire. Satisfait d'avoir ainsi exercé sa magnanimité, l'ex futur sponsor retournait ainsi l'esprit tranquille à la masse de dossier urgents qui l'attendaient, jusqu'au jour, peut-être, où la perte d'une information l'amenait à regretter cette prise de position de n'avoir pas eu un meilleur interlocuteur.
Source Archimag n°250, p. 10
Téléchargeable gratuitement ici (le n°250 uniquement), ou dans tous les bons kiosques
Sans être un grand communicateur ni un homme de réseaux, la politique inverse m'a toujours semblé pragmatiquement efficace : sortir le dossier le plus brûlant de l'actualité récente -quitte à mettre mon interlocuteur en face de photographies d'autopsie ou à déclencher une gêne certaine s'il l'ouvre- et la plus proche des préoccupations immédiates du visiteur, puis lui annoncer froidement que "nous continuerons quoi qu'il arrive à faire ce qu'il faut pour ce genre de dossier qui est si important pour votre activité, même si le manque d'espace/de moyens/de soutien nous amène à devoir détruire 95% des dossiers historiques.
Il est cependant beaucoup plus efficace d'avoir un accès direct au sponsor, et cela fait en particulier partie des besoins vitaux du records management, les imprévus d'un programme pouvant ainsi être contrebalancés rapidement par une décision d'une autorité hiérarchique.
Plusieurs tactiques d'accès et de négociation doivent être élaborées avec le plus grand soin, régulièrement vérifiées et scrupuleusement exécutées. Autant que possible, travailler à gagner une relation sinon de confiance du moins de connaissance visuelle et fonctionnelle, ainsi que la réputation d'être un professionnel capable d'entendre le point de vue de l'autre, même si vous exprimez des recommandations difficiles à appliquer -elles le sont toutes.
Ceci dit, comment faire ? Certains ont un talent-né de communication, on les envie de la facilité brillante avec lesquels ils suspendent en janvier une assistance à leurs lèvres en racontant la vie des vrillettes ou le suspens insoutenable du déménagement du premier carton de leurs 20 kml vers le nouveau bâtiment, puis du 2e, puis l'extraordinaire odyssée du 3e...
Pour d'autres, un sourire avenant et une amabilité en société vous permettront lors des quelques occasions mondaines de l'institution de gagner une réputation suffisante pour oser déranger les directeurs en temps d'orage, et d'être reçu(e) .
Pour les recalés des relations publiques, les besogneux des pince-fesses, en manque absolu d'inspiration lors des cocktails ou incapables d'établir la moindre discussion avec les crocodiles endurcis gérant 50M€ de budget annuel, 500 personnes au quotidien et 5000 mails par semaine, reste la fiche de renseignements préalable, remplie de tous les éléments connus ou supputés, déterminant un axe de négociation dont on ne s'écartera pour innover qu'après une longue observation.
Je ne dois pas être le seul dans ce cas, et l'archivistique n'est pas le seul domaine concerné, car l'outil ci-dessous n'est qu'une légère adaptation d'une foule de tableaux similaires.
Un seul caveat à cet outil structurant : vu la sensibilité des informations, il ne devrait exister que sous forme virtuelle, et je ne parle pas d'électronique mais d'une conservation sous forme de petites cellules grises uniquement... A l'exemple de Churchill citant Gambetta lors de son discours d'hommage à la France du 21 octobre 1940, "Y penser toujours, n'en parler jamais".
Avec tous mes remerciements au sponsor familial
qui a financé ce cadeau de Noël !
0 commentaires:
Enregistrer un commentaire