Forever Young

Impossible de laisser passer la journée sans signaler l'ouverture de l'exposition Bob Dylan l'explosion rock 61-66  à la Cité de la Musique.

Selon le principe du lieu, l'expo est abondamment accompagnée de concerts, conférences et séances de cinéma autour de l'oeuvre et de la carrière d'un des rares auteurs-chanteurs-compositeurs régulièrement -et sérieusement- nominé pour le Nobel de littérature. Une archive vivante de la musique folk américaine, connaissant sur le bout des doigts des milliers d'arrangements, de textes, de résonnances, et capable d'appropriations aussi irréversibles que personnelles. Inarchivable Bobby, dont les disques sont d'une obscurité folle, et tous les récits personnels aussi composés que contradictoires.

Pour une vision plus personnelle -l'intersection de sa propre biographie avec les années de l'émergence  de Dylan, on se plongera dans les souvenirs romancés de François Bon, qui a également composé un feuilleton radiodiffusé  (merci France Culture)  sur 2 points particuliers de l’histoire de Dylan : la rencontre avec Joan Baez en 1963, l’enregistrement de Blonde on Blonde en 1966.

(Note : si quelqu'un a les bandes, je suis preneur, n'ayant pu écouter que les 2 épisodes sur le site de FB, et retirés !)

Il y a tout un dossier Dylan chez cet éminent traducteur des grandes voix américaines (Hemingway notamment il y a quelques jours sur son site Publie.net, pour une traduction dépoussiérée du Vieil homme et la mer qui lui vaut quelques démêlés avec les éditions Gallimard, propriétaires des droits de la traduction française faite par Jean Dutourd), qui n'hésite pas à s'attaquer aux successions d'hypotyposes dylaniennes.

Quelques étapes symboliques collectées sur YouTube, d'où les interprétations anciennes de Dylan sont systématiquement retirés. Quelques concerts récents y figurent, mais la voix n'est plus la même...

Sad Eyed Lady of the Lowlands (pourquoi, Joan, oser celle-ci ?)

Let Me Die In My Foosteps

En cette année d'élections, un texte de l'inspirateur Woody Guthrie, que je ne connais que par la Song to Woody, mais que deux figures comme Pete Seeger et Springsteen interprétaient encore à l'investiture de Barack Obama.

Pas de Dylan ici, son engagement politique date un peu. Parmi mes préférées, A Pawn in Their Game, With God on our Side, A Hard Rain's Gonna Fall et bien sûr le classique T3A3 : The Times, They Are A-Changing. Il reviendra sur cette chanson phare des Sixties dans Times Have Changed mais on peut tout à fait la reprendre aujourd'hui, avec un minimum de toilettage, en lui plaquant comme contexte non pas la révolution sociale des années soixante et les Droits civiques, mais la révolution numérique, l'écologie ou les conflits entre les philosophies de l'open contre celles du verrouillage juridique et technologiques des créations.

Pour l'ensemble des chansons (en écoute directe partielle) et des textes, le site officiel fait bien sûr référence : www.bobdylan.com.

Ma meilleure compilation : à partir de l'intégrale des albums, une play-list maison reprenant l'ensemble des chansons de Dylan. 100 Songs and Pictures : un ultra best-of de 62 à 2009.

Quelques mentions particulières à He Was a Friend of Mine, Lily, Rosemary and the Jack of Hearts, Only a Hobo, Not Dark Yet, Simple Twist of Fate, mais aussi l'ensemble de Modern Times (2006)

Enfin, archive personnelle, ma première chanson connue de Dylan, la seule peut-être -est-ce la raison- que je préfère dans une autre interprétation que la sienne.

Et s'il fallait trouver une citation de Dylan applicable à la gestion de l'information ?

Not Dark Yet

She put down in writing what was in her mind
I just don’t see why I should even care
It’s not dark yet, but it’s getting there

ou un assemblage sur la futilité de la pérennisation numérique à partir de l'ininterprétable Visions of Johanna

Inside the museums, Infinity goes up on trial
Voices echo this is what salvation must be like after a while
But Mona Lisa musta had the highway blues
You can tell by the way she smiles

(...)

The harmonicas play the skeleton keys and the rain
And these visions of Johanna are now all that remain

Hum, cela reste du Dylan, une sensation indéfinissable de rencontre, une poésie assez cryptique et largement perçue davantage à travers l'expérience personnelle que partagée ou facilement communicable. Il faudra trouver d'autres définitions des archives ailleurs. Par exemple dans cet appel aux voix du passé ?

Voix sublimes et bien-aimées

de ceux qui sont morts, ou de ceux

qui sont perdus pour nous comme s'ils étaient morts.

Parfois elles nous parlent en rêve ;

parfois, dans la pensée, le cerveau les entend.

Et avec elles résonnent, pour un instant,

les accents de la première poésie de notre vie -

comme une musique qui s'éteint, au loin, dans la nuit.

Les compte-rendus ? C'est immortel !

•J'ai parlé ici et là de réunions, abordons maintenant la partie compte-rendus du métier de records manager. Sauf à avoir un(e) dévoué(e) secrétaire capable de tirer de vagues griffonages une narration claire et précise, il est indispensable et utile de rédiger autant de CR que possible, afin de ne jamais laisser oublier les acquis d'une rencontre.

Il n'est pas nécessaire d'être long, il est même souvent plus intéressant d'être aussi concis que possible pour livrer rapidement le premier jet du CR.

Ce travail de secrétariat est stratégique car il est la preuve tangible du pilotage de la réunion par le records manager, qui se déplace souvent chez le producteur d'information et enchaîne les rencontres. Si l'on souhaite faire évoluer les pratiques de gestion des documents et données du producteur, compter sur la durabilité de sa persuasion orale n'est pas toujours satisfaisant. Posséder l'initiative est par contre une arme redoutable, comme le savent tous les joueurs d'échecs. Or un compte-rendu fourni "prêt à la relecture" après une réunion sera modifié sur des points de détails ou des formulations après sa diffusion, rarement revu en profondeur s'il n'est pas lacunaire ou ouvertement biaisé.

L'immortelle de Kasparov - Sacrifice de tour pour l'initiative 

Le rôle de rédacteur est donc essentiel pour insister sur les points-clés du point de vue du records manager, quitte les présenter en signalant le débat sur tel ou tel aspect (l'ouverture de droits d'administrateur de contenu par ex.) et en indiquant auprès de quelle autorité il sera tranché -si possible après une présentation de la demande d'arbitrage par le porte-parole de la réunion...

Pour aller vite dans la rédaction, un peu de technique doit être respectée. Ici comme dans tout exercice de rédaction technocratique, l'originalité et l'inventivité dans la forme et le fond sont coûteux en temps, en plus de se révéler contre-productifs à l'occasion.

Contenu

• nLes participants
• nLes excusés (tous les absents, il ne sert à rien de stigmatiser les autres)
• nTitre (avec date et objet)
• nOrdre du jour en quelques points
• nSynthèse des discussions (jamais de verbatim, une réorganisation en paragraphes thématiques avec un peu de graisse transforme un débat échauffé de 2h30 en une construction collective à partir de laquelle il sera possible de monter un étage supplémentaire).
• §Les faits incontestables, dépassionnés
• §Les points soulevés par ensembles thématiques, les options discutées, les préférences argumentées. Si les désaccords sont exprimés par des individus, citer les noms aussi rarement que possible (contre-ex. : les "Je désire expressément que mon opposition à toute pratique de gestion électronique de l'information figure au PV de cette réunion" doivent être mis en exergue verbatim, de manière à faire ressortir en creux l'opinion contraire de la majorité). Si les positions sont antagonistes et figées par services, noter la divergence de point de vue en ne mettant qu'à la fin des arguments le nom de son porteur : ex. "Deux points de vue ont été exprimés : que l'utilisation de disques en réseaux seule permettra de répondre aux besoins de temps d'accès des utilisateurs (DSI), que l'utilisation de technologies de bandes LTO permettra seule de répondre aux volumétries de stockage avec les capacités d'alimentation électrique actuelles (DMT)".
• nLes décisions prises / propositions faites
• §soit par intervenant ou groupechargé de leur réalisation
• §soit par date de réalisation
• §soit par thème

n

nDélai d’envoi

nParfait : 24h

nAcceptable : une semaine

n

n

Au-delà : s'il s'agit d'une série de réunions régulières, envoyer un mini-CR avec l'ordre du jour de la suivante est passable -mais il sera certainement moins précis qu'un document rédigé dans la foulée.

Trait décalé
Il est possible d'illustrer un ou deux points du CR, pas davantage, par une proposition graphique faite a posteriori et censée illustrer l'esprit des débats. 
Ex.: on vous reproche l'apparition en haut lieu l'apparition d'une icone de sens interdit taille pleine page lorsqu'un document est figé et devient non modifiable. Cela devient l'illustration d'un manque d'ergonomie perçue de l'outil de RM -et peut-être de la crainte qu'ont les utilisateurs de ne pas le maîtriser, ou de l'utiliser incorrectement. L'affaire est plus grave qu'il n'y paraît car a)vous êtes entièrement d'accord avec le constat b)vous n'avez jamais ralenti devant cette icône en particulier, mais le taux de validation est un indicateur critique avec des impacts majeurs sur le cycle de vie et l'utilisation de l'ERMS.
Le CR doit donc aborder le point d'ergonomie sans cibler le symptôme mais en proposant une cible d'évolution : "en particulier il conviendra de travailler sur la validation des documents, par exemple en encourageant le producteur d'un document à le valider au plus vite (cf proposition exemple de l'icône de validation)" :

Six livres boîtes à outils et réservoirs de modèles

Meredith James Belbin, Management Teams. Why they Succeed or Fail : comment construire une équipe qui fonctionne ensemble -une équipe, quoi- plutôt qu'un agrégat de diplômes. Que rechercher dans un nouveau venu, et comment répartir les rôles entre les participants d'un projet pour produire en masse des idées, les évaluer, leur donner corps, les faire avancer et en extraire la substantifique moëlle... ou si vous êtes dans un poste sur lequel vous devez vous modeler, sur quelles inclinaisons naturelles de votre personnalité travailler pour ne pas jouer uniquement de vos points forts, mais répondre à ce que le poste attend de vous. Ma plus grande trouvaille des 4 dernières années. Lire la 2ème édition, qui inclut le 9e rôle d'expert et est plus complète que la première.

Jacques Renard, Théorie et pratique de l'audit interne. 480 pages claires et sans jargon sur l'audit. Le sommaire seul peut suffire à éclairer les différentes phases d'une mission.

Henri-Pierre Maders, Elizabeth Gauthier, Cyrille Le Gallais, Conduire un projet d'organisation. Guide méthodologique (3e édition). Henri-Pierre Maders signe seul la 4e édition de cet ouvrage, qui n'a plus le CD-Rom associé mais un accès à une page de téléchargement sur le site d'Eyrolles, mais il s'agit d'un pack de fiches utilisables depuis plusieurs approches : par thème de projet, par compétence ou pour y trouver des outils de pilotage ou des outils techniques d'avancement.

Les Fiches outils des éditions Eyrolles, dans la même idée, qui sont aujourd'hui déclinées pour des métiers spécifiques et incluent des réflexions sur le marketing, le pricing, la relation client : non seulement le savoir faire, mais le savoir être et le faire savoir.Le papier est un peu plus glacé que le Maders et alii, ce qui invite moins à y apporter force notes en marge, mais les conseils de Pierre-Michel do Marcolino et Rolande Chabert sont bons et très largement applicables en pratique.

Et s'ils étaient aujourd'hui archivistes ou RMer ?

Comment s'appelerait leur autobiographie ?

Bilbo Baggins : There and Back Again, An Archivist's Journey

Casanova : De la cave aux greniers, puis à la salle SI en sous-sol : l'histoire de ma vie

Bernard et Bianca : Les messages en bouteille, 360 trucs pour une restauration sans extraction

Général Patton : RETEX opération Alpha Romeo Charlie Hotel India Victor Echo Sierra

 (note : il s'agit d'un titre éditeur, la proposition Le plus court chemin pour rentrer chez soi en Amérique passe par le conditionnement et la p... de sélection, en prenant le carton à éliminer par les ...ing de *** ayant été jugée excessive)

Le Chat : Roger, un autre carton !

Prof. Cosinus : De la v0 à la V12, l'archive scientifique mise au carré documentaire

Pierre de Coubertin : L'essentiel est d'organiser l'information

Marco Polo : Le livre d'éveil au RM

Hans Baldung : Les trois âges de l'archive

Arthur Rimbaud : Les Illuminations documentaires

 Pergolèse : Archivabat (mater dolorosa)

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6 modèles pour un projet

Ce billet suit le débat de fond posé sur le blog de LFH : l'archivage électronique est-il voué à l'échec (et comment éviter cela). Je n'appellerai pas l'ensemble "archivage électronique", le nom même fait partie du problème à mon avis, mais partons de là pour tenter d'imaginer dans quel cadre le succès seul serait envisageable pour un projet de management de l'information. Pour reformuler les excellents constats de Lourdes :

1. Les décideurs sont peu conscients des enjeux, donc peu motivés
2. Les moyens budgétaires disponibles sont aujourd'hui limités (donc disponibles uniquement pour des projets dont l'utilité, la maîtrise et la modularité sont démontrables)
3. Les DSI ne savent pas encore intégrer la gouvernance de l'information à côté de leurs problématiques techniques d'exploitation et de sécurité
4. L'utilisateur doit être accompagné à la fois pour s'approprier l'environnement de travail ET évoluer dans ses méthodologies

On peut même ajouter un 5e point, à savoir que le records manager est un mélange d'éléphant et de libellule : comme l'éléphant, il modifie son environnement de travail, c'est même la marque généralement de son succès. Comme la libellule, il part alors, dès son project accompli, dans une direction imprévue : on lui propose d'autres postes dans l'organisation correspondant à une méthodologie de travail ou à un niveau de responsabilité plutôt qu'à un diplôme initial. La succession est alors rarement facile d'une part car il faut identifier rapidement un successeur, et celui-ci hérite d'un poste fortement marqué par la personnalité du prédécesseur. En un mot, chez le RMer la personnalité prime la compétence fonctionnelle...

Pour construire des projets solides permettant d'adresser les 4 points clés ci-dessus, cela fait plusieurs années que je propose une insertion du records management dans le monde de la gestion de projet classique, sans d'ailleurs avoir l'hubris d'avoir été le premier à le faire. Mon diagramme ci-dessous date de 2009 mais reste encore d'actualité : un projet mené selon ces lignes à plus de chances de réussir qu'un autre plus brillant peut-être, car il sera équilibré, pertinent pour l'institution et modulable. L'approche me semble utile pour les points 1, 4 et 2, dans cet ordre.

Pour avoir une relation constructive et stable avec les DSI (le point 3) et les producteurs d'informations (qui et ne leur laissent pas une seconde sans demande de matériel, de logiciels, de configuration ou de développements nouveaux), il me semblait initialement qu'une certaine proximité de bureaux était sufisante, ou du moins une familiarité de l'espace de travail de l'autre.

Sans renier cette approche pratique qui veut qu'on sache parler le langage de l'autre pour le comprendre, pour ensuite travailler ensemble -pas forcément en harmonie, mais ensemble-, il me semble maintenant qu'une petite modélisation doit établir clairement, en plus de la politique d'archivage et de sa déclaration de pratique (une charte d'établissement synthétisant chez moi les deux), les droits et devoirs face à l'information. J'aime les petits schémas !

Mon premier graphe répondait à un besoin premier du RMer : convaincre le DSI de partager le pouvoir d'administration sur les documents et données, en créant un poste de gestionnaire de contenu (administration de derniers recours des métadonnées, des classements et de toute modification modifiant l'information, comme la migration automatisée de formats d'enregistrement) à côté des postes d'admin techniques, qui n'ont pas vocation à entrer dans des questions juridiques ou à envisager la question de la transmission des dossiers entre utilisateurs.

SCHEMA 1

Le schéma est simplissime : l'info (documents et données au milieu), un bloc producteur/utilisateur confondu, lié à l'info par un pointillé symbolisant à la fois l'éloignement progressif du producteur de "ses" data, et l'irrégularité dans le temps et la fréquence des demandes de consultation.

En dessous, mes deux postes d'admin système et records manager.

En y réfléchissant, c'est simplet, mais cela correspond parfaitement à la gestion des archives papier si on prend information au sens d'archives en cartons : un responsable de conservation (qui généralement est "faible" lui, contrairement aux DSI) opérant en regard d'une puissance affirmée, celle du gestionnaire des fonds -très affaibli dans le monde de l'informatique.

Note : je n'ai pas mémoire de schéma de ce type donnant la répartition des rôles dans les services d'archives traditionnels. Quelqu'un aurait-il une référence à m'envoyer ?

SCHEMA 2

Le deuxième essai dissocie les producteurs/utilisateurs des autres clients n'ayant pas connaissance ex ante de l'organisation donnée à l'information.

J'y rajoute la politique, absente du premier. Elle prend évidemment la tête du corps informationnel que je cherche ici à représenter -cette vieille lune des historiens médiévaux, de Georges Dumézil ou des castes indiennes, est après tout garante d'un fonctionnement stable du corps concerné : solidité des membres inférieurs, dextérité des membre supérieurs, solidité du tronc, perspicacité et autorité du chef.

SCHEMA 3

Variation sur le thème du "corps informationnel ", éloignant les clients en entrée et en sortie de l'information pour intégrer le peu d'intervention qu'ils peuvent avoir sur les outils, et le rôle de support direct que jouent les trois autres blocs. Pratique, mais... un peu trop semblable à certaines productions de maternelle pour faire vraiment "business".

SCHEMA 4

Abandon de la représentation corporelle pour revenir à un système de processus : l'essentiel est la production et l'utilisation de l'information. Pour ne pas introduire de boucle, le producteur n'a qu'une flèche directe veres le réservoir d'information. Il est considéré comme une entité autre lorsqu'il est utilisateur. Cela correspond à la dissociation effective, très insatisfaisant mais réelle dans mon ERMS, des pratiques de création et de recherche.

Un bloc de fonctions support soutient l'abstraction qu'est l'information et lui permet d'exister sous une forme concrète : un gestionnaire de contenu et un gestionnaire technique qui sont eux intervenant et auditeurs. Une politique, négociée entre les deux, donne des objectifs généraux mais n'est pas en pratique un cadre contraignant directement les outils techniques ou les procédures.

SCHEMA 5

Re-représentation de la même idée sous une autre forme, sans politique mais en incluant la notion d'éparpillement des producteurs d'information, par rapport à une Information abstraite et un utilisateur qui souhaite une réponse exhaustive à sa recherche, quelle que soit l'éparpillement des personnes, documents et données ayant traité l'affaire initialement. Peu satisfaisant au final car perd la mise en valeur des fonctions support en les plaçant à part, et le rendu est peu lisible pour le reste.

SCHEMA 6

Mon graphe actuel, qui pourrait être complété par la superposition de deux flèches, l'une du producteur vers l'info, la seconde de l'info vers les utilisateurs. Mais cela rendrait moins esthétique l'ensemble, et n'est pas prévu par défaut dans les Smart Art de MS Office 2010...

La représentation des processus métiers soutenus par des processus support passe au second plan par rapport à la mise en avant de la masse d'information à gérer, et de la proximité qu'ont avec cette masse les deux types d'administrateurs -et eux seuls. Le schéma génère d'autorité des bulles annexes, conservées après réflexion et qui peuvent être commentées ou "attribuées" à des acteurs annexes autant que nécessaire. La politique est un peu en retrait car elle s'applique finalement ici à l'ensemble des acteurs et de leurs données. La notion peut même être étendue non pas seulement à une politique d'institution, mais à l'ensemble des règles et pratiques juridiques applicables au secteur métier concerné, complété des règles internes à l'institution.

J'aime bien ce graphe car il est esthétique, simple à lire et mémoriser... mais nécessite quelques explications pour avoir un sens, ce qui justifie ma présence pour le commenter. Le schéma est ainsi en quelque sorte autoporté :  présentable devant n'importe quel niveau hiérarchique, il peut être commenté en une durée allant selon le créneau alloué de 30s à 1h, et contient une information dont la légitimité ne peut être occulté une fois qu'elle a été signaler : il faut un organisateur de l'information pour opérer le management que ni les producteurs ni les administrateurs techniques ne savent et peuvent réaliser. 

En théorie -en pratique cela peut prendre plusieurs mois d'efforts- il suffit ensuite de rédiger le compte rendu des conclusions tirées lors de sa présentation pour aboutir à des décisions opérationnelles réglant le point 3...

En conclusion, je suis persuadé que les notions les plus fondamentales de la gestion de l'information doivent être modélisées pour être claires -et d'abord pour nous, afin de pouvoir être transformée en stratégies de négociations et en outils pratiques. Point par exemple dans les schémas ci-dessus, d'archives brouillons, encore moins de contemporaines, intermédiaires et définitives, non plus que de distinction de rôle entre le contenu d'une GED et celui d'un SAE. Les trois statuts des archives, si l'on cherche à garder la trinité historique, seraient ici les archives stockées par un spécialiste des outils informatiques, managées par un spécialiste du métier ou un professionnel en gestion de l'information, décidées par une autorité de haut niveau. On revient en quelque sorte à la liste initiale (l'archiviste, le DSI, le sponsor), mais via une répartition de rôles et non pas une attente d'intérêt ou de collaboration. En quelque sorte affirmer que l'utilisation de l'information est au coeur de la problématique opérationnelle commune, mais non l'archive, qui n'intéresse en soi, finalement, aucun des trois. 

Droit d'auteur et Fair Use

Une petite lecture du soir assez digeste, sur un sujet juridique dont la complexité m'effraie généralement et dont la valeur morale m'apparaît assez faible au regard de l'étendue des revendications : le droit d'auteur.

Voici le sommaire, recopié sur le site des éditions Maxima :

Table des matières

Droit d’auteur : ce qui a changé récemment LES TEXTES I. Qui a les droits sur un texte? II. Rémunérer l’auteur du texte III. Les textes gratuits IV. Quand faut-il une autorisation ? V. Et si l’auteur est salarié ? Free-lance ? Inconnu ? VI. Les textes protégés par le droit d’auteur VII. Les mots sont-ils protégés ? VIII. Reproduire des textes IX. Photocopier un texte X. Scanner des textes XI. Télécharger des textes ou les mettre en ligne XII. Faire un panorama de presse XIII. Services documentaires: résumer, référencer, citer XIV. Prêter un livre XV. Les textes à l’école ou en formation XVI. Traduire un texte XVII. S’inspirer d’une histoire XVIII. Éditer un texte XIX. Mettre un texte en scène, le lire en public XX. Adapter un texte au cinéma ou à la télé LES IMAGES I. Qui détient des droits sur les images ? II. Où trouver des photos sur le thème de… ? III. Où trouver des images gratuites ? IV. Combien coûte une image ? V. L’autorisation du photographe VI. Les photos de tableaux, de sculptures, d’architecture VII. Faut-il l’accord du propriétaire de l’œuvre ? VIII. Que faire si des personnes apparaissent sur la photo ? IX. Les photos de spectacles et de films X. Les personnages, les marques, les logos XI. Un photographe a-t-il besoin d’autorisations ? XII. Télécharger ou mettre en ligne des images XIII. Reproduire, scanner, photocopier des images XIV. Exposer ou filmer des images XV. Utiliser des images à l’école XVI. Retoucher ou recadrer une image LES MUSIQUES I. Qui a des droits sur une musique ? II. Combien coûte une musique ? III. Dans quels cas l’utilisation est gratuite IV. Quand faut-il une autorisation ? V. SACEM, SACD, SDRM, SESAM… : qui fait quoi ? VI. Reproduire une partition ou des paroles VII. Graver une musique sur un CD vierge VIII. Prêter un CD audio IX. Télécharger des musiques X. Mettre de la musique en ligne XI. Monter une webradio, une webtv XII. Utiliser des sons radio ou télé XIII. La musique à l’école et en médiathèque XIV. Diffuser de la musique dans une kermesse, une fête… XV. Utiliser une musique dans un spectacle XVI. Utiliser une musique dans un film ou DVD XVII. Utiliser des extraits de musique XVIII. Les sonneries et attentes téléphoniques XIX. Commander une musique à un compositeur XX. Composer, sampler, mixer: aspects de la création musicale XXI. Jouer des musiques en concert XXII. Enregistrer un disque LES FILMS I. Qui détient des droits sur un film, une émission TV ? II. Qui fournit les autorisations ? III. Combien coûte un film ? IV. Dans quels cas l’autorisation est-elle gratuite ? V. Où trouver des documents audiovisuels ? VI. Utiliser des extraits audiovisuels VII. Copier un DVD, un film, une émission VIII. Télécharger des films IX. Mettre des vidéos en ligne X. Prêter ou louer des DVD XI. L’audiovisuel à l’école et en médiathèque XII. Diffuser un film ou une émission en public XIII. Utiliser une bande-son XIV. Coloriser, raccourcir, adapter, parodier XV. Les tournages: aspects de production INTERNET, LOGICIELS ET BASES DE DONNEES I. Utiliser un logiciel II. Utiliser une base de données III. Faire un site web IV. Qui est responsable de ce qui figure en ligne ? V. Collecter des informations, faire un mailing PROTÉGER SES CRÉATIONS I. Protéger et vendre ses créations II. Protéger autrement que par le droit d’auteur Index L'éditeur offre même en téléchargement, contre un petit test d'achat de l'ouvrage, les fichiers pdf de mise à jour du livre, avec les paragraphes modifiés par les textes de loi récents. Un pragmatisme bienvenu, qui ne nuit nullement aux ventes du livre et permet, pendant les 2 à 5 ans entre les éditions révisées, de rester pertinent comme document de vulgarisation. A noter qu'Anne-Laure Stérin ne voit aucun fondement juridique aux demandes de redevances d'exploitation perçues par la plupart des établissements culturels -au titre selon eux du droit de propriété- pour l'exploitation des reproductions des items de leurs collections. C'est après tout assez cohérent avec la philosophie générale du droit d'auteur, droit libertarianiste s'il en est, qui présuppose la primauté absolue de l'individu sur les autres, et davantage encore sur le domaine public de l'Etat ou de la collectivité. Pour avoir une comparaison avec le droit américain, qui a une notion d'usage "loyal" permettant -en très schématique- de réutiliser librement une oeuvre assez facilement -si elle n'est pas dénaturée, accaparée ou exploitée au détriment réel du propriétaire des droits, on peut aller voir la page wikipedia en français du Fair Use -ou l'application pragmatique d'un capitalisme non-bullioniste. Pour davantage encore de comparaison entre les droits de part et d'autre de l'Atlantique, chez un collègue plus savant, il est possible ici de méditer juridiquement sur les bonsaïs.

L'archiviste de l'année ?

Le records management mène à tout : après un passage par les archives de la RATP, Laurent Ducol a été recruté à la tête des archives d'Ernst & Young. Président de la section des Archives d'entreprises de l'AAF, il est ensuite devenu... directeur des achats France du groupe. Organiser des processus de circulation de l'information ou un processus d'achat n'est apparemment pas si différent.

Cette transition d'un RMer d'un poste identifié comme une fonction d'archiviste n'est pas si rare, voire même assez commune. Maurice Hamon chez Saint-Gobain, Claire Cottin à la Société Générale, Catherine Dhérent à la BnF et bien d'autres ont fait ce chemin qui fait du cadre archiviste non pas un spécialiste confiné à son domaine d'expertise, mais un cadre parmi d'autres dans l'entreprise et capable de lui apporter sa compétence dans plusieurs domaines successivement.

Le déménagement du siège d'E&Y vers la tour First de la Défense vaut en tout cas à Laurent Ducol, qui a profité du projet pour réorganiser les activités de son équipe, d'être proposé au vote du public parmi les dix nominés au trophée Décision Achats 2012.

 
Clôture des votes le 10 mars 2012 !

Les réunions ? J'adore encore

Le records manager,  être social par nature, adore les réunions, et peut même en faire la typologie. Mais en pratique...

J'écarterai de cette liste les rencontres bilatérales plus ou moins organisées : dépannages info, entretiens d'avancement avec mon n+1, RVs avec tel ou tel agent de l'établissement, ou bien avec un lecteur.

Egalement, exit les formations internes et externes -dont les sessions d'accompagnements de services et départements : en un mot, l'ensemble des get-together où il s'agit de partager un savoir ou de rebondir sur une série de questions techniques.

Une fois ces catégories écartées, restent : 

Comité directeur : supprimé de ma fiche de poste, mais figurait dans celle de mon prédécesseur, pour faire des compte-rendus d'avancement hebdomadaires du projet RM, afin de mettre à jour au fil de l'eau un "mandat" qui n'était pas extrêmement précisément défini au départ. Quelques invitations pour y présenter des points spécifiques du management de l'information : la charte du RM, le projet de 2e génération de l'EDRMS, etc.

Comité directeur élargi : la réunion bimensuelle des directeurs de départements et membres du CODIR autour d'une présentation d'un petit nombre de projets stratégiques. Occasion de relations publiques. En être ouvre des accès.

Meetings de l'encadrement : la réunion trimestrielle environ des chefs de service et +. Je n'y vais pas car c'est en amphi -pas de RP possibles-, je suis préalablement au courant des points discutés... et jusqu'à présent des réunions programmées en même temps.

Réunions hebdomadaires de service : expérience vécue précédemment, tous les lundis matin, 2h de tour d'agendas et de débats improvisés sur l'actualité et les projets à court terme avec mon n+1 et une demi-douzaine de collègues. Souvent intéressante dans l'absolu, mais long généralement, et mêlant l'anecdotique à l'important. Peut être mieux organisée qu'en répartissant l'ordre de parole par ancienneté d'âge.

Réunions de service en cellule RM : rarement formalisées ainsi (pourraient l'être), en raison du petit nombre de participants : 2RMer, 2 magasiniers. Se font plutôt à l'occasion d'événements ponctuels (veilles des fêtes ou départ de stagiaires) qu'à un rythme fixe. S'y ajoutent de temps en temps, mais avec des sujets de discussions non-professionnels, des déjeuners au restaurant indien du coin.

Comité de valorisation historique : 3/4 fois par an. Présence obligatoire, et montée en charge progressive dans la préparation des des séances pour nourrir les débats de listes de sujets/documents retrouvés ou classés, ou faire un CR des travaux des chercheurs extérieurs.

Réunions techniques avec les informaticiens (développement ou exploitation) : assez irrégulières -beaucoup de choses passent par mail ou par des visites à l'impromptu d'un étage à l'autre. Sympa mais sans CR, donc complétées en 2012 par : 

Comité de pilotage du projet RM2012 (le nom est à déterminer, c'est un sujet qui vaudra sans doute un post à part et ne laisse pas de me préoccuper) : réunions mensuelles d'orientation entre le chef de la cellule RM, pilote du projet, les responsables de l'exploitation et du développement, le responsable technique de l'outil informatique principal du RM. Sert à débattre en interne sur des grands axes d'évolution avant de les faire valider par le CODIR ou la DG, ou d'instruire en comité technique les fonctionnalités.

Comité technique du projet RM2012 : réunions de l'équipe de développement de l'ERMS, la cellule RM est représentée par le second RMer, avec des volontaires parmi un groupe de testeurs/force de proposition. Propose les changements pratiques de l'outil et les soumet à l'ensemble des pratiques utilisateurs. 

Comité de coordination informatique : 2 à 3 fois par an, bilan avec des représentants des différentes parties de l'établissement des besoins utilisateurs en matériels et logiciels, arbitrage financier et présentation des déploiements et développements en cours.

Réunions interne à la cellule RM, sur un point précis : récolement, recherche, traitement d'un fonds.

Entretiens annuels.

Réunions de bilan avec un service ou département : autour d'un ordre du jour précis, discussion sur la pertinence des méthodes de gestion de l'information en cours, proposition d'améliorations et établissement d'un calendrier de rencontres d'accompagnement. Pour assurer la cohérence du suivi ou au contraire assurer sa continuité, ces réunions sont systématiquement débriefées entre les RMers avec une "attribution" du suivi à l'un ou l'autre, ou une répartition par type de besoin. Une fois le calendrier bouclé, l'accompagnateur principal assure la réunion miroir de la première, qui fait le bilan et s'assure que les procédures définies sont reconnues comme la norme de l'équipe. Incluent quelquefois les visites des caves et greniers remplis de poussières où reposent les cartons...

Réunions pour la préservation pérenne des documents issus de la filière RM : trimestrielles auparavant, deviennent mensuelles en 2012, voire tous les 15 jours, pour préciser les accords sur la qualité de service et les modalités pratiques de gestion des documents dans le SAE.

Réunions du groupe des correspondants pour la communication interne et l'Intranet. Déclenche parfois du travail de mise à jour en sous-groupes pour une réponse rapide transverse à un besoin utilisateur sur un outil particulier (qui l'achète, l'installe, le fait fonctionner, et quelles sont les consignes d'utilisation pour la production d'information)

Réunions Internet ponctuelles (1 ou 2 par an) pour des mises à jour de l'information sur le site. Uniquement pour des points de décision, le reste se passe via les échanges informatiques.

Réunions associatives (AAF, CR2PA, etc.), au niveau des bureaux et des groupes de travail. En raison de la charge de travail et des difficultés techniques à travailler efficacement via les différents systèmes de partage de l'information -ou les mails remplis de PJ, une partie se fait en audio, voire in absentia, selon un ordre de priorité défini par l'apport des outils ou méthodes pratiques attendus des groupes de travail. L'efficacité à moyen terme prime absolument sur la théorie ici.

Réunions extérieures comme représentant de mon institution, comme expert en valorisation et conservation des documents et données.

Réunions de benchmark d'autres systèmes : accueil chez moi, démonstration, et retour, puis échanges sur les pratiques.

Réunions trimestrielles de bilan sur les objectifs stratégiques auxquels les hautes autorités ont jugé que la cellule RM apportait une contribution innovante ou différente. Une sorte de CODIR élargi à des techniciens, sur un objectif et ses indicateurs. 15 mn d'intervention au maximum pour 2h de réunion, mais plein d'information utile à glaner, et c'est le seul temps ou je peux réorganiser ma to do list.

Réunions techniques autour des archives avec un corps de métier ayant un projet en cours demandant des recherches intensives de longue durée dans les archives : diagnostic énergétique, bilans comptables,  établissements de droits, etc. Ces rencontres permettent d'affiner les besoins, de proposer de l'information et de déterminer où il est possible d'arrêter les recherches, que le besoin soit satisfait ou qu'il soit si précis qu'aucun document ne le satisfera.

Réunions hebdomadaire (en fin de semaine) avec le(s) stagiaires, en plus du dialogue courant. Fixation des objectifs et orientation du travail de la semaine à venir en fonction de l'agenda des RMers -ce qu'il est intéressant de suivre, ce qui est trop délicat pour permettre sa présence- et du projet confié.

Réunions de suivi des dossiers extérieurs à la cellule RM et auxquels les RMers contribuent néanmoins, parce que leur rôle transverse facilite la collecte d'information -ou que les hautes autorités souhaitent en vérifier l'avancement rapide. Alternance du rôle de méchant ("la date limite souhaitée pour le rendu est le XX/XX/XXXX, et il n'y aura pas de report") et du technocrate exploité ("D'accord, envoyez-moi vos 300 pages de doc technique, que je synthétiserai en 10. Comme je n'y connais rien, on ira à l'essentiel"). C'est toujours passionnant, mais TRES gourmand en temps. Il existe heureusement ailleurs nombre de bons rédacteurs non-RMers.

Accueil en tant que responsable d'unité des différents métiers des moyens techniques (on parle aujourd'hui de Facilities Management) pour la clim et le chauffage, le téléphone et les magasins, la sécurité et la sûreté : tous les intervenants qui ont l'habitude de passer faire des travaux sans prévenir, mais ont absolument besoin faire signer par the boss l'inventaire du mobilier ou la non-demande de remplacement de la moquette. Ma journée préférée est celle du test -sur escabeau perché- des détecteurs de fumée, où l'ésotérisme des instruments de test ne le cède qu'à la méthodologie du vérificateur, qui n'a pris RV qu'avec moi mais semble persuadé que j'ai à ma disposition les clés des quinze bureaux environnants (si seulement) ou la volonté de l'accueillir durant SA pause déjeuner dans MON bureau, en attendant le retour des absents.

Réunions pour les programmes de numérisation, conservation, réparties entre les RMers.

Evénements de l'institution : voeux, hommages aux disparus, pots de départs, occasions de représentation.

C'est à peu près tout. 

Ajoutons à cela des temps non négligeables de formations internes et externes, de réponses à des demandes d'informations/de documents, internes ou externes. Comment travailler encore sur le fond, entre ces sollicitations répétées qui brisent la continuité d'un dossier, et où toute plage libre dans l'agenda est souvent considérée par les collègues comme un temps disponible ?

La réponse la plus simple est souvent... de se "bloquer une plage de réunion mono-participant", et de décrocher téléphone et mail, pour un peu de concentration.

De Natura Rerum (de la Nature des choses, et des archives en particulier)

Deux sociétés viennent en cette fin janvier de recevoir l'agrément du ministère de la Culture et de la communication pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires non numériques.

Cet agrément est rendu nécessaire, comme chacun sait, par le Code du Patrimoine, ou plus exactement le paragraphe 3 de la sous-section 1 (dispositions générales) de la section 1 (Archives publiques) du chapitre 2 (Collecte, conservation et protection), titre premier (régime général des archives) du livre II (archives) de la partie réglementaire : Dépôt d'archives publiques courantes et intermédiaires auprès de personnes agréées.

En un mot, par les articles R212-19 à 31.

Les procédures d'agrément sont distinctes pour les informations "sur support papier" (R212-26) et "sur support numérique" (R212-27). Cela s'explique aisément par la différence de nature entre un magasin de stockage et un datacenter, même si la définition des archives "papier" est probablement extensive : une radio médicale n'est pas un support papier, non plus éventuellement que des cassettes audios ou un ensemble de tirages photographiques. La logistique en est cependant la même que celle des "feuilles minces fabriquées à partir de fibres cellulosiques végétales et animales que nous considérons comme un matériau de base dans les domaines de l’écriture, du dessin, de l’impression, de l’emballage et de la peinture", selon la définition wikipedienne.

Le numérique demande lui des assurances plus précises sur le doublonnement des alimentations électriques, les redondances de serveurs ou les types de bandes utilisées, mais le support n'est pas destiné à être pérenne -particulièrement si vous en êtes à démonter les plateaux avec un tournevis...

Ce texte réglementaire opère donc une prudente distinction de moyens logistiques entre les informations portées sur support physique "stable" et unique et celles qui seront par nature migrées d'un support à l'autre, en plusieurs exemplaires à tout instant. C'est tout à fait normal, d'autant que les trois "âges" des archives auquels il est fait référence ne sont en pratique rien d'autre en droit français (sauf à relire Pérotin comme ont su le faire Lourdes Fuentes Hashimoto et Pierre Marcotte) qu'une affaire de transmission de responsabilité logistique, en décalage assez quotidien avec les réalités opérationnelles du RM, pour qui  un document de l'année peut être parfaitement inutile, alors qu'une une archive du début du XIXe siècle sera peut-être un document vivant essentiel, sinon tous les jours, du moins à chaque génération, et aura donc un passage cyclique d'un usage historique à un usage technique ou juridique.

Lorsqu'une théorie artificielle sur la nature des choses est plaquée sur une réalité toute autre, le langage doit s'adapter ou révéler ici et là l'écart même infime entre les structures théoriques et la réalité. En remplaçant l'éros grec par la caritas, le christianisme évite de reprendre la charge sémantique de l'Amour antique.

Dans notre temps où l'information est chaque jour davantage et davantage numérique, la comparaison des agréments de tiers-archivage est ainsi révélatrice. Donnés le même jour pour le même objet, les arrêtés agréant les sociétés Archivage Gestion Organisatin et Novarchives sont révélateurs dans leur unique différence de la tension présente dans la notion même d'archive matérielle :

Par arrêté du ministre de la culture et de la communication en date du 10 janvier 2012, la société Archivage Gestion Organisation (AGO SAS), 20, rue de la Guillauderie, parc d'activité de Tournebride, 44118 La Chevrolière, est agréée pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier, au sein de son emprise [...].

Par arrêté du ministre de la culture et de la communication en date du 10 janvier 2012, la société Novarchive, 22-28, rue Henri-Barbusse, 92110 Clichy, est agréée pour la conservation d'archives publiques courantes et intermédiaires, sur support traditionnel, au sein de son emprise [...].